При приёмке товарно-материальных ценностей нередко возникает ситуация, когда фактическое количество товара не совпадает с данными, указанными в сопроводительных документах поставщика. Для фиксации таких несоответствий и предъявления претензий поставщику используется специальный документ — акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приёмке товарно-материальных ценностей. В данной статье подробно рассмотрим, что представляет собой этот документ, когда он составляется, как правильно его заполнить и где взять шаблон.

Что такое акт об установленном расхождении

Акт об установленном расхождении — это первичный учётный документ, который фиксирует количественные и качественные расхождения между фактически поступившим товаром и сведениями, указанными в товаросопроводительных документах поставщика (накладных, счетах-фактурах).

Документ является юридическим основанием для предъявления претензии поставщику или транспортной организации. Без правильно оформленного акта доказать факт недостачи или поставки некачественного товара в суде будет крайне сложно.

Унифицированная форма ТОРГ-2

Для оформления расхождений по отечественным товарам применяется унифицированная форма № ТОРГ-2, утверждённая постановлением Госкомстата России от № 132. Для импортных товаров используется форма № ТОРГ-3.

Важно: с 2013 года применение унифицированных форм не является обязательным. Организация вправе разработать собственный шаблон акта, однако он должен содержать все обязательные реквизиты первичного документа, предусмотренные законом «О бухгалтерском учёте»:

• наименование документа;
• дата составления;
• наименование организации, составившей документ;
• содержание факта хозяйственной жизни;
• измерители факта хозяйственной жизни в натуральном и денежном выражении;
• наименование должностей лиц, совершивших сделку, и их подписи.

На практике большинство организаций продолжают использовать форму ТОРГ-2, так как она удобна, проверена временем и не вызывает вопросов у контрагентов и судов.

Когда составляется акт

Акт об установленном расхождении оформляется в следующих случаях:

1. Недостача, фактическое количество товара меньше указанного в документах;
2. Излишки — фактическое количество превышает данные накладной;
3. Пересортица — поступил товар иного наименования, артикула или сорта;
4. Качественные расхождения, брак, бой, повреждения, несоответствие ГОСТам и техническим условиям;
5. Нарушение упаковки или тары, повлёкшее порчу товара.

Акты составляются отдельно по каждому поставщику на каждую партию товара, поступившую по одному транспортному документу.

Кто участвует в составлении акта

Акт оформляется специально созданной комиссией, в состав которой входят:

• представители организации-получателя (материально ответственное лицо, представитель администрации);
• представитель поставщика — при его присутствии (о времени и месте приёмки поставщика необходимо уведомить заранее);
• при неявке представителя поставщика — компетентный представитель незаинтересованной организации.

Если поставщик не направил своего представителя, акт может быть составлен в одностороннем порядке с участием незаинтересованной стороны, это придаёт документу юридическую силу.

Порядок заполнения акта: пошаговая инструкция

Шаг 1. Шапка документа

В верхней части акта указываются:

• наименование и реквизиты организации-получателя;
• номер документа и дата составления;
• место приёмки товара;
• реквизиты поставщика и грузоотправителя;
• данные сопроводительных документов (номер и дата накладной, счёта-фактуры, договора поставки);
• дата и время прибытия груза, время начала и окончания приёмки.

Шаг 2. Сведения о состоянии груза

Фиксируется состояние тары и упаковки, наличие и исправность пломб, способ доставки, условия транспортировки.

Шаг 3. Таблица расхождений

Основная часть акта — таблица, в которой отражаются расхождения. В ней указываются только те товары, по которым выявлено несоответствие:

• в строке «По документам поставщика» — сведения из товаросопроводительных документов (наименование, количество мест, масса, цена, сумма);
• в строке «Фактически» — реальное наличие товара по результатам приёмки;
• в строке «Расхождение» — разница между документальными и фактическими данными (недостача «–» или излишек «+»).

В конце таблицы делается обязательная отметка: «По остальным товарно-материальным ценностям расхождений нет».

• точного количества недостачи, брака, боя;
• причин расхождения (если они установлены);
• общей суммы выявленных убытков.

Шаг 5. Подписи

Акт подписывают все члены комиссии и представитель поставщика (или незаинтересованной организации). Материально ответственное лицо расписывается в получении товара. Печать в акте не ставится.

Сколько экземпляров составляется

Акт по форме ТОРГ-2 составляется в четырёх экземплярах:

1. первый — передаётся в бухгалтерию организации-получателя вместе со счетами-фактурами и накладными;
2. второй, направляется поставщику вместе с претензионным письмом;
3. третий — остаётся в подразделении, принимавшем товар;
4. четвёртый, при необходимости передаётся транспортной организации.

В товарно-транспортной накладной обязательно делается отметка о составлении акта об установленном расхождении.

Типичные ошибки при оформлении

• составление акта без уведомления поставщика о дате и времени приёмки;
• отсутствие подписей всех членов комиссии;
• включение в акт товаров, по которым расхождений нет;
• незаполненные реквизиты сопроводительных документов;
• отсутствие заключения комиссии с суммой убытков;
• нарушение сроков составления акта, установленных договором поставки.

Любая из этих ошибок может стать основанием для отказа поставщика удовлетворить претензию или для признания акта недействительным в суде;

Где взять шаблон акта

Бланк формы ТОРГ-2 можно найти в следующих источниках:

• справочно-правовые системы (КонсультантПлюс, Гарант);
• специализированные сервисы для торговли и складского учёта, позволяющие автоматически заполнять документы;
• бухгалтерские программы (1С и аналоги), где форма встроена по умолчанию.

Автоматизированные системы учёта существенно упрощают работу: акт заполняется на основании данных накладной, автоматически рассчитываются расхождения и суммы убытков, документ можно распечатать или отправить контрагенту по электронной почте.

Акт об установленном расхождении по количеству — важный документ, защищающий интересы покупателя при приёмке товара. Правильно оформленный акт позволяет предъявить обоснованную претензию поставщику, вернуть деньги за недопоставленный или бракованный товар и отстоять свою позицию в суде. Используйте унифицированную форму ТОРГ-2 или собственный шаблон, содержащий все обязательные реквизиты, соблюдайте порядок созыва комиссии и сроки оформления — и документ станет надёжным инструментом защиты вашего бизнеса.