В бухгалтерской практике часто возникает ситуация‚ когда подотчетное лицо предоставляет на подтверждение расходов только кассовый (товарный) чек‚ полученный от онлайн-кассы (ККТ). Однако по правилам бухгалтерского учета и налоговому законодательству кассовый чек не всегда является самодостаточным первичным документом для списания средств на расходы организации. В таких случаях требуется составление дополнительного документа, акта расходов по чеку (или акта приема-передачи товаров/услуг‚ оформленного на основании чека).

Ниже подробно разбираем‚ когда нужен такой акт‚ как его правильно оформить в 2025–2026 годах‚ какие реквизиты обязательны и как избежать ошибок‚ которые приводят к отказу в налоговом вычете или непризнанию расходов по налогу на прибыль.

Правовая база: почему одного чека может быть недостаточно

Согласно ФЗ-402 «О бухгалтерском учете» (ст. 9)‚ первичный учетный документ должен содержать обязательные реквизиты: наименование документа‚ дату составления‚ наименование организации‚ содержание хозяйственной операции (факта хозяйственной жизни)‚ измерение в натуральных и денежных терминах‚ должностные лица‚ совершившие операцию‚ и их подписи.

Кассовый чек (БСО)‚ выдаваемый покупателю — физическому лицу‚ часто не содержит реквизитов покупателя (ИНН‚ наименование организации)‚ что делает его формально неполным первичным документом для юрлица или ИП. Позиция Минфина и судебной практики (в т.ч. консультации КонсультантПлюс‚ письма ФНС) сводится к следующему:

• Для целей налога на прибыль (ст. 252 НК РФ): расходы‚ подтвержденные чеком без реквизитов юрлица‚ могут быть приняты‚ если есть иные надлежаще оформленные документы‚ подтверждающие хозяйственный смысл операции и ее связь с деятельностью организации.
• Для целей УСН (доходы минус расходы): требования к документам аналогичны налогу на прибыль (ст. 346.16 НК РФ).
• Для авансового отчета (Приказ Минфина № 52н‚ форма 0504505): чек приложяется к отчету‚ но бухгалтер должен убедиться‚ что расходы произведены в интересах организации. Акт расходов служит именно этим внутренним подтверждением.
• Бюджетная сфера (Приказ Минфина № 52н‚ п. 6 Указаний № 3210-У): сумма расходов отражается в учете на основании авансового отчета с приложением документов‚ подтверждающих расходы. Товарный чек без реквизитов БСО не является бланком строгой отчетности.

Когда необходимо составлять Акт расходов по чеку

1. В чеке отсутствуют реквизиты покупателя-организации/ИП (чек выдан на физлицо).
2. Чек не детализирует назначение платежа (например‚ просто «Товары» или «Услуги» без перечня‚ количества и цен за единицу‚ позволяющих идентифицировать объект учета).
3. Приобретение товаров/материалов на склад — требуется акт приема-передачи (ТОРГ-12 в упрощенном виде или свой формуляр) для оприходования на складской учет.
4. Оплата услуг/работ — требуется акт приема-передачи выполненных работ/оказанных услуг (своей формы или по единой форме КС-2/КС-3 для стройки)‚ подписанный исполнителем и заказчиком.
5. Командировочные расходы (гостиница‚ проезд) — чек подтверждает оплату‚ но служебная записка/приказ и билеты подтверждают деловую цель. Акт здесь не нужен‚ но чек к авансовому отчету обязателен.

Структура и обязательные реквизиты Акта расходов (Образец 2026 г.)

Единой утвержденной формы акта расходов по чеку не существует. Организация разрабатывает его самостоятельно и утверждает в учетной политике (п. 4 ст. 9 ФЗ-402). Ниже приведен рекомендуемый состав реквизитов‚ соответствующий требованиям ст. 9 ФЗ-402 и актуальным изменениям в ККТ (ФЗ-54‚ 176-ФЗ от 2024 г.).

Ключевые изменения 2025–2026 годов‚ влияющие на оформление

Новые ставки НДС в чеках (с )

Согласно 176-ФЗ от ‚ с 1 января 2025 года в кассовых чеках (и чеках коррекции) стали обязательными новые варианты ставок НДС: 5% и 7% (расчетные: 5/105 и 7/107)‚ наряду с существующими 20%‚ 10%‚ 0%‚ «без НДС».

Важно для акта: В табличной части акта расходов обязательно указывайте ставку НДС именно так‚ как она указана в фискальном чеке. Если чек выдан со старой прошивкой ККТ и не содержит новых ставок (для переходного периода)‚ в акте ставка должна соответствовать реальному расчету (например‚ «20%» или «5%»); Несоответствие ставки в акте и в чеке — грубая ошибка при камеральной проверке.

Обязательные реквизиты чека ККТ (ФЗ-54‚ ред. 2024-2025)

Для того чтобы чек был принят к учету без вопросов‚ он должен содержать (п. 1 ст. 4.7 ФЗ-54):

• Наименование товара/работы/услуги (с указанием количества и цены).
• ИНН продавца.
• Признак способа расчета (полный расчет‚ предоплата‚ аванс‚ частичный расчет и т.д.).
• Признак предмета расчета (товар‚ платеж‚ услуга и др.).
• Сумма НДС по каждой ставке (в т.ч. 5%‚ 7%).
• Регистрационный номер ККТ и фискальный номер (ФН)‚ фискальный признак документа (ФПД).
• Дата и время формирования чека.
• Код товара (ГТИН/КТУ) — для маркируемых товаров (обувь‚ одежда‚ лекарства‚ шины‚ фотоаппараты и др.) — обязательно с 2024-2025 гг.

Если в чеке нет кода маркировки для маркируемого товара — такой чек не подтверждает легальность оборота товара‚ расходы по нему рискуют быть непризнаны. Акт расходов не лечит дефект самого чека.

Авансовый отчет и копии чеков

По разъяснениям ФНС и Минфина (в т.ч. материалы Бухгалтер.рф)‚ распечатки электронных чеков (ЭЧ)‚ полученные по email или в приложении «Мой чек» (ФНС)‚ имеют равную юридическую силу с бумажными. Их можно приложить к авансовому отчету. В акте расходов в реквизите «Основание» указывается ФД и ФПД электронного чека.

Пошаговая инструкция заполнения Акта

1. Шапка: Наименование организации (полное или сокращенное‚ как в Уставе)‚ дата акта (обычно дата составления авансового отчета или дата чека)‚ номер акта (сквозная нумерация или по номеру авансового отчета).
2. Основание: Ссылка на авансовый отчет (№‚ дата) и на кассовый чек (Номер чека/ФД‚ ФПД‚ дата‚ ИНН продавца‚ наименование продавца).
3. Подотчетник: ФИО‚ должность‚ табельный номер.
4. Табличная часть (самое важное):
   • Расшифруйте сокращенные названия из чека в полные понятные для учета названия (например‚ чек: «Канцтовары» -> Акт: «Ручки шариковые синие 0.5мм пачка 10шт»).
   • Укажите единицы измерения (шт‚ кг‚ м‚ уп‚ пач) — они должны совпадать с учетной политикой и номенклатурой 1С/другой программы.
   • Обязательно разнесите суммы по ставкам НДС (20%‚ 10%‚ 5%‚ 7%‚ 0%‚ без НДС). Это критично для заполнения Книги покупок и декларации по НДС.
   • Укажите коды КТУ/ГТИН для маркируемых товаров — это облегчит заполнение УПД/СЧФ и отчетность по «Честному знаку».
5. Назначение расходов: Четко пропишите бизнес-цель: «На офисные нужды»‚ «На ремонт авто гос. знак А123ВС77»‚ «На материалы для выполнения Договора № 5 от ». Фраза «Хозяйственные нужды» — рискованна для налоговой.
6. Подписи: Минимальный набор: Подотчетник (получил/купил) + Бухгалтер (проверил соответствие чеку и учетной политике) + Руководитель/Уполномоченное лицо (утвердил к списанию). В бюджетных учреждениях — согласно Приказу № 52н (глава‚ главный бухгалтер‚ кассир).

Типичные ошибки и риски

Особенности для разных режимов налогообложения

ОСНО (Общая система) — НДС и Налог на прибыль

• Акт расходов — основа для заполнения Книги покупок (если нет счета-фактуры/УПД от поставщика‚ а есть только чек ККТ с НДС).
• Для принятия к вычету «входного» НДС по чеку ККТ (тег 1105 «Сумма НДС») чек должен содержать все реквизиты сч-фактуры в упрощенном виде (п. 3.1 ст. 169 НК РФ). Акт расходов фиксирует этот факт для внутреннего контроля.
• Расходы по налогу на прибыль признаются‚ если подтверждены документами (чек + акт) и направлены на получение дохода (ст. 252 НК РФ).

УСН «Доходы минус расходы»

• Книга учета доходов и расходов (КУДиР) заполняется на основании первичных документов. Акт расходов по чеку, и есть тот самый первичный документ‚ который легализует расход в КУДиР.
• Важно: расход учитывается по кассовому методу (в день оплаты — дата чека). Акт составляеться в этот же период.

Патент (ПСН) / АУСН

• Расходы не учитываются для расчета налога‚ но учет ведется для целей ст. 9 ФЗ-402 (имущественные обязательства‚ инвентаризация). Акт расходов нужен для оприходования имущества/материалов на баланс.

Бюджетные учреждения (Казенные/Автономные)

• Строгое соблюдение Приказа Минфина № 52н и Указаний Казны № 3210-У.
• Авансовый отчет (ф. 0504505) — основной документ. Акт расходов по чеку оформляется как приложение к нему или как внутренний первичный документ (форма по учетной политике) для оприходования МЦ/запасов на счете 105/292/293.
• Товарный чек без реквизитов БСО не принимается как единственный документ без акта/отчета.

Электронный документооборот (ЭДО) и Акт расходов

В 2025–2026 годах большинство организаций переходит на бескागовый авансовый отчет. Акт расходов по чеку оформляется в виде электронного документа (XML/PDF с ЭП) в системе ЭДО (СБИС‚ Диадок‚ 1С-ЭДО‚ Контур).

• Скан/фото чека прикрепляется файлом к документу «Акт расходов» или «Авансовый отчет».
• Подписи ставится усиленными/квалифицированными ЭП ответственных лиц.
• Хранение — в электронном архиве не менее 5 лет (ст. 29 ФЗ-402).

Резюме: чек-лист для бухгалтера перед проведением

1. [ ] Чек прошел проверку в приложении ФНС (ФД‚ ФПД‚ ИНН продавца‚ сумма‚ НДС валидны).
2. [ ] Акт расходов составлен по форме‚ утвержденной в Учетной политике.
3. [ ] Все реквизиты ст. 9 ФЗ-402 заполнены (наименование‚ дата‚ организация‚ содержание‚ меры‚ лица‚ подписи).
4. [ ] Наименования товаров в акте расшифрованы и совпадают с номенклатурой учета.
5. [ ] Ставки НДС в акте в точности повторяют чек (в т.ч. новые 5% и 7%).
6. [ ] Указано бизнес-назначение расходов (счет дебета: 20‚ 26‚ 44‚ 23‚ 25 и т.д.).
7. [ ] Подписи подотчетника‚ бухгалтера‚ руководителя стоят (ЭП или «живые»).
8. [ ] Акт и чек прикреплены к Авансовому отчету (бумажному или электронному).
9. [ ] Проводки сделаны: Дт 10/26/44/23 — Кт 71 (списание аванса)‚ Дт 19 — Кт 68 (НДС вычет — если ОСНО и чек дает право).

Акт расходов по чеку — это не бюрократия ради бюрократии‚ а обязательный инструмент приведения кассового чека (который ориентирован на защиту прав потребителя-физлица) в соответствие с требованиями бухгалтерского и налогового учета организаций; В условиях тотального контроля онлайн-касс (ФНС видит каждый чек в реальном времени) и ужесточения требований к реквизитам (новые ставки НДС‚ маркировка‚ коды КТУ)‚ грамотно оформленный акт расходов, это главная защита организации от начислений по итогам камеральных проверок (п. 1 ст. 88 НК РФ) и выездных проверок.

Используйте представленный выше образец как базу для разработки собственной формы в учетной политике на 2026 год‚ автоматизируйте заполнение через 1С или ЭДО‚ и вопросы с подотчетными лицами и кассовыми чеками перестанут быть проблемой.

Данная статья носит информационный характер и не является правовым консультированием. При оформлении первичных документов рекомендуется опираться на актуальное законодательство (НК РФ‚ ФЗ-402‚ ФЗ-54‚ Приказы Минфина) и учетную политику вашей организации.