Каждая организация — как коммерческая, так и государственная — обязана хранить свою документацию в течение установленных законом сроков. Когда документы перестают использоваться в текущей работе, их передают на архивное хранение: в собственный архив компании либо в государственный (муниципальный) архив. Ключевым документом, фиксирующим эту процедуру, является акт приема-передачи дел в архив. В этой статье разберем, когда он составляется, какие сведения должен содержать и как правильно его оформить;

Нормативная база

Работа с архивными документами в России регламентируется следующими документами:

• Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
• Основные правила работы архивов организаций, одобренные решением Коллегии Росархива от (Приложение № 35 содержит форму акта);
• Приказ Минкультуры РФ от № 526 (Приложение № 20 — аналогичный бланк акта);
• обновленный перечень типовых управленческих архивных документов со сроками хранения, утвержденный Росархивом .

Унифицированные формы организации могут использовать как в исходном виде, так и адаптировать под собственные нужды, дополнив или изменив отдельные поля.

Когда составляется акт

Акт сдачи дел в архив оформляется в следующих ситуациях:

1. Истек срок хранения документов в подразделении организации, и дела передаются в архив компании.
2. Ликвидация или реорганизация предприятия — документы передаются в государственный или муниципальный архив.
3. Передача документов на договорное хранение в сторонний архив после заключения соответствующего договора.

Порядок передачи дел в архив

Процедура проводится в строгой последовательности:

1. Организация заключает договор с архивом (при передаче в стороннее учреждение).
2. Ответственный работник готовит документы, при необходимости консультируясь с делопроизводителями и бухгалтерами.
3. Составляется опись дел (как правило, в трех экземплярах с предисловиями).
4. Работники архива проводят проверку и экспертизу научно-практической ценности документов, формируют дела, исправляют ошибки. Процедура проходит в присутствии представителя организации.
5. После проверки стороны подписывают акт приема-передачи дел.

Вместе с делами в архив передаются:

• историческая справка организации (при первом обращении);
• письмо на имя руководителя архива с указанием количества дел и их крайних дат;
• описи дел;
• при необходимости — справка о неполной сохранности дел или отдельных документов.

Какие сведения указываются в акте

В бланк акта сдачи дел в архив необходимо внести следующую информацию:

• номер акта, дату и место его составления;
• причину передачи дел на хранение (истечение срока хранения, ликвидация организации и т. д.);
• название передаваемого фонда;
• полное наименование организации, сдающей документы;
• полное наименование архива, принимающего дела;
• период (годы), за которые сдаются документы;
• сведения об описях: название и номер описи, количество экземпляров, количество единиц хранения, примечания о расхождениях между описью и фактическим наличием;
• количество принятых единиц хранения (указывается прописью);
• номер фонда, присвоенный в архиве;
• ФИО, должности и подписи лиц, осуществивших передачу и прием дел, с указанием даты.

Утверждение акта

После заполнения и тщательной проверки документ утверждают руководители организации и архива. Для этого в верхней части бланка предусмотрены специальные графы «Утверждаю», где ставятся подписи руководителей с расшифровкой и датой. Только после утверждения акт приобретает юридическую силу, а дела считаются официально переданными на архивное хранение.

Примерная структура акта (образец)

Ниже приведен упрощенный шаблон акта:

УТВЕРЖДАЮ
Руководитель организации
_____________ /Иванов И.И./
«___» __________ 20___ г.

УТВЕРЖДАЮ
Директор архива
_____________ /Петров П.П./
«___» __________ 20___ г.

АКТ № ___
приема-передачи дел на архивное хранение

г. Москва «___» __________ 20___ г.

Общество с ограниченной ответственностью «Пример» (полное наименование организации) в лице _____________ передало, а Государственный архив _____________ в лице _____________ принял на хранение дела фонда «_____________» за период с ______ по ______ год.

Основание передачи: истечение срока хранения дел в организации.

Передано дел по описи № ___ в ___ экземплярах, всего ______ (количество прописью) единиц хранения. Расхождений между описями и фактическим наличием дел не выявлено.

Фонду присвоен № ______.

Передал: должность ______ /подпись/ /ФИО/
Принял: должность ______ /подпись/ /ФИО/

Акт сдачи дел в архив, обязательный документ, подтверждающий факт передачи документов на хранение и снимающий с организации ответственность за их дальнейшую сохранность. Чтобы избежать проблем, важно:

• использовать утвержденные формы (Приложение № 35 к Правилам Росархива или Приложение № 20 к Приказу Минкультуры № 526);
• тщательно сверять описи с фактическим наличием дел;
• указывать количество единиц хранения прописью;
• обеспечить утверждение акта руководителями обеих сторон.

Грамотно оформленный акт защищает интересы как организации, так и архива, а также обеспечивает сохранность документов в течение всего установленного законом срока.