Смена руководителя дошкольной образовательной организации (ДОУ) — важное событие‚ которое требует грамотного документального оформления. Одним из ключевых документов при этом является акт приема-передачи документов и дел. Он фиксирует факт перехода материальных ценностей‚ документации и полномочий от прежнего заведующего к новому и защищает интересы обеих сторон.

Зачем нужен акт приема-передачи при смене заведующего детского сада

Акт приема-передачи документов — это документ‚ удостоверяющий переход документации от одного должностного лица к другому. Его составление необходимо по нескольким причинам:

• подтверждение того‚ что прежний заведующий передал все дела и документы в полном объеме;
• снятие ответственности с увольняющегося руководителя за документы после даты передачи;
• фиксация состояния дел на момент смены руководства;
• защита нового заведующего от претензий по обязательствам‚ возникшим до его назначения;
• обеспечение преемственности в работе учреждения.

Если новый руководитель еще не назначен‚ документы и печать по акту передаются комиссии по приему-передаче дел‚ на которую возлагается ответственность за их сохранность.

Кто участвует в процедуре приема-передачи

Как правило‚ в оформлении акта участвуют:

1. Передающая сторона — прежний заведующий ДОУ.
2. Принимающая сторона — новый заведующий или председатель комиссии.
3. Комиссия, представители учредителя (управления образования)‚ бухгалтер‚ кадровый работник‚ председатель профсоюзного комитета или иные сотрудники.

Рекомендуется‚ чтобы процедура проходила на основании приказа учредителя о создании комиссии по приему-передаче дел.

Какие документы и ценности передаются по акту

При смене заведующего ДОУ передаче подлежат:

• устав и лицензия на образовательную деятельность (оригиналы);
• учредительные документы‚ свидетельства о регистрации;
• печати и штампы учреждения;
• приказы по основной деятельности и по личному составу;
• личные дела сотрудников‚ трудовые книжки;
• бухгалтерская и финансовая документация‚ отчетность;
• договоры с поставщиками‚ родителями‚ контрагентами;
• документация по материально-техническому обеспечению‚ инвентарные книги;
• журналы учета (инструктажей‚ медосмотров‚ питания детей и т.д.);
• ключи от кабинетов‚ сейфов;
• электронные подписи‚ доступы к информационным системам и базам данных;
• личные дела воспитанников‚ документация по комплектованию.

Структура и содержание акта

Акт составляется в свободной форме‚ однако должен содержать обязательные реквизиты:

1. наименование документа, «Акт приема-передачи документов и дел»;
2. дата и место составления;
3. наименование организации (ДОУ)‚ ее реквизиты;
4. ФИО и должности передающей и принимающей сторон‚ состав комиссии;
5. основание передачи (приказ об увольнении‚ приказ о назначении);
6. подробный перечень передаваемых документов с указанием количества экземпляров‚ номеров и дат;
7. сведения о передаче печатей‚ ключей‚ электронных подписей;
8. отметки о наличии замечаний либо об их отсутствии;
9. подписи всех участников с расшифровкой.

Образец акта приема-передачи документов при смене заведующего ДОУ

АКТ
приема-передачи документов и дел

г. ______________ «___» __________ 20___ г.

Мы‚ нижеподписавшиеся: Иванова Ирина Петровна‚ заведующий МБДОУ «Детский сад № 5»‚ с одной стороны‚ и Петрова Анна Сергеевна‚ назначенная на должность заведующего МБДОУ «Детский сад № 5» приказом управления образования от «___» ________ 20___ г. № ___‚ с другой стороны‚ составили настоящий акт о нижеследующем:

Иванова И.П. передала‚ а Петрова А.С. приняла следующие документы и материальные ценности:

• устав МБДОУ — 1 экз. (оригинал);
• лицензия на образовательную деятельность — 1 экз. (оригинал);
• печать учреждения — 1 шт.‚ штампы, 2 шт.;
• приказы по основной деятельности за 2023–2026 гг;, 12 дел;
• личные дела работников — 45 дел;
• трудовые книжки работников — 42 шт.;
• бухгалтерская отчетность за 2025 год — 4 дела;
• журналы учета — 15 шт.;
• ключи от сейфа и служебных помещений — 6 шт.;
• электронная цифровая подпись — 1 шт.

Замечания по переданным документам: отсутствуют (либо: перечислить).

Настоящий акт составлен в двух экземплярах‚ имеющих равную юридическую силу‚ по одному для каждой из сторон.

Передал: ____________ /Иванова И.П./
Приняла: ____________ /Петрова А.С./
Члены комиссии: ____________ /ФИО/

Рекомендации по оформлению

• Составляйте акт минимум в двух экземплярах — по одному для каждой стороны; при участии учредителя может понадобиться третий экземпляр.
• Перечень документов указывайте максимально подробно: с номерами‚ датами‚ количеством листов и отметкой «оригинал» или «копия».
• Если объем документации большой‚ оформите перечень как приложение к акту.
• Все выявленные недостачи и замечания фиксируйте в акте — это защитит нового руководителя.
• Храните акт вместе с документами по личному составу в течение установленного срока (как правило‚ не менее 5 лет‚ а при передаче дел руководителя — до 75 лет в зависимости от состава).

Акт приема-передачи документов при смене заведующего ДОУ — несложный‚ но крайне важный документ. Его грамотное составление обеспечивает законность перехода полномочий‚ сохранность документации детского сада и защищает от возможных претензий как прежнего‚ так и нового руководителя. Используйте приведенный образец как основу‚ адаптируя его под особенности вашего учреждения.