Замена моторного масла — одна из самых распространённых операций при техническом обслуживании автомобиля. Для организаций, эксплуатирующих транспортные средства, важно не только выполнить саму работу, но и правильно оформить её документально. Акт на замену масла подтверждает факт проведения работ, служит основанием для списания горюче-смазочных материалов (ГСМ) и запчастей, а также используется при расчётах с подрядчиками и в бухгалтерском учёте.
Когда составляется акт на замену масла
Документ оформляется в следующих ситуациях:
- плановая замена моторного масла в соответствии с регламентом завода-изготовителя;
- внеплановая замена масла при ремонте двигателя или его узлов;
- замена масла, выполненная сторонней организацией (автосервисом) по договору;
- списание использованного масла и масляного фильтра в бухгалтерском учёте;
- подтверждение выполненных работ для гарантийных или страховых случаев.
Кто составляет акт
Как правило, акт составляеться комиссией, в которую могут входить:
- механик или главный механик предприятия;
- водитель транспортного средства;
- представитель бухгалтерии или материально ответственное лицо;
- представитель автосервиса (если работы выполнялись сторонней организацией).
Специализированной унифицированной формы акта на замену масла законодательством не предусмотрено, поэтому организация вправе разработать собственный бланк и закрепить его в учётной политике. Для бюджетных учреждений может применяться форма 0504230 «Акт о списании материальных запасов».
Обязательные реквизиты акта
Чтобы документ имел юридическую силу, в нём должны быть указаны:
- наименование документа («Акт на замену масла»);
- дата и место составления;
- наименование организации;
- состав комиссии (ФИО и должности);
- данные автомобиля: марка, модель, государственный номер, VIN, пробег;
- сведения о заменяемом масле: наименование, марка, вязкость, количество (в литрах);
- перечень заменённых запчастей (масляный фильтр, сливная пробка и т.д.);
- стоимость работ и материалов (при необходимости);
- подписи членов комиссии с расшифровкой.
Образец акта на замену масла
АКТ № ___ на замену моторного масла в автомобиле
г. ______________ «___» __________ 20___ г.
Мы, нижеподписавшиеся:
- главный механик ______________________ (ФИО);
- водитель ______________________ (ФИО);
- бухгалтер ______________________ (ФИО),
составили настоящий акт о том, что «___» __________ 20___ г. на автомобиле:
- Марка, модель: ______________________
- Государственный регистрационный знак: ______________________
- VIN: ______________________
- Пробег на момент замены: __________ км
произведена замена моторного масла.
Выполненные работы и использованные материалы:
- Масло моторное ______________________ (марка, вязкость) — ____ л, стоимость ______ руб.
- Фильтр масляный, 1 шт., стоимость ______ руб.
- Пробка сливная (прокладка) — 1 шт., стоимость ______ руб.
- Работы по замене масла — ______ руб.
Отработанное масло в количестве ____ л слито и подлежит списанию (утилизации).
Работы выполнены в полном объёме, претензий по качеству не имеется.
Подписи членов комиссии:
Главный механик: __________ / ______________ /
Водитель: __________ / ______________ /
Бухгалтер: __________ / ______________ /
М.П. (при наличии)
Особенности оформления
Списание масла в учёте. Расход моторного масла организация определяет на основании рекомендаций завода-изготовителя автомобиля. К акту можно приложить служебную записку главного механика и дефектный акт (если замена связана с неисправностью).
Работы стороннего сервиса. Если замена масла выполнялась автосервисом по договору, оформляется акт выполненных работ с указанием перечня услуг, использованных материалов и их стоимости.
Количество экземпляров. Акт составляется минимум в двух экземплярах: один передаётся в бухгалтерию для списания ГСМ и запчастей, второй остаётся у механика или в подразделении, эксплуатирующем автомобиль.
Грамотно составленный акт на замену масла позволяет обосновать расходы на обслуживание автомобиля, корректно списать материальные запасы и избежать претензий со стороны контролирующих органов. Рекомендуется разработать единый шаблон акта для организации и использовать его при каждой замене масла и других расходных материалов.