В деятельности любой организации, где есть склады, кладовые, магазины или иные места хранения товарно-материальных ценностей, регулярно возникает ситуация смены материально ответственного лица (МОЛ). Это происходит при увольнении сотрудника, его уходе в отпуск, на больничный, при переводе на другую должность или при внутреннем перемещении товара между складами. Во всех этих случаях ключевым документом становится акт приёма-передачи товара между МОЛ.
Что такое акт приёма-передачи между МОЛ и зачем он нужен
Акт приёма-передачи товара (материальных ценностей) — это первичный учётный документ, который фиксирует фактический переход имущества от одного материально ответственного лица к другому, а также состояние этого имущества на момент передачи.
Документ выполняет несколько важных функций:
- подтверждает факт передачи товарно-материальных ценностей из рук в руки;
- закрепляет материальную ответственность за сохранность ценностей за новым лицом;
- фиксирует количество и состояние товара на момент передачи, что позволяет избежать споров в будущем;
- служит основанием для бухгалтерских записей о перемещении ценностей;
- является доказательством в суде при возникновении споров о недостаче или порче имущества.
Когда составляется акт
Акт приёма-передачи товара между МОЛ оформляется в следующих ситуациях:
- Увольнение материально ответственного сотрудника — перед уходом он обязан сдать все ценности, числящиеся за ним.
- Уход в отпуск или на длительный больничный — ценности временно передаются другому работнику.
- Перевод сотрудника на другую должность или в другое подразделение.
- Приём нового сотрудника на должность, связанную с материальной ответственностью.
- Внутреннее перемещение товара между складами, магазинами или подразделениями, за которые отвечают разные МОЛ.
- Проведение инвентаризации при смене материально ответственного лица.
Важно помнить: договор о полной материальной ответственности может быть заключён только с работником, достигшим 18 лет. Именно этот договор вместе с актом приёма-передачи позволяет взыскать с сотрудника ущерб в полном размере при утрате или порче ценностей.
Форма документа
Законодательство не утверждает унифицированную форму акта приёма-передачи материальных ценностей. Организация вправе разработать собственный бланк и закрепить его в учётной политике. При этом, поскольку акт является первичным учётным документом, он должен содержать обязательные реквизиты, предусмотренные ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте»:
- наименование документа («Акт приёма-передачи товарно-материальных ценностей»);
- дата составления;
- наименование организации;
- содержание хозяйственной операции (приём-передача ценностей);
- измерители операции в натуральном и денежном выражении;
- должности, ФИО и подписи лиц, совершивших операцию и ответственных за её оформление.
Как правильно оформить акт: пошаговая инструкция
Шаг 1. Подготовка
Перед передачей ценностей руководитель организации обычно издаёт приказ о смене материально ответственного лица и, при необходимости, о проведении инвентаризации. Передача товара без фактической проверки его наличия — грубая ошибка: принимающая сторона рискует «принять» недостачу.
Шаг 2. Пересчёт и сверка
Обе стороны (сдающее и принимающее МОЛ) совместно пересчитывают товар, сверяют его с данными учёта (карточками складского учёта, остатками в программе). Расхождения фиксируются отдельно.
Шаг 3. Заполнение акта
В акте указываются:
- реквизиты организации;
- дата и место составления;
- основание передачи (приказ, договор, увольнение и т.д.);
- ФИО и должности сдающего и принимающего лиц;
- подробный перечень передаваемых ценностей: наименование, артикул, единица измерения, количество, цена, сумма, состояние;
- итоговые суммы;
- примечания (выявленные расхождения, дефекты).
Шаг 4. Подписание
Акт составляется минимум в двух экземплярах — по одному для каждой стороны. Часто делают третий экземпляр для бухгалтерии. Документ подписывают оба МОЛ, а также, при необходимости, руководитель или председатель инвентаризационной комиссии.
Образец акта приёма-передачи товара между МОЛ
Ниже приведён примерный шаблон, который можно адаптировать под нужды организации:
ООО «Пример»
АКТ № ___
приёма-передачи товарно-материальных ценностей
г. Москва &