Несмотря на то, что законодательство упростило использование печатей и сделало их необязательными для большинства коммерческих организаций, штемпельная продукция по-прежнему широко применяется в делопроизводстве. Печать относится к категории особо охраняемых объектов, поэтому её передача от одного сотрудника другому должна оформляться документально — актом приёма-передачи.
Зачем нужен акт приёма-передачи печати
Ответственность за хранение и сохранность печати несёт конкретное лицо: в небольших компаниях — директор, в крупных организациях — сотрудник, назначенный специальным приказом руководства. Если печать передаётся другому лицу без оформления документов, прежнему хранителю будет сложно доказать свою непричастность в случае неправомерного использования оттиска.
Акт приёма-передачи фиксирует:
- факт передачи печати конкретному лицу;
- дату и время передачи;
- состояние штемпельной продукции на момент передачи;
- распределение ответственности между сторонами.
Когда составляется акт
Основные ситуации, в которых требуется оформление акта:
- Временное отсутствие ответственного лица — отпуск, больничный, длительная командировка.
- Смена ответственного лица, увольнение прежнего хранителя или назначение нового приказом руководителя.
- Передача печати третьему лицу, например, представителю другой организации по соглашению сторон.
- Ликвидация или реорганизация компании — передача печатей на уничтожение или в архив.
Правила оформления акта
Унифицированной формы акта законодательством не установлено, поэтому документ составляется в свободной форме. Его можно написать от руки или распечатать на обычном листе формата А4 либо на фирменном бланке организации.
В акте обязательно указываются:
- наименование документа и дата составления;
- название организации;
- ФИО и должности передающей и принимающей сторон;
- описание передаваемой печати (вид, назначение, реквизиты на оттиске);
- оттиск передаваемой печати непосредственно в акте;
- сведения о состоянии печати;
- подписи обеих сторон с расшифровкой.
Акт составляется в двух или трёх экземплярах: по одному для каждой стороны и, при необходимости, один — для хранения в делах организации.
Простой образец акта приёма-передачи печати
АКТ приёма-передачи печати
г. Москва