В процессе деятельности любой организации может возникнуть ситуация, когда документы, числящиеся по учетным данным архива или делопроизводства, фактически отсутствуют; Причиной может стать пожар, затопление, халатность сотрудников, переезд офиса или иные обстоятельства. В таких случаях необходимо официально зафиксировать факт утраты — для этого составляется акт об утрате документов. В данной статье мы подробно рассмотрим, что представляет собой этот документ, как его правильно оформить и приведем образец заполнения.
Что такое акт об утрате документов и когда он нужен
Акт об утрате документов — это официальный документ, который фиксирует факт отсутствия (утраты) документов организации, подтверждает обстоятельства и причины произошедшего, а также служит основанием для дальнейших действий: восстановления документов, изготовления дубликатов, привлечения виновных лиц к ответственности.
Акт составляется в следующих ситуациях:
- при инвентаризации архива выявлено отсутствие документов, числящихся по описи;
- документы утрачены в результате чрезвычайной ситуации (пожар, затопление, короткое замыкание);
- документы утеряны при передаче между подразделениями или сотрудниками;
- утрачены личные документы работника, находившиеся на хранении у работодателя (трудовая книжка, диплом и т.д.);
- документы не возвращены лицом, которому они были выданы во временное пользование.
Кто составляет акт
Как правило, для установления факта утраты приказом руководителя организации создается комиссия. В её состав обычно включаются:
- председатель комиссии (заместитель руководителя или иное должностное лицо);
- начальник отдела кадров;
- юрисконсульт;
- начальник службы безопасности;
- работник, ответственный за делопроизводство или архив.
Комиссия проводит проверку, устанавливает обстоятельства и причины утраты, опрашивает причастных лиц и оформляет результаты в виде акта.
Структура и обязательные реквизиты акта
Унифицированной обязательной формы акта об утрате документов для коммерческих организаций не существует, поэтому документ составляеться в свободной форме с соблюдением общих требований делопроизводства. Однако в судебной системе и некоторых государственных органах действуют утвержденные формы (например, Приложение № 47 к Инструкции по делопроизводству в арбитражных судах РФ).
Акт должен содержать следующие элементы:
- Наименование организации (полное или сокращенное);
- Название документа, «Акт об утрате документов»;
- Дата и место составления, регистрационный номер;
- Основание составления — реквизиты приказа о создании комиссии;
- Состав комиссии — должности и ФИО председателя и членов;
- Описание обстоятельств — когда и при каких условиях обнаружена утрата;
- Перечень утраченных документов — наименования, даты, номера, количество листов;
- Причина утраты (если установлена);
- Подписи председателя и всех членов комиссии;
- Отметка об утверждении руководителем организации;
- Отметка об ознакомлении причастных лиц.
Образец акта об утрате документов
Ниже приведен примерный образец заполнения акта:
Общество с ограниченной ответственностью «Пример»
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
ООО «Пример» ____________ Иванов И.И.
«___» __________ 20__ г.
АКТ № ___
об утрате документов
г. Москва &