Акт проверки расходования — это первичный учетный документ, который фиксирует результаты проверки целевого и законного использования денежных средств, материалов или иных активов. Составление такого акта обязательно при контроле за расходованием бюджетных средств, грантов, субсидий, а также при отчетности подотчетных лиц и проверке хозяйственных операций.

В данной статье подробно разбираем правовые основы, структуру документа, порядок составления комиссии и предоставляем типовой образец акта, который можно адаптировать под нужды вашей организации.

Правовые основы составления акта

Оформление акта проверки расходования регулируется рядом нормативных правовых актов РФ. Главные из них:

• Федеральный закон от № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (ст. 9) — устанавливает обязательные реквизиты первичных учетных документов.
• Бюджетный кодекс РФ (ст. 210, 211) — регулирует порядок расходования бюджетных средств и контроль за их использованием (для госучреждений и получателей субсидий).
• Налоговый кодекс РФ (ст. 252, 313) — определяет требования к документам, подтверждающим расходы для целей налогообложения (налог на прибыль, НДС).
• Постановление Минфина РФ от № 257н — утвердило единые формы первичной учетной документации (хотя единой формы акта проверки расходования нет, реквизиты должны соответствовать 402-ФЗ).
• Внутренние локальные нормативные акты организации, Положение о проверке расходования, Положение о подотчетных лицах, Политика учета.

Когда требуется акт проверки расходования

Документ составляется в следующих основных ситуациях:

1. Проверка отчетов подотчетных лиц — при сдаче отчета о расходовании выданных под отчет денежных средств (авансов).
2. Целевое использование грантов и субсидий, по требованию донора или грантовода (Миннауки, Президентские гранты, региональные субсидии).
3. Внутренний аудит и ревизия — плановые или внеплановые проверки финансово-хозяйственной деятельности.
4. Строительство и капитальный ремонт — проверка расходования средств по сметным документам (КС-2, КС-3, акты выполненных работ).
5. Проверка расходования материальных ценностей — списание сырья, материалов, ТМЦ в производство.

Состав проверочной комиссии

Для легитимности акта проверка должна проводиться коллективным органом — комиссией. Приказ (распоряжение) о создании комиссии изготавливается до начала проверки.

Типовый состав комиссии:

• Председатель, руководитель организации, зам. директора по экономике или главный бухгалтер.
• Члены комиссии, бухгалтеры (ответственные за соответствующие участки), юрист, экономист, представитель контролирующего органа (если проверка внешняя), специалисты по профилю расходований (например, инженер-сметчик на стройке).
• Секретарь, ведет протокол заседания, оформляет итоговый акт.

Важно: Лица, непосредственно ответственные за расходование проверяемых средств (казначей, подотчетное лицо, кладовщик), в состав комиссии входить не должны (принцип независимости).

Обязательные реквизиты акта (по ст. 9 ФЗ-402)

Любой первичный документ, включая акт проверки, должен содержать:

1. Наименование документа («Акт проверки расходования…»).
2. Дата составления.
3. Наименование организации (юридического лица).
4. Содержание хозяйственной операции (суть проверки: что, за какой период, по какому основанию проверялось).
5. Количественные и качественные характеристики (суммы, объемы, проценты расходования, выявленные отклонения).
6. Должности лиц, совершивших операцию и ответственных за её оформление (ФИО, подписи, расшифровка подписей).

Структура и наполнение акта проверки расходования

Единой утвержденной формы (как КС-2 или КС-3) для общего акта проверки расходования не существует. Организация разрабатывает форму самостоятельно в учетной политике. Ниже приведена рекомендуемая структура.

Шапка документа

• Полное наименование организации.
• Код по ОКПО (опционально).
• Наименование документа: АКТ ПРОВЕРКИ РАСХОДОВАНИЯ.
• Номер и дата приказа о создании комиссии.
• Место составления (город, населенный пункт).
• Дата составления акта.

Основание и объект проверки

Указывается, ЧТО проверяется и ПО ЧЕМУ:

• Объект: отчет подотчетного лица Иванова И.И. за октябрь 2026 г.; расходование гранта № 123 от ; расходование средств по договору подряда № 456.
• Период проверки: с по .
• Нормативная база: Положение о подотчетных лицах, Договор гранта, Смета расходов, Бюджетный кодекс РФ.

Состав комиссии

Таблица с ФИО, должностью, основанием участия (приказ №… от..;).

Ход проверки и установленные факты (Основная часть)

Это самая важная секция. Она должна содержать конкретные цифры и ссылки на приложения.

Пример структуры таблицы:

Выявленные нарушения и недостатки

Перечисляются пунктами с указанием:

• Суть нарушения (превышение лимитов, отсутствие чеков, нецелевое расходование, нарушение сроков).
• Ссылка на нарушенный нормативный акт или локальный документ.
• Сумма нарушения.
• Виновистое лицо (должность, ФИО).

• Полное соответствие: «Комиссия установила, что расходование средств произведено в полном соответствии с утвержденной сметой/договором/планом. Нарушений не выявлено. Одобрить отчет.»
• Частичное соответствие: «Выявлены незначительные нарушения оформления (п. 5.5), не влияющие на целевое расходование. Одобрить отчет с замечанием. Направить служебную записку ответственным лицам об устранении нарушений в срок до ДД.ММ.ГГГГ.»
• Несоответствие: «Выявлены факты нецелевого расходования средств на сумму ХХХ руб. (п. 5.5). Предлагать: взыскать сумму с виновных лиц, составить акт о причинении ущерба, направить материалы в правоохранительные органы (при наличии состава преступления). Не одобрять отчет.»

Приложения

Список документов, составляющих неотъемлемую часть акта:

1. Копия приказа о создании комиссии.
2. Проверяемый отчет (авансовый, грантовый) с приложениями (чеки, квитанции, акты, накладные).
3. Сверка расчетов с контрагентами.
4. Объяснения проверяемых лиц (письменные);
5. Фотофиксация (для стройки, закупки ТМЦ).

Подписи

Подписывают все члены комиссии (председатель, члены, секретарь).

Формат: Подпись / Расшифровка подписи / Дата.

При наличии несогласия отдельного члена комиссии, он ставит подпись с пометкой «С особым мнением» и прилагает письменное обоснование.

Типовой образец акта (Текстовый шаблон)

АКТ ПРОВЕРКИ РАСХОДОВАНИЯ ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ
№ __________ от «___» _____________ 20__ г.
г. ________________________________

Мы, нижеподписавшиеся, члены комиссии по проверке расходования денежных средств,
созданной приказом ООО/АО/Учреждения «____________________» № _____ от «___» ________ 20__ г.,
в составе:
Председатель: ____________________________________________ (ФИО, должность)
Члены: ___________________________________________________ (ФИО, должности)
Секретарь: _______________________________________________ (ФИО, должность)

ПРОВЕРИЛИ расходование денежных средств:
Объект проверки: ___________________________________________________________
(Напр.: Отчет подотчетного лица менеджера Петрова П.П. за 3 квартал 2026 г.)
Основание: ________________________________________________________________
(Напр.: Приказ № 123 от г. «О выдаче под отчет», Договор гранта № 456)
Период проверяемых операций: с «___» ________ 20__ г. по «___» ________ 20__ г.
Сумма, подлежащая проверке: ____________________ (________________________) руб.

УСТАНОВИЛИ:

Фактически израсходовано средств: ____________________ (________________________) руб.
Остаток нерасходованных средств (возвращен в кассу/на счет): ________________ руб.
По результатам проверки подтверждающих документов (чеков, БСО, накладных, актов,
 счетов-фактур, платежных поручений) выявлены следующие НЕСООТВЕТСТВИЯ / НЕДОСТАТКИ:

 1) _________________________________________________________________________
 (Описание нарушения, сумма, пункт договора/сметы/положения)
 2) _________________________________________________________________________
 3) _________________________________________________________________________

 (При отсутствии нарушений пишут: «Нарушений финансовой дисциплины и нецелевого
 расходования средств не выявлено. Документы оформлены надлежаще.»)

Расходование средств признать: СООТВЕТСТВУЮЩИМ / ЧАСТИЧНО СООТВЕТСТВУЮЩИМ / НЕ СООТВЕТСТВУЮЩИМ
целям выдачи / условиям договора / утвержденной смете.

ПРЕДЛАГАЕТ:
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
Настоящий акт составлен в ____ экземплярах (по одному для бухгалтерии, проверяемого лица,
руководителя, архива), каждый из которых имеет одинаковую юридическую силу.
ПРИЛОЖЕНИЯ:
Копия приказа о создании комиссии — 1 л.
Проверяемый отчет с приложениями — __ л.
Объяснения проверяемого лица, __ л.
_________________________________________________________________ — __ л.

ПОДПИСИ ЧЛЕНОВ КОМИССИИ:

Председатель: _________________ / _________________________ / «___» ________ 20__ г.
 (Подпись) (Расшифровка)

Член: _________________ / _________________________ / «___» ________ 20__ г.
Член: _________________ / _________________________ / «___» ________ 20__ г.
Секретарь: _________________ / _________________________ / «___» ________ 20__ г.

С ОГЛАСОВАНИЕМ
Руководитель организации: _________________ / _________________________ / «___» ________ 20__ г.
М.П. (при наличии)

Особенности для разных сфер деятельности

Бюджетные учреждения и гранты

• Строгое соответствие Косгу (Классификация расходов по экономическому содержанию).
• Обязательная проверка закупок по 44-ФЗ или 223-ФЗ (если сумма превышает пороги).
• Отчетность в системе «Электронный бюджет» или на портале грантовода (РНФ, Росмолодежь и др.).

Строительство (ФЗ-214, подряд)

• Проверка расходования по КС-2 (Акт приема-передачи выполненных работ) и КС-3 (Справка о стоимости выполненных работ).
• Сверка с локальными сметными расчетами (ЛСР) и объектными сметками.
• Учет сохранности материалов на складе (акт инвентаризации).

Коммерческие организации (Налог на прибыль, НДС)

• Фокус на документарном подтверждении расходов (п. 1 ст. 252 НК РФ): расходы должны быть экономически обоснованными и документарно подтвержденными.
• Проверка правильности определения НДС к вычету (наличие корректных СФ/УПД, учет в книге покупок).
• Риск признания расходов недокументированными — налоговая начисляет доп. налог + штрафы + пени.

Типичные ошибки при оформлении

1. Отсутствие приказа о создании комиссии. Акт подписан людьми, не уполномоченными на проверку.
2. Общие фразы без цифр. «Расходование проверили, все нормально» — такой акт не имеет доказательной силы для налоговой или грантовода.
3. Игнорирование приложений. Акт ссылается на чеки, но их копии не приложены и не пронумерованы.
4. Проверка «себя». Подотчетное лицо входит в комиссию, проверяющую свой отчет.
5. Отсутствие заключения. Есть факты, но нет вывода: «одобрить/не одобрить», «взыскать/не взыскать».
6. Несвоевременность. Акт составлен заведомо поздно (после налоговой проверки или срока сдачи отчета грантоводу).

Хранение и учет акта

• Срок хранения: не менее 5 лет (по перечню типовых управленческой документации, утвержденному Росархивом), для налоговых целей — до истечения срока давности (обычно 3 года после срока сдачи декларации, но безопаснее 5-6 лет). Для грантов, срок, установленный договором гранта (часто 3-5 лет после окончания гранта).
• Учет: Акт регистрируется в журнале учета первичных документов или в ЭДО (электронном документообороте).
• Бухгалтерская проводка: На основании акта делаются проводки по списанию расходов (Дт 20/26/44/91 — Кт 10/60/71/76) или выявлению излишков/недостач (Дт 94/91 — Кт 10/50/76).

Акт проверки расходования — это ключевой инструмент финансового контроля и защиты интересов организации. Грамотно составленный акт с четкими выводами, приложениями и подписями независимой комиссии:

• Снижает налоговые риски при камеральных и выездных проверках ФНС.
• Гарантирует получение следующих траншей грантов и субсидий.
• Является основанием для взыскания ущерба с виновных лиц или возбуждения ДТП/уголовного дела.
• Дисциплинирует сотрудников, ответственных за расходование средств.

Рекомендация: Используйте приведенный выше образец как базу для разработки собственной формы в Учетной политике организации. Для сложных объектов (крупные гранты, стройка, МСП) привлекайте к составлению акта профессиональных аудиторов или юристов, специализирующихся на финансовом праве.

Данная статья носит информационный характер и не является юридической консультацией. При оформлении документов рекомендуется опираться на актуальное законодательство РФ и внутренние локальные акты вашей организации.