Акт проверки состояния делопроизводства — это официальный документ‚ фиксирующий результаты проверки организации документационного обеспечения управления‚ состояния делопроизводства‚ соблюдения сроков хранения‚ правильности формирования дел и их передачи в архив․ Составление акта является обязательной процедурой для выявления нарушений и принятия управленческих решений по их устранению․

Нормативно-правовая база

Порядок проведения проверки и оформления акта регулируется следующими нормативными правовыми актами:

• Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ст․ 14‚ 18), устанавливает обязанности организаций по ведению делопроизводства и обеспечению сохранности документов․
• Приказ Росархива от № 55 «Об утверждении Инструкции по управлению документами‚ образующимся в государственных органах‚ и архивам‚ образующимся в ходе их деятельности» (применяется по аналогии в коммерческих организациях)․
• ГОСТ Р 7․0․8-2013 «Система стандартов по информации‚ библиотечному и издательскому делу․ Архивное дело․ Документы организаций․ Правила формирования дел»․
• ГОСТ Р 7․0․97-2016 «Национальная система стандартизации․ Архивное дело․ Документы организаций․ Требования к составу и параметрам делопроизводства»․
• Федеральный закон от № 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора)» (ст․ 16) — регламентирует форму акта при внешних проверках контролирующими органами;
• Локальные нормативные акты организации (Положение о делопроизводстве‚ Инструкция по номенклатуре дел‚ График проверок)․

Цели и задачи проведения проверки

Плановые или внеплановые проверки состояния делопроизводства проводятся для решения следующих задач:

1. Оценка соответствия реального состояния делопроизводства установленным стандартам (ГОСТ‚ локальные акты)․
2. Проверка соблюдения сроков хранения документов и своевременности их перевода в архив․
3. Контроль правильности формирования дел (обложки‚ внутренние учетные документы‚ прошивка‚ нумерация листов)․
4. Проверка наличия и актуальности номенклатуры дел‚ журнала регистрации входящей/исходящей корреспонденции․
5. Выявление фактов утери‚ порчи или несанкционированного доступа к документам․
6. Подготовка оснований для списания документов с истекшими сроками хранения или передачи в архив․

Состав проверяющей комиссии

Проверку осуществляет комиссия‚ утверждаемая приказом (распоряжением) руководителя организации․ В состав комиссии обычно входят:

• Председатель — заместитель руководителя или начальник административно-хозяйственного отдела․
• Члены — архивариус (ответственный за архив)‚ секретарь/делопроизводитель‚ представители структурных подразделений (по согласованию)․
• Секретарь комиссии — ведет протокол заседания и готовит проект акта․

Структура и реквизиты акта (по ГОСТ Р 7․0․97-2016 и общеделовой практике)

Единой обязательной формы акта для всех организаций (кроме госорганов и нотариусов) не установлено․ Организация разрабатывает свой бланк самостоятельно и утверждает его локальным нормативным актом․ Однако обязательны следующие реквизиты:

Обязательные реквизиты акта:

• Наименование документа: «АКТ проверки состояния делопроизводства»․
• Дата составления (число‚ месяц прописью‚ год)․
• Место составления (населенный пункт)․
• Основание: номер и дата приказа о проведении проверки‚ план проверок․
• Состав комиссии: ФИО‚ должности членов комиссии (председатель‚ члены‚ секретарь)․
• Объект проверки: название структурного подразделения‚ архива или всего организации․
• Период проверки: за какой временной отрезок проводилась проверка (например‚ за 2025 год)․
• Содержательная часть (описание состояния): детальное описание проверенных аспектов (см․ п․ 5)․
• Выявленные нарушения и недостатки: перечень с указанием конкретных дел‚ номеров‚ дат․
• Решения (мероприятия по устранению): конкретные поручения‚ ответственные лица‚ сроки исполнения․
• Подписи: всех членов комиссии с расшифровкой․

Содержательная часть: что проверяеться и как описывается в акте

В основной части акта фиксируются результаты проверки по ключевым направлениям․ Ниже приведен перечень вопросов и примеры формулировок для акта․

Наличие и актуальность локальных нормативных актов

Проверяется: наличие утвержденных Положения о делопроизводстве‚ Номенклатуры дел‚ Графика сроков хранения‚ Инструкции по защите конфиденциальной информации․

Пример записи в акте: «Номенклатура дел на 2025 год утверждена приказом № 12-од от ․ График сроков хранения согласован с архивариусом․ Положение о делопроизводстве актуализировано в 2024 году․ Нарушений не выявлено»․

Состояние регистрации и учета документов

Проверяется: ведение журналов регистрации входящей/исходящей/внутренней корреспонденции (бумажных и электронных)‚ наличие штампов регистрации‚ своевременность регистрации․

Пример записи: «Журналы регистрации входящей (форма № 1) и исходящей (форма № 2) корреспонденции за 2025 год ведутся в электронном виде в СЭД «Диадок»‚ дублируются в бумажном виде․ Пропуски номеров отсутствуют․ Выявлено: 5 входящих писем за март 2025 г․ зарегистрированы с опозданием на 3-5 рабочих дней»․

Формирование дел (по ГОСТ Р 7․0․8-2013)

Проверяется: соответствие составов дел номенклатуре‚ правильность оформления обложек (форма инв․ № 1)‚ заполнение внутренних учетных документов (форма инв․ № 2)‚ прошивка‚ нумерация листов‚ наличие листовок-свидетельств․

Пример записи: «Проверено 45 дел по номенклатуре за 2024 год․ В 3-х делах (№№ 12‚ 15‚ 28 по номенклатуре) отсутствуют листы учета документов (форма инв․ № 2)․ В деле № 22 нарушена хронологическая последовательность документов․ Обложки дел заполнены полностью‚ прошивка выполнена качественно»․

Исполнение документов и контроль сроков

Проверяется: наличие отметок об исполнении на документах‚ соблюдение сроков исполнения поручений руководителя‚ работа с контролем․

Пример записи: «Процент исполнения поручений за год составил 92%․ 8 поручений исполнены с просрочкой от 5 до 20 дней․ Контрольные отметки на документах проставлены не во всех случаях»․

Сохранность и условия хранения

Проверяется: соответствие условий хранения требованиям (температура‚ влажность‚ освещение‚ пожаробезопасность)‚ наличие противопожарного оборудования‚ ограждение архивных помещений‚ учет ключей․

Пример записи: «Архивное помещение соответствует требованиям: температура 18-20°C‚ влажность 50-55%․ Пожарная сигнализация исправна․ Огнетушители прошли проверку в 2025 г․ Ключи от архива хранятся у архивариуса и зама‚ журнал выдачи ключей ведется»․

Работа с электронными документами и СЭД

Проверяется: соответствие СЭД требованиям ФЗ-63 (ЭЦП)‚ наличие реестров электронных документов‚ обеспечение юридической значимости‚ резервное копирование․

Подготовка документов к списанию/передаче в архив

Проверяется: проведение экспертизы документов‚ составление акта экспертизы (форма инв․ № 3)‚ оформление описей к передаваемым в архив делам․

Пример записи: «Экспертиза документов с истекшими сроками хранения за 2015-2017 гг․ проведена․ Акт экспертизы № 5 от составлен․ К передаче в архив подготовлено 120 дел (опись № 1)․ К уничтожению отобрано 45 единиц хранения (акт № 6)»․

Образец заполнения акта (структурный шаблон)

Ниже приведена структура типового акта‚ которую можно перенести в Word (DOCX) и адаптировать под бланк организации․

Порядок действий после составления акта

1. Согласование: Проект акта доводится до сведения руководителя организации․
2. Утверждение: Руководитель ставит визу на акте или издает приказ (распоряжение) «По результатам проверки состояния делопроизводства»‚ в котором перечислены поручения‚ ответственные и сроки․
3. Исполнение: Ответственные лица устраняют выявленные нарушения в установленные сроки․
4. Контроль исполнения: Секретарь комиссии (или архивариус) контролирует выполнение поручений по истечении сроков․
5. Хранение акта: Один экземпляр акта хранится в архиве организации (срок хранения — согласно номенклатуре‚ обычно 5–10 лет или до следующей проверки)‚ второй, в проверяемом подразделении или в деле по организации делопроизводства․

Типичные ошибки при оформлении акта

• Отсутствие приказа о создании комиссии и проведении проверки․ Акт без основания не имеет юридической силы․
• Общие формулировки без конкретики․ Фраза «Нарушения в оформлении дел имеются» недопустима․ Необходимо указывать: «В деле № 5 по номенклатуре 2024 г․ отсутствует обложка‚ листы не пронумерованы»․
• Отсутствие мероприятий по устранению (раздела «Решения»)․ Акт не должен быть констатативным фактом‚ он — инструмент управления․
• Неполный состав комиссии․ Если в приказа указаны 5 человек‚ а подписали 3 — акт может быть признан недействительным․
• Игнорирование электронного документооборота․ Проверка только бумажных дел при наличии СЭД делает акт неполным․
• Несвоевременная передача акта в архив․ Акт является архивным документом и должен учитываться в описи․

Особенности для отдельных категорий субъектов

Государственные и муниципальные органы

Обязаны использовать формы‚ утвержденные Приказом Росархива № 55 (Инструкция по управлению документами)․ Акт внешней проверки (прокуратурой‚ Росархивом) составляется по форме‚ утвержденной Постановлением Правительства РФ (в соответствии со ст․ 16 ФЗ-294)․

Нотариусы

Используют специальную форму: Справка по итогам проверки исполнения нотариусом правил нотариального делопроизводства‚ утвержденную Приказом Минюста России от № 394 (ред․ от )․

Коммерческие организации

Имеют право самостоятельно разрабатывать форму акта‚ закрепляя её в Положении о делопроизводстве․ Рекомендуется опираться на требования ГОСТ Р 7․0․97-2016․

Грамотно составленный акт проверки состояния делопроизводства — это не просто формальность для отчетности‚ а эффективный инструмент управления документооборотом․ Он позволяет своевременно выявить риски потери документов‚ нарушений законодательства об архивном деле и информационной безопасности․ Регулярные проверки (плановые — ежегодно‚ внеплановые — при смене ответственных лиц‚ переезде‚ внедрении СЭД) и качественная проработка раздела «Решения» акта гарантируют упорядоченность делопроизводства и готовность организации к любым внешним проверкам контролирующих органов․

Рекомендация: Используйте приведенный выше структурный шаблон для создания собственного бланка в MS Word‚ добавьте реквизиты организации (логотип‚ ОГРН‚ ИНН) и утвердите его приказом руководителя․ Сохраните файл как шаблон (․dotx) для регулярного использования․