Увольнение сотрудника — это не только оформление приказа и выдача трудовой книжки. Если работник отвечал за определенные документы‚ материальные ценности или направление деятельности компании‚ необходимо организовать процедуру передачи дел. Ключевым документом этой процедуры является акт приема-передачи дел. В данной статье подробно рассмотрим‚ зачем нужен этот документ‚ как его правильно составить‚ и приведем образцы для разных ситуаций.
Что такое акт приема-передачи дел и зачем он нужен
Акт приема-передачи дел — это официальный документ‚ которым стороны подтверждают факт передачи документов‚ материальных ценностей‚ ключей‚ печатей и иных активов от увольняющегося сотрудника другому работнику или комиссии.
Основное назначение акта:
- Снятие ответственности с увольняющегося сотрудника за сохранность переданных дел и ценностей;
- Возложение ответственности на нового ответственного сотрудника;
- Подтверждение состояния и целостности передаваемых документов и материальных ценностей;
- Защита интересов обеих сторон при возможных спорах в будущем;
- Обеспечение непрерывности работы подразделения после ухода сотрудника.
Акт особенно важен при увольнении материально ответственных лиц: главного бухгалтера‚ кассира‚ кладовщика‚ кадровика‚ секретаря‚ руководителя организации.
Законодательное регулирование
Важно понимать: нормативно утвержденной формы акта приема-передачи дел не существует. Документ составляется в свободной форме с учетом общих требований к оформлению первичных документов и локальных нормативных актов организации.
При этом отдельные аспекты регулируются законодательством:
- Трудовой кодекс РФ — общие правила увольнения и материальной ответственности;
- Федеральный закон «Об архивном деле», правила передачи документов на архивное хранение (в частности‚ ч. 2 ст. 13‚ ч. 1 ст. 17‚ ст. 21.1);
- Федеральный закон «О бухгалтерском учете», требования к передаче дел при смене главного бухгалтера;
- Локальные акты организации — положения о документообороте‚ инструкции по делопроизводству.
Когда составляется акт
Причина передачи дел обычно указывается в преамбуле документа. Наиболее распространенные основания:
- увольнение сотрудника‚ отвечающего за определенное направление деятельности компании;
- перевод работника на другую должность;
- уход работника в длительный отпуск (отпуск по беременности и родам‚ по уходу за ребенком);
- ликвидация организации;
- истечение срока хранения дел и передача их в архив;
- проведение внеплановой проверки.
Структура и обязательные реквизиты акта
Несмотря на свободную форму‚ акт должен содержать определенный набор сведений:
- Наименование документа, «Акт приема-передачи дел (документов‚ материальных ценностей)»;
- Дата и место составления;
- Основание составления, ссылка на приказ об увольнении или приказ о создании комиссии;
- Сведения о сторонах, Ф.И.О. и должности передающего и принимающего сотрудников;
- Состав комиссии (если создается) — председатель и члены комиссии;
- Перечень передаваемых дел — подробный список документов‚ ценностей‚ ключей‚ печатей с указанием количества‚ номенклатуры‚ периода;
- Состояние передаваемых документов — отметки о целостности‚ комплектности‚ выявленных недостатках;
- Подписи всех участников процесса с расшифровкой.
Порядок проведения приема-передачи дел
Шаг 1. Издание приказа
Руководитель организации издает приказ о передаче дел‚ в котором назначает комиссию (обычно не менее трех человек)‚ определяет сроки проведения процедуры и ответственных лиц.
Шаг 2. Подготовка к передаче
Увольняющийся сотрудник систематизирует документы‚ составляет описи‚ готовит отчеты о состоянии дел. При необходимости проводится инвентаризация материальных ценностей.
Шаг 3. Непосредственная передача
Комиссия в присутствии передающего и принимающего лиц проверяет наличие и состояние документов и ценностей согласно описи. Выявленные расхождения фиксируются в акте.
Шаг 4. Подписание акта
Акт подписывают все участники процесса: сотрудник‚ передающий дела‚ сотрудник‚ принимающий дела‚ председатель и все члены комиссии. Документ составляется в количестве экземпляров по числу сторон (как минимум в двух).
Образец акта приема-передачи дел при увольнении
АКТ № ___
приема-передачи дел
г. Москва &