Акт об отсутствии работника на рабочем месте — это основной первичный документ, который фиксирует факт неявки сотрудника на работу без предварительного уведомления работодателя․ Правильное оформление этого акта критически важно для последующего применения мер дисциплинарной ответственности (выговора, замечания) или увольнения за прогул (п․ «а» ч․ 6 ст․ 81 ТК РФ)․ В статье подробно разбираем процедуру составления, требования к комиссии, образец заполнения и частые ошибки․

Нормативная база и назначение документа

Трудовой кодекс РФ (ТК РФ) не устанавливает единой обязательной формы акта об отсутствии․ Однако судебная практика и трудовое правоустановление выработали устойчивую процедуру его оформления․ Основные нормативные акты:

• Ст․ 193 ТК РФ — меры дисциплинарной ответственности․
• Ст․ 192 ТК РФ — виды взысканий․
• Ст․ 81 ТК РФ (п․ «а» ч․ 6) — основание для увольнения за прогул․
• Постановление Пленума ВС РФ от № 2 — разъяснения по применению норм ТК РФ при рассмотрении трудовых споров․
• ФЗ от № 273-ФЗ (в ред․ от 2023 г․), об отмене обязательности утверждения форм первичной учетной документации (организация вправе разработать свой бланк)․

Назначение акта: зафиксировать факт отсутствия сотрудника на рабочем месте в определенное время в присутствии свидетелей․ Без акта работодатель не сможет законно квалифицировать неявку как прогул и применить наказание․

Процедура составления акта: пошаговая инструкция

Шаг 1․ Фиксация факта отсутствия

В начале рабочего дня (или смены) руководитель подразделения или уполномоченное лицо (HR-менеджер, табельщик) проверяет наличие сотрудника на рабочем месте․ Если сотрудника нет — фиксируется время обнаружения отсутствия․

Шаг 2; Создание комиссии и привлечение свидетелей

Акт составляется комиссией не менее чем из трех человек (председатель и два члена) или в присутствии хотя бы двух свидетелей (ч․ 2 ст․ 193 ТК РФ подразумевает необходимость подтверждения факта)․

• Председатель: обычно руководитель организации или структурного подразделения․
• Члены комиссии/свидетели: другие сотрудники (не подчиненные отсутствующему, заинтересованные лица исключаются)․

Важно: Приказ о создании комиссии для фиксации прогулов лучше издать заранее (в начале года), чтобы не тратить время на оформление при каждом случае․

Шаг 3․ Заполнение бланка акта

Документ составляется в двух экземплярах (один остается у работодателя, второй — направляется сотруднику)․ Заполнение производится ручкой (синей или черной) или на компьютере с последующей печатью․ Исправления и помарки недопустимы․

Шаг 4․ Ознакомление работника с актом

Согласно ст․ 193 ТК РФ, работодатель обязан запросить у сотрудника письменное объяснение․ Акт об отсутствии вручается сотруднику под роспись (во втором экземпляре) в течение 3 рабочих дней с момента его возвращения на работу․ Если сотрудник отказывается подписывать акт или писать объяснение — составляется акт об отказе от ознакомления (в присутствии тех же свидетелей)․

Обязательные реквизиты акта (согласно ГОСТ Р 7․0․97-2016 и ст․ 9 ФЗ «О бухгалтерском учете»)

1. Наименование документа: «Акт об отсутствии работника на рабочем месте»․
2. Дата составления (день, месяц, год) и место составления (населенный пункт)․
3. Наименование организации (полное и/или сокращенное)․
4. Состав комиссии/лиц, составляющих акт: ФИО, должности каждого члена․
5. Сведения об отсутствующем: ФИО, табельный номер, должность, структурное подразделение․
6. Факт отсутствия: дата, точное время обнаружения отсутствия (например: « г․ в 09:00 работник Иванов И․И․ на рабочем месте отсутствует»)․
7. Обстоятельства: наличие/отсутствие заявления на отпуск, справки, уведомления; меры, принятые для выяснения причин (звонки по телефону, запрос в больницу и т․д․)․
8. Подписи всех членов комиссии (свидетелей) с расшифровкой․
9. Подпись отсутствующего работника об ознакомлении (или отметка об отказе с подписями свидетелей)․
10. Печать организации (если предусмотрена уставом/локальным актом)․

Образец заполнения акта (Текстовый шаблон для Word)

Ниже приведен универсальный образец бланка, который можно скопировать в Word и адаптировать под локальные акты организации․