Акт приёма-передачи автомобиля — это документ, который фиксирует факт передачи транспортного средства от одного лица другому. В корпоративной практике такой акт часто оформляется при передаче автомобиля директору организации: например, при покупке машины компанией, при выдаче служебного автомобиля руководителю в пользование или при смене директора. В этой статье разберём, зачем нужен документ, как его правильно составить и приведём образец.

Зачем нужен акт приёма-передачи автомобиля директору

Документ выполняет несколько важных функций:

• Подтверждение факта передачи. Акт фиксирует дату, время и условия передачи автомобиля, что исключает споры о моменте перехода ответственности.
• Фиксация состояния автомобиля. В акте описываются техническое состояние, пробег, комплектация и имеющиеся повреждения на момент передачи.
• Распределение ответственности. С момента подписания акта материальная ответственность за автомобиль переходит к принимающей стороне — директору.
• Бухгалтерский и налоговый учёт. Акт служит первичным документом для постановки автомобиля на баланс или списания, оформления командировочных и топливных расходов.
• Защита интересов сторон. При возникновении споров (штрафы, ДТП, повреждения) акт помогает установить, кто отвечал за автомобиль в конкретный период.

В каких ситуациях оформляется

1. Передача директору служебного автомобиля в постоянное или временное пользование.
2. Передача автомобиля новому директору при смене руководителя организации.
3. Передача автомобиля от учредителя (собственника) директору для выполнения служебных задач.
4. Возврат автомобиля от директора обратно организации.
5. Передача автомобиля между структурными подразделениями, где ответственным лицом назначен директор.

Обязательные сведения в акте

Унифицированной формы акта законодательством не установлено, поэтому организация вправе разработать собственный бланк. Однако документ должен содержать следующие обязательные реквизиты:

• наименование документа, «Акт приёма-передачи автомобиля»;
• дата и место составления;
• реквизиты сторон: наименование организации, ФИО и должность передающего и принимающего лица, данные доверенности (если действует представитель);
• основание передачи (приказ, договор, решение учредителей);
• идентификационные данные автомобиля: марка, модель, год выпуска, VIN-номер, государственный регистрационный знак, цвет, номера двигателя и кузова;
• данные документов на автомобиль: ПТС, СТС (серия, номер, кем выданы);
• пробег на момент передачи;
• описание технического состояния и комплектации (наличие ключей, запасного колеса, домкрата, знака аварийной остановки, аптечки, огнетушителя);
• перечень выявленных дефектов и повреждений;
• подписи сторон с расшифровкой.

Образец акта приёма-передачи автомобиля директору

АКТ № ___
приёма-передачи автомобиля

г. ____________ «___» __________ 20___ г.

Общество с ограниченной ответственностью «___________» (ОГРН __________, ИНН __________), в лице ______________________, действующего на основании ______________________, именуемое в дальнейшем «Передающая сторона», передало, а ______________________ (ФИО директора), именуемый «Принимающая сторона», принял автомобиль:

• Марка, модель: ______________________
• Год выпуска: __________
• VIN: ______________________
• Гос. регистрационный знак: __________
• Цвет: __________
• ПТС: серия, номер __________, выдан __________
• СТС: серия, номер __________
• Пробег на момент передачи: __________ км

Техническое состояние: автомобиль находится в исправном состоянии / имеются следующие недостатки: ______________________.

Комплектация: ключи — ___ компл., запасное колесо, домкрат, знак аварийной остановки, огнетушитель, аптечка, иное: __________.

Принимающая сторона осмотрела автомобиль, претензий по состоянию и комплектации не имеет. С момента подписания настоящего акта ответственность за автомобиль несёт Принимающая сторона.

Акт составлен в двух экземплярах, по одному для каждой из сторон.

Передал: __________ / __________ /     Принял: __________ / __________ /

На что обратить внимание при составлении

• Тщательно фиксируйте повреждения. Все царапины, вмятины и неисправности лучше описать подробно, при возможности — приложить фотографии.
• Указывайте основание передачи. Ссылка на приказ или договор придаёт документу юридическую силу.
• Проверяйте полномочия. Если акт подписывает не директор, а представитель, необходима доверенность.
• Согласуйте с учётной политикой. Форму акта, используемого как первичный документ, следует закрепить в учётной политике организации.
• Храните документ. Акт хранится вместе с документами на автомобиль не менее установленных сроков архивного хранения (как правило, 5 лет).

Акт приёма-передачи автомобиля директору — простой, но юридически значимый документ, который защищает интересы как организации, так и руководителя. Грамотно составленный акт с подробным описанием состояния и комплектации автомобиля поможет избежать споров и корректно отразить операцию в учёте. Используйте приведённый образец как основу, адаптируя его под особенности вашей ситуации.