В деловой и кадровой практике нередко возникает ситуация, когда одна из сторон отказывается подписывать составленный акт — о выполненных работах, о нарушении трудовой дисциплины, о приеме-передаче имущества и т.д. В таком случае фиксирующим документом становится акт об отказе в подписании акта. В этой статье подробно разберем, в каких случаях он составляется, какие сведения должен содержать, и приведем готовый образец.
Когда составляется акт об отказе от подписания
Акт об отказе подписать акт формируется в самых разных ситуациях:
- сотрудник организации, в отношении которого составлен акт о нарушении трудовой дисциплины, отказывается его подписывать;
- работник отказывается ознакомиться под подпись с приказом о дисциплинарном взыскании или увольнении;
- заказчик отказывается подписывать акт выполненных работ или оказанных услуг;
- одна из сторон не желает визировать акт приема-передачи помещения, оборудования или иного имущества;
- подрядчик отказывается подписать акт сверки взаиморасчетов.
Документ служит доказательством того, что первоначальный акт был предъявлен второй стороне для ознакомления и подписания, и составитель выполнил все необходимые процедуры со своей стороны.
Имеет ли отказ правовые последствия
Отказ от подписи, это неотъемлемое право любой стороны договорных отношений, будь то трудовой договор, договор подряда, купли-продажи или аренды. Однако важно понимать:
- отказ от подписания не лишает акт юридической силы — правильно оформленный документ остается действительным, если внесенные в него сведения соответствуют действительности;
- отказ является лишь косвенным доказательством несогласия стороны с изложенными в акте фактами;
- несогласная сторона вправе отстаивать свои интересы в суде.
Обратите внимание: для подписания многих актов законодательством или договором отводится определенный срок. Прежде чем составлять акт об отказе, следует выдержать этот период.
Кто составляет документ
Функция по составлению акта об отказе обычно возлагаеться на тех же лиц, которые участвовали в подготовке первоначального документа. Рекомендуется привлекать не менее трех сотрудников-свидетелей — их подписи подтвердят, что акт был предъявлен второй стороне, но та отказалась его подписывать. Это особенно важно при спорах с работниками: правильно составленный акт поможет подтвердить в суде факт надлежащего ознакомления сотрудника с документом.
Обязательные реквизиты акта
Унифицированной формы акта об отказе от подписания не существует — документ составляется в произвольной форме или по внутреннему шаблону организации. Однако обязательно указываются:
- наименование организации и населенный пункт;
- дата и место составления акта, его номер;
- должности и ФИО лиц, составивших акт (комиссии или свидетелей);
- должность и ФИО лица, отказавшегося подписывать документ (если это представитель другой организации — ее наименование);
- реквизиты акта, который отказались подписывать (номер, дата, краткая суть);
- факт отказа с указанием времени и обстоятельств;
- объяснения отказавшейся стороны, если они были даны;
- подписи всех лиц, составивших акт.
Полезно дополнительно указать, что содержание первоначального акта было зачитано отказавшейся стороне вслух. При наличии приложений (копий документов, объяснений) их перечисляют отдельным пунктом.
Правила оформления
- Акт можно составить на фирменном бланке или обычном листе бумаги, от руки (ручкой темного цвета) или в печатном виде.
- Документ составляется в двух экземплярах: один остается в организации, второй передается отказавшейся стороне.
- Заверять печатью не обязательно, только если это предусмотрено внутренними локальными актами компании.
- После завершения процедур акт передается в архив, где хранится не менее трех лет (или срок, установленный локальной документацией).
Образец акта об отказе в подписании акта
Общество с ограниченной ответственностью «Комп-сервис»
(ООО «Комп-сервис»)
АКТ № 12
об отказе в подписании акта
г. Москва