Правовая основа и нормативные акты

Оформление списания ПО регулируется комплексом нормативных актов. Главные из них на 2024–2026 годы:

• ФСБУ 14/2022 «Нематериальные активы» (обязательно с 2024 г., ранее, ПБУ 14/2007) — определяет критерии признания ПО НМА, амортизацию и списание.
• ФСБУ 26/2020 «Капитальные вложения» — если ПО входит в состав ОС (автоматизированные системы).
• Приказ Минфина РФ от № 52н (с изм.) — утверждает формы первичной учетной документации. Для ОС используется форма № 0504104 (Акт о выбытии основных средств). Для НМА единой обязательной формы нет, разрабатывается самостоятельно в Учполитике.
• НК РФ ст. 256, 272 — правила учета расходов на приобретение прав на ПО при налоге на прибыль (амортизация или единовременное списание до 500 тыс. руб.).
• ФЗ-402 «О бухгалтерском учете» ст. 9 — требования к реквизитам первичного документа.

Классификация ПО перед списанием: НМА, ОС или Материалы?

От классификации зависит счет учета, форма акта и порядок списания:

Основные основания для списания ПО

Комиссия по списанию (приказ о создании обязателен) фиксирует в акте одну из причин:

1. Истечение срока действия лицензии (перестал действовать договор, продление невозможно или нецелесообразно).
2. Моральное устаревание (вышла новая версия, несовместимость с текущим ОС/оборудованием, прекращена поддержка вендором).
3. Физическое уничтожение носителя (для коробочных версий: поломка диска, флешки, повреждение лицензионного ключа).
4. Ликвидация/продажа ОС, на которой было установлено OEM-ПО (ПО выбывает вместе с оборудованием).
5. Нарушение условий лицензии (выявлено при аудите, права прекращены правообладателем).
6. Переход на альтернативное ПО (импортозамещение, смена бизнес-процессов).

Порядок оформления акта на списание (Пошаговый алгоритм)

Шаг 1. Приказ о создании комиссии

Руководитель издает приказ (распоряжение) о создании комиссии по списанию НМА/ОС/МЗ. Состав: председатель (заместитель директора/главный бухгалтер), члены (сисадмин, юрист, бухгалтер, материально ответственное лицо).

Шаг 2. Инвентаризация и техническое заключение

Системный администратор готовит Справку-заключение о состоянии ПО: установлено ли оно, работает ли, актуальна ли лицензия, возможна ли переустановка/перенос. Для ОС — Акт осмотра технического состояния.

Шаг 3. Заполнение Акта на списание

Документ составляется минимум в 3 экземплярах: для бухгалтерии, для МОЛ (ИТ-отдела), для архива/комиссии.

Шаг 4. Подписание и утверждение

Акт подписывают все члены комиссии. Утверждает руководитель организации (или уполномоченное лицо). Дата утверждения = дата списания с баланса.

Шаг 5. Проведение бухгалтерских проводок

На основании утвержденного акта бухгалтер делает записи в учете (см. раздел 6).

Образец Акта на списание программного обеспечения (НМА/МЗ)

Бухгалтерские проводки при списании ПО

Проводки зависят от счета, на котором учитывалось ПО.

Вариант А: ПО учитывалось как НМА (Счет 04)

Списание первоначальной стоимости:

• Дт 05 — Кт 04, списание накопленной амортизации.
• Дт 91.02 — Кт 04, списание остаточной стоимости (если ОС < ПС, разница — убыток).
• Дт 91.01 — Кт 91.02 — списание остаточной стоимости (если ПС > ОС, разница — доход, редко для ПО).

Вариант Б: ПО учитывалось как ОС (Счет 01) — встроенное/ОЕМ

• Дт 02 — Кт 01, списание амортизации.
• Дт 91.02, Кт 01 — списание ОС (убыток).
• Дт 91.09 — Кт 91.02 — убыток от выбытия.

Вариант В: ПО учитывалось как Материалы (Счет 10) или РБП (Счет 97)

• Дт 20 / 26 / 44 — Кт 10 (или 97), списание полной стоимости в себестоимость/расходы периода (если не амортизировалось).
• Если была амортизация по МЗ (редко): Дт 10.08 — Кт 10 (амортизация), затем Дт 20/26/44 — Кт 10.08.

Налоговый учет (Налог на прибыль), нюансы 2024–2026 гг.

Согласно ст. 256, 272 НК РФ:

• Амортизируемое ПО (НМА/ОС, стоимость > 100 тыс. руб.): Расходы на приобретение прав учитываются через амортизацию (линейный/нелинейный метод). При списании неамортизированный остаток включается в расходы целиком (п. 1 ст. 272 НК РФ) в день выбытия (дата акта).
• ПО до 100 тыс. руб. (Материалы/РБП): Расходы учитываются единовременно в день перехода прав (п. 1 ст. 256 НК РФ) или равномерно в течение срока действия лицензии (если принято в Учполитике для РБП/подписок). При досрочном списании — неучтенный остаток в расходы дня списания.
• IVS (Исключительные права) / НМА: С 2024 г. (ФСБУ 14/2022) порог 100 тыс. руб. жестко закреплен за НМА. Если ПО дороже — только амортизация.

Частые ошибки и риски при списании ПО

1. Отсутствие приказа о комиссии. Акт, подписанный «самостоятельно» бухгалтером или сисадмином, не имеет юридической силы для списания с баланса.
2. Списание ПО, по которому идут платежи. Если договор лицензии действует и платежи продолжаются, списать ПО с баланса (счет 04/01) нельзя — это ошибка учета. Можно только прекратить амортизацию, если ПО реально не используется (п. 19 ФСБУ 14/2022), но ПС списывается только при прекращении прав.
3. Игнорирование остаточной стоимости. Списание «в ноль» без учета ОС на счете 05/02 приводит к завышению убытков (Дт 91.02) и недоимке НДФЛ/НП.
4. Несвоевременность. Акт составлен в декабре, а ПО не работало с августа. Налоговая может признать расходы недокументированными за прошедшие месяцы. Дата акта = дата фактического выбытия.
5. Смешивание ОС и НМА. OEM-ПО (предустановленное на ноутбук) списывается только вместе с ноутбуком (формой 0504104). Отдельно списать OEM-лицензию нельзя.

Особенности списания в 1С:Предприятие 8.3 (Бухгалтерия 3.0 / ERP / КА)

В типовых конфигурациях 1С документом является «Выбытие НМА» (раздел НМА) или «Выбытие ОС» (раздел ОС).

• Заполняется табличная часть: выбираются объекты НМА/ОС.
• Автоматически подтягивается ПС и накопленная амортизация.
• Указывается причина выбытия (справочник «Причины выбытия НМА/ОС»).
• При проведении формируются проводки Дт 05/02 — Кт 04/01 и Дт 91.02 — Кт 04/01.
• Печатная форма «Акт о выбытии НМА» (или ОС) служит основным первичным документом. Её можно кастомизировать под свой образец.

Ответы на частые вопросы (FAQ)

Вопрос: Обязательно ли составлять Акт на списание, если лицензия просто закончилась и мы не продлеваем?

Ответ: Да, обязательно. Пока ПО числится на счете 04 (или 01, 10, 97), оно является активом организации. Без акта списания баланс будет «засорен» несуществующими активами, амортизация будет начисляться впустую (для 04/01), а налоговые расходы — некорректными.

Вопрос: Можно ли списать ПО, если потерян лицензионный договор/ключ?

Ответ: Да, но комиссия должна зафиксировать в акте/заключении факт утери прав (утраты доступа, невозможности восстановления). Юрист должен дать заключение о невозможности восстановления прав. Списание возможно как убыток (Дт 91.02).

Вопрос: Как списать подписку (SaaS), оплаченную за год вперед, если сервис закрылся через 3 месяца?

Ответ: Это РБП (Счет 97). Составляется Акт на списание РБП / Акт о невозможности получения услуг. Проводка: Дт 91.02 — Кт 97 (неучтенный остаток). В налоговом учете — расходы дня акта (п. 1 ст. 272 НК РФ для РБП).

Вопрос: Нужно ли уведомлять ФНС или Роскомнадзор о списании ПО?

Ответ: Нет, специальных уведомлений в госорганы при списании ПО не предусмотрено. Информация отражается в бухгалтерской отчетности (Баланс, ОВР) и налоговой декларации по налогу на прибыль (строка расходов на выбывшие активы).

Грамотное оформление акта на списание программного обеспечения — залог чистоты бухгалтерского и налогового учета. Ключевые моменты: правильная классификация ПО (НМА/ОС/МЗ/РБП) до приобретения, наличие приказа о комиссии, обоснованная причина в акте (со ссылкой на техническое заключение) и своевременные проводки. Используйте приведенный выше образец как базу для разработки своей формы, закрепите её в Учетной политике на 2024–2026 годы, и процедура списания не вызовет вопросов ни у аудиторов, ни у налоговой инспекции.

Статья подготовлена на основании действующего на г. законодательства РФ (ФСБУ 14/2022, ФСБУ 26/2020, НК РФ, Приказ Минфина № 52н). Данная информация носит справочный характер. Для принятия решений в конкретных ситуациях рекомендуется консультироваться со старшим бухгалтером или аудитором.