Акт о нарушении условий хранения — это документ, который фиксирует факт несоблюдения установленных правил хранения товарно-материальных ценностей, документов, имущества или иных объектов. Такой акт необходим для защиты прав поклажедателя (собственника имущества), предъявления претензий хранителю и последующего взыскания убытков. В данной статье мы подробно разберём, когда составляется акт, какие сведения в нём должны быть отражены и как правильно его оформить.

Когда составляется акт о нарушении хранения

Акт составляется в ситуациях, когда при приёмке имущества с хранения или в ходе проверки выявлены:

• повреждения товара, упаковки, тары;
• недостача (несоответствие фактического количества данным учётных документов);
• порча имущества вследствие ненадлежащих условий хранения (влажность, температура, нарушение товарного соседства);
• утрата потребительских свойств товара;
• нарушение условий хранения документов (отсутствие запирающихся шкафов, воздействие пыли и света);
• иные нарушения условий договора хранения.

Проверку товаров на наличие несоответствий необходимо проводить во время отгрузки или приёмки путём визуального осмотра, пересчёта или взвешивания. При выявлении нарушений акт следует составить незамедлительно — это существенно упростит доказывание вины хранителя.

Правовая основа

Отношения хранения регулируются главой 47 Гражданского кодекса РФ (ст. 886–926). Хранитель обязан обеспечить сохранность переданной ему вещи и несёт ответственность за её утрату, недостачу или повреждение. Поскольку унифицированные формы актов в большинстве случаев отменены (см. информацию Минфина № ПЗ-10/2012), акт о нарушении хранения можно составлять в произвольной форме, если только в организации не утверждён собственный внутренний шаблон. При этом документ должен содержать все обязательные реквизиты первичного учётного документа (ст. 9 Закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте»).

Структура и содержание акта

Грамотно составленный акт должен включать следующие разделы:

Заголовочная часть

• наименование документа, «Акт о нарушении условий хранения»;
• дата и место составления;
• наименования сторон: поклажедателя и хранителя (организации, их адреса, реквизиты);
• реквизиты договора хранения (номер и дата), в рамках которого выявлено нарушение.

Сведения о комиссии

Акт составляется комиссионно — представителями хранителя и поклажедателя. Указываются фамилии, имена, отчества и должности всех участников проверки. При необходимости привлекаются независимые специалисты или эксперты.

Описание имущества и выявленных нарушений

Это ключевая часть документа. В ней необходимо указать:

• наименование, количество и состояние имущества по документам;
• фактическое состояние имущества при проверке;
• конкретные выявленные нарушения: характер повреждений, размер недостачи, условия, в которых хранилось имущество;
• предполагаемые причины нарушения (если они установлены);
• ссылки на пункты договора хранения, которые были нарушены.

В заключительной части делается вывод о результатах проверки: фиксируется состав нарушения, предварительная оценка причинённого ущерба, а также сроки, в которые нарушения должны быть устранены (если это применимо).

Подписи

Акт подписывают все члены комиссии. Представитель хранителя подписывает акт с указанием своего согласия или несогласия с его содержанием. В случае отказа от подписи в акте делается соответствующая отметка.

Порядок составления акта: пошаговая инструкция

1. Зафиксируйте факт обнаружения нарушения. Как только выявлена порча, недостача или ненадлежащие условия хранения, приступайте к оформлению документа.
2. Сформируйте комиссию. Пригласите представителей обеих сторон, при необходимости — независимых экспертов.
3. Проведите осмотр. Осмотрите имущество, проведите пересчёт или взвешивание, зафиксируйте условия хранения (температура, влажность, состояние склада).
4. Сделайте фото- и видеофиксацию. Приложения в виде фотографий существенно усилят доказательную базу.
5. Заполните акт. Укажите все обязательные сведения, подробно опишите нарушения.
6. Подпишите документ. Количество экземпляров определяется количеством сторон, как правило, акт составляется не менее чем в двух экземплярах.
7. Направьте претензию. На основании акта поклажедатель вправе предъявить хранителю претензию о возмещении убытков или отказаться от оплаты услуг хранения.

Типичные ошибки при составлении

• отсутствие ссылки на договор хранения;
• размытое описание нарушений без конкретных количественных и качественных характеристик;
• составление акта в одностороннем порядке без уведомления второй стороны;
• отсутствие подписей членов комиссии;
• несвоевременное составление документа (спустя длительное время после обнаружения нарушения).

Акт о нарушении условий хранения — важный документ, который служит доказательной базой при урегулировании споров между поклажедателем и хранителем, в т.ч. в судебном порядке. Чтобы акт имел юридическую силу, его следует составлять незамедлительно при обнаружении нарушения, комиссионно, с подробным описанием всех выявленных фактов и обязательным подписанием всеми участниками проверки. Если у вас возникают сложности с оформлением документа, рекомендуется обратиться за консультацией к юристу.