Акт о раздаче — это первичный документ‚ который фиксирует факт передачи (выдачи) материальных ценностей‚ имущества‚ документов‚ средств индивидуальной защиты‚ продуктов питания‚ подарков или иных объектов от одного лица (организации) другим лицам. Унифицированной формы такого акта на законодательном уровне не существует‚ поэтому организация вправе разработать собственный бланк с учётом требований статьи 9 Закона «О бухгалтерском учёте» № 402-ФЗ.

В каких случаях составляется акт о раздаче

Документ применяется в самых разных ситуациях:

• раздача продуктов питания‚ гуманитарной помощи‚ социальных наборов;
• выдача сотрудникам спецодежды‚ инструментов‚ канцелярских товаров;
• раздача подарков детям работников‚ ветеранам‚ участникам мероприятий;
• передача имущества при благотворительных акциях;
• выдача ключей‚ пропусков‚ документов‚ оборудования;
• раздача рекламной и информационной продукции.

Обязательные реквизиты акта

Чтобы акт имел юридическую силу и принимался бухгалтерией и налоговыми органами‚ в нём должны быть указаны:

1. Наименование документа — «Акт о раздаче (выдаче)…»;
2. Дата и место составления;
3. Наименование организации‚ составившей акт‚ её реквизиты;
4. Основание раздачи — приказ руководителя‚ договор‚ положение о мероприятии;
5. Состав комиссии или ответственные лица (ФИО‚ должности);
6. Перечень раздаваемых ценностей — наименование‚ количество‚ единицы измерения‚ стоимость (при необходимости);
7. Список получателей — ФИО‚ подписи о получении;
8. Подписи ответственных лиц и при необходимости печать организации.

Образец акта о раздаче

Ниже приведён примерный шаблон‚ который можно адаптировать под свои задачи:

АКТ № ___
о раздаче (выдаче) ______________________
(наименование ценностей)

г. ______________ «___» __________ 20___ г.

Комиссия в составе:
Председатель комиссии — ______________________ (должность‚ ФИО)
Члены комиссии, ______________________ (должность‚ ФИО)

составила настоящий акт о том‚ что на основании приказа № ___ от «___» ________ 20___ г. произведена раздача следующих материальных ценностей:

Таблица:

• № п/п — Наименование — Ед. изм. — Количество — Цена — Сумма
• ____________ — шт. — ___ — ___ — ___

Ценности получили следующие лица:

• № п/п — ФИО получателя — Подпись
• ______________________ — ________

Председатель комиссии: __________ /____________/
Члены комиссии: __________ /____________/

Рекомендации по оформлению

• Акт составляется минимум в двух экземплярах — для передающей стороны и для бухгалтерии (или получателя);
• Форму акта желательно закрепить в учётной политике организации;
• Подписи получателей обязательны — именно они подтверждают факт раздачи;
• При раздаче ценностей на значительную сумму рекомендуется указывать их стоимость для корректного отражения в учёте;
• Хранить акты следует вместе с приказом-основанием не менее 5 лет;

Типичные ошибки

• отсутствие ссылки на документ-основание (приказ‚ договор);
• неполный перечень раздаваемых ценностей;
• отсутствие подписей получателей или членов комиссии;
• несовпадение количества выданного с данными складского учёта.