Утрата кадровых документов — ситуация‚ с которой может столкнуться любая организация: документы могут быть потеряны при переезде офиса‚ повреждены при пожаре или затоплении‚ утеряны по халатности сотрудников․ Чтобы зафиксировать факт утраты и начать процедуру восстановления документов‚ составляется специальный документ, акт об утрате кадровых документов․ В этой статье подробно разберём‚ что это за документ‚ когда он нужен‚ кто его составляет и как правильно оформить․
Что относится к кадровым документам
Под кадровой документацией понимаются все документы‚ которые оформляют и регулируют трудовые и иные непосредственно связанные с ними отношения в организации․ К ним относятся:
- личные дела и личные карточки работников (форма Т-2);
- трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним;
- приказы о приёме на работу‚ переводе‚ увольнении‚ предоставлении отпусков;
- заявления работников;
- документы об образовании‚ копии которых хранятся в отделе кадров;
- штатное расписание;
- графики отпусков‚ табели учёта рабочего времени;
- документы по воинскому учёту;
- книги учёта движения трудовых книжек․
Особое место занимают трудовые книжки, их утрата влечёт особую процедуру восстановления через оформление дубликата․
Когда составляется акт об утрате
Акт об утрате документов составляется в следующих случаях:
- при выявлении отсутствия документов в ходе инвентаризации или проверки архива;
- при порче или уничтожении документов в результате чрезвычайных ситуаций (пожар‚ затопление‚ авария);
- при утрате документов по вине конкретного работника;
- при передаче дел в архив‚ если выявлена недостача;
- при невозможности розыска документов после принятых мер․
Важно: акт составляется только после того‚ как организация приняла меры по розыску документов‚ и эти меры не дали результата․
Порядок действий при обнаружении утраты
Шаг 1․ Создание комиссии
Руководитель организации издаёт приказ о создании комиссии и проведении расследования причин утраты документов․ В состав комиссии желательно включить:
- начальника архива;
- руководителя канцелярии или службы делопроизводства;
- начальника отдела кадров;
- при необходимости, руководителя или сотрудника отдела безопасности․
Число членов комиссии вместе с председателем должно быть нечётным (как правило‚ 3 или 5 человек)․
Шаг 2․ Расследование причин утраты
Комиссия проводит проверку: устанавливает‚ какие именно документы утрачены‚ когда и при каких обстоятельствах это произошло‚ кто отвечал за их хранение․ От ответственных лиц берутся письменные объяснения․ Если утрата произошла в результате чрезвычайной ситуации‚ приобщаются подтверждающие документы (справка МЧС‚ акт о пожаре и т․п․)․
Шаг 3․ Составление акта
По результатам расследования комиссия составляет акт об утрате документов․ Акт подписывают председатель и все члены комиссии‚ утверждает руководитель организации․
Шаг 4․ Дальнейшие действия
После утверждения акт приобщают к передаваемому на хранение дубликату утерянного документа (если он восстанавливается)‚ а в номенклатуре дел в разделе «Примечание» делают отметку о наличии не оригинала‚ а дубликата документа․ Один экземпляр акта хранится в отделе кадров‚ второй — в деле или архиве․
Структура и содержание акта
Унифицированной обязательной формы акта об утрате кадровых документов законодательством не установлено‚ поэтому организация вправе разработать собственный бланк․ Однако акт должен содержать следующие обязательные сведения:
- наименование организации;
- название документа — «Акт об утрате документов»;
- дата и место составления‚ регистрационный номер;
- состав комиссии (должности и ФИО председателя и членов);
- основание составления (реквизиты приказа о создании комиссии);
- обстоятельства и причины утраты;
- перечень утраченных документов (наименование‚ даты‚ номера‚ количество листов);
- выводы комиссии и принятые меры;
- подписи членов комиссии;
- гриф утверждения руководителя организации․
Образец акта об утрате кадровых документов
Общество с ограниченной ответственностью «Пример»
(ООО «Пример»)
АКТ № 5
об утрате кадровых документов
г․ Москва &