Акт приема-передачи документов, это первичный учетный документ, который фиксирует факт передачи деловых бумаг от одной стороны к другой. Правильно составленный акт защищает интересы обеих сторон, подтверждает состав, количество и состояние переданных документов, а также служит основанием для списания или принятия на учет дел в архиве или другом структурном подразделении.
В данной статье мы подробно разберем виды актов, обязательные реквизиты, правила заполнения и предоставим типовые образцы для самых распространенных ситуаций.
Законодательная база и значение документа
Оформление приема-передачи документов регулируется следующими нормативными актами:
- ФЗ № 402 «О бухгалтерском учете» (ст. 9) — установляет обязательность оформления хозяйственных операций первичными документами.
- ФЗ № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», регулирует передачу документов в архивы (государственные или ведомственные).
- Приказ Росархива от № 76 — утверждает типовые формы акта приема-передачи документов для архивирования (форма № 0331080).
- Постановление Госкомархива России от № 1 — Инструкция по порядку составления описей дел.
- ГОСТ Р 7.0.97-2016, Национальный стандарт «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Архивное дело. Акт приема-передачи документов. Общие требования к составлению».
Важно: Единой обязательной формы для всех организаций (кроме госархивов) не существует. Компании вправе разработать и утвердить собственную форму акта локальным нормативным актом (приказом о бухгалтерской политике или отдельным приказом об утверждении форм первичной документации).
Основные виды актов приема-передачи
В зависимости от цели передачи, выделяют следующие основные типы актов:
- Внутриорганизационный (между подразделениями/сотрудниками). Например, передача дел из отдела продаж в архив, передача первички бухгалтерии, сдача документов уволенным сотрудником преемнику.
- Внешний (между организациями). Передача документов контрагенту, аудиторам, в налоговый орган, в банк, при сделках М&A (слияния и поглощения).
- Архивный (передача в архив хранения). Сдача дел с истекшим сроком хранения в архив организации или в государственный архив. Имеет строгие требования к оформлению (описание дел, экспертная оценка стоиности).
- При передаче прав/обязательств (cession, суборгация). Акт приема-передачи документов, подтверждающих право требования (договоры, накладные, счета-фактуры).
- Акт приема-передачи электронных документов. Фиксирует передачу файлов, ключей ЭП, доступов к информационным системам.
Обязательные реквизиты акта (согласно ст. 9 ФЗ-402 и ГОСТ Р 7.0.97-2016)
Любой акт должен содержать:
- Наименование документа: «Акт приема-передачи документов».
- Дата составления (число, месяц, год).
- Место составления (населенный пункт).
- Наименование организации (полное и/или сокращенное).
- Основание для составления: приказ, договор, распоряжение, заявка.
- Стороны: Кто передает (ФИО, должность, основание — доверенность/приказ) и кто принимает.
- Табличная часть (описание документов):
- Порядковый номер.
- Наименование документа / дела.
- Дата документа.
- Номер документа.
- Количество листов / экземпляров.
- Срок хранения (для архивных дел).
- Состояние (хорошее, удовлетворительное, поврежден);
- Примечания (подлинник/копия, наличие подписей/печатей).
- Подписи сторон: передавшего и принявшего с расшифровкой (ФИО). При необходимости — печать организации (если установлена уставом).
- Дата передачи (если отличается от даты составления акта).
Образец 1: Внутриорганизационный акт (универсальная форма)
Подходит для передачи документов между отделами, сдачи дел в архив организации, передачи дела преемнику.
г. Москва «15» октября 2023 г.
Основание: Приказ генерального директора ООО «Ромашка» от № 45-ОД «О сдаче дел 2022 года в архив организации».
Мы, нижеподписавшиеся:
Передающая сторона: Иванова Анна Сергеевна, начальник отдела продаж ООО «Ромашка», действующая на основании приказа от № 45-ОД,
Принимающая сторона: Петрова Елена Викторовна, архивариус ООО «Ромашка», действующая на основании должностной инструкции,
СОСТАВИЛИ НАСТОЯЩИЙ АКТ о том, что передающая сторона передала, а принимающая сторона приняла следующие документы:
| № п/п | Наименование дела / документа | Дата | Номер | Кол-во листов | Срок хранения (г.) | Состояние | Примечание |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Договоры поставки с ООО «Поставщик» | – | Д-2022/001–050 | 120 | 5 | Хорошее | Подлинники, прошиты, занумерованы |
| 2 | Накладные на отпуск товара (январь-декабрь 2022) | 01.2022–12.2022 | Н-2022/0001–1500 | 1500 | 5 | Удовлетворительное | Папка № 3, листы 10-12 с помарками (не влияют на суть) |
| 3 | Акты приема-передачи товара (подписанные покупателями) | 01.2022–12.2022 | А-2022/0001–1450 | 1450 | 5 | Хорошее | Сортированы по контрагентам |
| ИТОГО: | 3070 | ||||||
| Всего передано дел: 3 (три). Общее количество листов: 3070 (три тысячи семьдесят). | |||||||
Документы приняты в установленном порядке, претензий по составу, количеству и качеству не имею.
Акт составлен в 2 (двух) экземплярах: один — у передающей стороны, второй — у принимающей стороны.
ПЕРЕДАВШИЙ ПРИНЯВШИЙ
Подпись _____________ /Иванова А.С./ Подпись _____________ /Петрова Е.В./
М.П. (при необходимости) М.П. (при необходимости)
Образец 2: Акт приема-передачи документов в государственный архив (по форме № 0331080)
Данная форма утверждена Приказом Росархива № 76. Она обязательна для сдачи документов в государственные архивы. Основное отличие — наличие графы «Экспертная оценка стоиности» и жесткая привязка к описи дел.
Форма № 0331080
Наименование организации, передающей документы: ООО «Ромашка»
Наименование архива, принимающего документы: Государственный архив г. Москвы
Основание передачи: Закон РФ «Об архивном деле в РФ», Приказ Росархива № 76, Перечень сдаваемых дел № 1 от .
Сроки хранения документов установлены: Номенклатурой управленческой документации, утвержденной приказом ООО «Ромашка» № 10-ОД от .
| № п/п по описи | дела | Даты начала и конца | Кол-во листов | Срок хранения (г.) / Категория ценности | Номер дела в архиве-получателе |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Приказы по основной деятельности | – | 45 | 50 / I | |
| 2 | Журналы регистрации входящей/исходящей корреспонденции | – | 2 | 10 / II | |
| Всего дел: 2 | 47 | ||||
Документы передаются в архив в надлежащем состоянии, прошиты, занумерованы, опись к ним составлена.
Принимающая сторона проверила состав и состояние документов, претензий не имеет.
ОТ ОРГАНИЗАЦИИ-ПЕРЕДАВАТЕЛЯ ОТ АРХИВА-ПОЛУЧАТЕЛЯ
Директор /Подпись/ _____________ /Сидоров П.П./ Главный архивариус /Подпись/ _____________ /Смирнов К.К./
М.П. М.П.
«15» октября 2023 г. «15» октября 2023 г.
Образец 3: Акт приема-передачи документов при сделке цессии (уступки права требования)
Критически важен для подтверждения факта передачи пакета документов, необходимых для взыскания долга (оригиналы договоров, счетов, накладных, актов, переписки).
по Договору уступки права требования (цессии) № 100 от
г. Санкт-Петербург «05» октября 2023 г.
Цедент (Передающая сторона): ООО «Кредитор», в лице Генерального директора Козлова И.И., действующего на основании Устава.
Цессионарий (Принимающая сторона): ООО «Инвест Групп», в лице Генерального директора Волкова В.В., действующего на основании Устава.
Стороны подтверждают, что в исполнение п. 3.2 Договора цессии № 100 от , Цедент передает, а Цессионарий принимает следующий пакет документов по задолженности Должника, ООО «Дебитор» (ИНН ###):
| № | Наименование документа | Дата / Номер | Вид (Оригинал/Копия/Нотариальная копия) | Кол-во стр. |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Договор поставки № 555 | / № 555 | Оригинал | 5 |
| 2 | Счет на оплату № 123 | / № 123 | Оригинал | 1 |
| 3 | Товарная накладная № 456 (ТОРГ-12) | / № 456 | Оригинал (подписан грузополучателем) | 2 |
| 4 | Акт приема-передачи товара № 789 | / № 789 | Оригинал (подписан обеими сторонами) | 2 |
| 5 | Счет-фактура № 999 | / № 999 | Оригинал | 1 |
| 6 | Претензия к Должнику от | / исх. № 50 | Копия, заверенная Цедентом | 3 |
| 7 | Переписка с Должником (письма, e-mail распечатки) | – | Копии, заверенные Цедентом | 15 |
| ИТОГО документов: 7 наименований | 29 | |||
Особые условия: Оригиналы документов п.п. 1-5 переданы Цессионарию под расписку. Копии документов п.п. 6-7 переданы в бумажном виде, электронные дубликаты направлены на e-mail Цессионария .
Цедент гарантирует подлинность переданных оригиналов и соответствие копий оригиналам.
Цессионарий проверил комплект, претензий по составу и оформлению не имеет.
ЦЕДЕНТ (ПЕРЕДАВШИЙ) ЦЕССИОНАРИЙ (ПРИНЯВШИЙ)
Ген. директор ООО «Кредитор» Ген. директор ООО «Инвест Групп»
Подпись _____________ /Козлов И.И./ Подпись _____________ /Волков В.В./
М.П. М.П.
Образец 4: Акт приема-передачи электронных документов / носителей информации
Актуален при передаче баз данных 1С, ключей ЭЦП, флеш-накопителей, внешних жестких дисков, доступа к облачным хранилищам.
№ 7-ЭД
г. Казань «20» ноября 2023 г.
Передающая сторона: Сидоров Алексей Петрович, системный администратор ООО «ТехноСервис».
Принимающая сторона: Козлова Марина Игоревна, главный бухгалтер ООО «ТехноСервис».
| № | Наименование носителя / Объекта | Инвентарный / Серийный номер | Описание содержимого / Назначение | Состояние / Целостность пломбы |
|---|---|---|---|---|
| 1 | USB-токен eToken (Ключ ЭЦП ГД Бухгалтера) | SN: ### | Квалифицированный сертификат КЭП, выданный УЦ «Контур» (действителен до ). Пароль известен только принимающей стороне. | Исправен, пломба № 554433 цела |
| 2 | Внешний HDD Seagate 1Tb (Архив 1С за 2020-2022 гг.) | SN: NA123456 / Инв. № 00451 | Резервные копии баз 1С:Бухгалтерия 3.0 (файлы .dt), за период –. Проверка целостности (хеш-сумма SHA-256) приложена в Приложении № 1. | Исправен, без видимых повреждений |
| 3 | Доступ к облачному хранилищу «Яндекс.Диск» (корп. аккаунт arhiv@tehno.ru) | — | Полные права доступа к папке «Архив_Сканы_Договоров_2023». Пароль изменен на временный, сообщен приемнику в запечатанном конверте № 12. | Доступ подтвержден, вход выполнен |
Принимающая сторона подтверждает получение физических носителей в рабочем состоянии, работоспособность ключей ЭЦП и доступ к облачным ресурсам. Претензий нет.
Ответственность за сохранность конфиденциальной информации (пароли, ключи ЭЦП, данные 1С) с момента подписания акта ложится на принимающую сторону.
ПЕРЕДАВШИЙ ПРИНЯВШИЙ
/Подпись/ _____________ /Сидоров А.П./ /Подпись/ _____________ /Козлова М.И./
Расшифровка подписи Расшифровка подписи
Типичные ошибки при оформлении и как их избежать
| Ошибка | Последствия | Как правильно |
|---|---|---|
| Отсутствие описания состояния документов («в хорошем состоянии») | Споры о порче документов при передаче, невозможность предъявить претензии. | Обязательно указывать состояние каждого дела/документа. При повреждении — составлять отдельный акт о повреждении. |
| Неуказание срока хранения (для архива) | Риск преждевременного уничтожения или бесконечного хранения «мусора». | Срок хранения берется из утвержденной Номенклатуры сроков хранения документов организации. |
| Передача оригиналов вместо копий (или наоборот) без отметки | Потеря юридической силы документов, проблемы при проверках (НС, суд). | В графе «Примечание» или отдельной колонке четко писать: «Оригинал», «Копия», «Нотариально заверенная копия», «Копия, заверенная организацией». |
| Отсутствие подписи одной из сторон | Документ не имеет юридической силы, факт передачи не доказан. | Акт подписывают ОБЕ стороны. Если одна сторона отказывается — составлять акт комиссии (не менее 3 человек) с описанием обстоятельств. |
| Расхождение данных акта и описи дел / вложения | Путаница в архиве, отказ архива в приеме дел. | Данные акта должны в точности соответствовать Описи дел (формы 0331080 или внутренней). Проводить сверку перед подписанием. |
| Передача документов с истекшим сроком хранения без акта экспертизы стоиности | Нарушение закона об архивном деле, невозможность легального уничтожения. | Перед сдачей в архив или уничтожением ОБЯЗАТЕЛЬНА экспертиза стоиности (Комиссия по экспертизе) и составление Акта отбора к уничтожению. |
Электронный документооборот (ЭДО) и акты
При использовании систем ЭДО (СБИС, Диадок, Контур.Экстерн, 1С-ЭДО) акт приема-передачи документов может оформляться в виде электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) обеих сторон.
- Формат: Обычно XML (по стандартам ФНС) или PDF с вложенной подписью (PAdES / CAdES).
- Юридическая сила: Равна бумажному оригиналу (ст. 6, 9 ФЗ № 63-ФЗ «Об электронной подписи», ст. 9 ФЗ-402).
- Особенность: В теле электронного акта или во вложении должен быть структурированный реестр передаваемых файлов (хэш-суммы, названия, размеры).
- Хранение: Электронные акты хранятся в системе ЭДО оператора или в локальном архиве организации в соответствии с требованиями к архивированию ЭД (Приказ Минкультуры № 526, ГОСТ Р 7.0.100-2018).
Хранение и учет актов приема-передачи
- Срок хранения актов внутри организации: Обычно 5 лет (как первичная документация), но если акт подтверждает передачу документов длительного хранения (персональные дела, 75 лет, бухгалтерия — 5-50 лет), акт хранится столько же, сколько и переданные документы, либо до подтверждения факта приема в архиве.
- Учет: Акты регистрируются в журнале регистрации актов приема-передачи документов (или в общем журнале регистрации первичных документов).
- Нумерация: Сквозная по организации или по структурным подразделениям в течение календарного года.
Грамотное оформление акта приема-передачи документов — это не просто бюрократическая формальность, а инструмент управления рисками. Он фиксирует ответственность, подтверждает подлинность и полноту переданной информации, защищает от обвинений в потере или подделке документов.
Ключевые правила:
- Утвердите единую форму акта в локальном акте организации.
- Всегда составляйте акт в 2 экземплярах (по одному на сторону).
- Детально описывайте каждый документ/дело (наименование, даты, номера, листы, состояние).
- Обязательно указывайте основание (приказ, договор).
- Получайте подпись принимающей стороны в момент фактической передачи.
- Для архивной сдачи строго следуйте форме № 0331080 и требованиям Номенклатуры сроков хранения.
Использование приведенных выше образцов как базы для разработки собственных форм позволит навести порядок в документообороте и избежать проблем при проверках контролирующих органов, аудитах или судебных спорах.