В кадровом делопроизводстве и деловом обороте нередко возникает ситуация, когда работник или иное лицо отказывается подписывать документ: приказ, акт, дополнительное соглашение, уведомление и т. д. Чтобы зафиксировать этот факт и защитить интересы работодателя или организации, составляется акт об отказе от подписания документов. В этой статье подробно разберём, что это за документ, когда он нужен и как его правильно оформить.

Что такое акт об отказе от подписания документов

Акт об отказе от подписи — это документ, который фиксирует факт отказа лица поставить свою подпись на каком-либо документе после ознакомления с ним. Он подтверждает, что:

• документ был предъявлен лицу для ознакомления и подписания;
• лицо от подписания отказалось (или уклонилось от него);
• этот факт засвидетельствован независимыми лицами.

Такой акт имеет важное юридическое значение: при возникновении трудового спора или судебного разбирательства он служит доказательством того, что работодатель выполнил свою обязанность по ознакомлению работника с документом.

В каких случаях составляется акт

Наиболее распространённые ситуации:

• отказ работника подписать приказ о дисциплинарном взыскании (замечании, выговоре) — в этом случае составление акта прямо предусмотрено ст. 193 ТК РФ;
• отказ от подписания приказа об увольнении (в т.ч. за прогул);
• отказ подписать трудовой договор или дополнительное соглашение к нему;
• отказ от ознакомления с локальными нормативными актами (правилами внутреннего трудового распорядка, положениями, инструкциями);
• отказ дать письменное объяснение по факту дисциплинарного проступка;
• отказ от подписания документов по результатам специальной оценки условий труда;
• отказ от получения уведомления (например, о сокращении штата, об изменении условий трудового договора);
• отказ контрагента подписать акт выполненных работ или оказанных услуг.

Кто составляет акт

Акт составляется комиссионно, в составе не менее трёх человек:

1. Составитель — уполномоченный сотрудник (кадровик, руководитель подразделения, специалист отдела кадров);
2. Не менее двух свидетелей, сотрудники организации, не заинтересованные в исходе дела (например, работники других структурных подразделений).

Желательно, чтобы свидетели не находились в прямом подчинении у составителя или у лица, отказавшегося от подписи. Дополнительно допускается видео- и аудиофиксация процедуры.

Структура и содержание акта

Унифицированной формы акта законодательством не установлено, поэтому он составляется в произвольной форме. Документ оформляется на листе формата А4 или на фирменном бланке организации. В акте необходимо указать:

• Наименование документа — «Акт об отказе от подписания документа»;
• Дату и место составления (населённый пункт, адрес, номер кабинета);
• Реквизиты организации, полное наименование;
• Сведения о составителе и свидетелях — ФИО и должности;
• Сведения о лице, отказавшемся от подписи — ФИО, должность, структурное подразделение;
• Реквизиты документа, который отказались подписывать — наименование, номер и дата (например, приказ № 48 л/с от );
• Описание обстоятельств — когда и где документ был предъявлен, что лицо от подписания отказалось;
• Причину отказа — если лицо её назвало (если причину не назвало, так и пишется: «причину отказа не указал»);
• Подписи составителя и свидетелей с расшифровкой.

Порядок составления: пошаговая инструкция

1. Предложите лицу ознакомиться с документом и подписать его. Предложение должно быть сделано в присутствии свидетелей.
2. Зафиксируйте отказ. Если лицо отказывается подписывать, устно уточните причину отказа;
3. Составьте акт в тот же день, указав все необходимые сведения.
4. Предложите отказавшемуся лицу подписать сам акт. Если оно отказывается и от этого — сделайте в акте соответствующую отметку («от подписания акта также отказался»), что подтверждается подписями свидетелей.
5. Подпишите акт, составитель и все свидетели ставят подписи с расшифровкой.
6. Зарегистрируйте и храните акт вместе с документом, который отказались подписывать (например, с экземпляром приказа или трудового договора).

Пример формулировки

«Мною, начальником отдела кадров ООО «Ника» Степашиным Дмитрием Николаевичем, в присутствии начальника отдела рекламы Чернышковой Вероники Степановны и специалиста отдела маркетинга Харламова Игоря Витальевича составлен настоящий акт о том, что 17 ноября 2017 г. ведущий специалист отдела рекламы Иванов Иван Иванович в помещении Общества по адресу: г. Красноярск, ул. ###, д. 49, оф. 809, отказался от подписания приказа № 48 л/с от . Причину отказа не указал. От подписания настоящего акта также отказался».

Практические рекомендации

• Составляйте акт сразу, в день отказа, — отложенный акт вызывает сомнения у суда;
• Привлекайте не менее двух свидетелей и следите, чтобы они лично присутствовали при отказе;
• Формулируйте текст нейтрально, без оценочных суждений и эмоций;
• Если отказ касается дисциплинарного взыскания, помните о сроках, установленных ст. 193 ТК РФ;
• При возможности используйте аудио- или видеозапись как дополнительное доказательство;
• Храните акт вместе с основным документом в личном деле работника или в договорном деле.

Акт об отказе от подписания документов — простой, но юридически значимый инструмент защиты интересов работодателя и организации; Главные правила его составления: комиссионность (составитель и минимум два свидетеля), оперативность, точное указание реквизитов документа и обстоятельств отказа, а также подписи всех участников. Правильно оформленный акт станет надёжным доказательством в случае трудового или гражданско-правового спора.