Работа с самозанятыми (плательщиками налога на профессиональный доход, НПД) стала стандартной практикой для многих бизнесов. Однако вопросы документального оформления отношений остаются актуальными. Главный документ, фиксирующий факт оказания услуг или выполнения работ — Акт сдачи-приемки выполненных работ (оказанных услуг).
В этой статье подробно разберем, обязателен ли акт в 2026 году, как его правильно составить после отмены унифицированных форм, какие реквизиты обязательны, и предоставим структуру актуального образца.
Обязан ли самозанятый составлять акт? Позиция закона и практика
Согласно ст. 4 Закона № 422-ФЗ «О проведении эксперимента по установлению особого налогового режима «Налог на профессиональный доход»», плательщик НПД не обязан выдавать заказчику акт выполненных работ. Подтверждением факта получения дохода и основанием для расчета налога является чек, сформированный в приложении «Мой налог».
Однако на практике акт необходим заказчику (ИП или организации) по следующим причинам:
- Бухгалтерский и налоговый учет заказчика: Для списания расходов по налогу на прибыль (ст. 252 НК РФ) и подтверждения ВАТ-вычета (если самозанятый платит НДС, что крайне редко) требуется первичный документ.
- Оформление основных средств/материалов: Если результат работ увеличивает стоимость объекта недвижимости или ТС (например, установка оборудования, ремонт), акт — основание для капитализации затрат (п. 15 ПБУ 6/01, ФСБУ 26/2020).
- Подтверждение хозяйственной целесообразности: Защита от налоговых рисков при проверках ФНС.
- Внутренний контроль: Отслеживание этапов выполнения Договора ГПХ/подряда.
Главное изменение 2026 года: Отмена унифицированных форм
С 1 января 2026 года вступил в силу приказ ФНС России, отменяющий обязательное применение унифицированных форм первичной учетной документации (в т.ч. формы ТОРГ-12 и типовых форм Актов выполненных работ — бывшие Приказ Гостата № 88, Приказ Минфина № 107н).
Что это значит для бизнеса и самозанятых:
- Свобода формы: Стороны могут разработать и утвердить свой бланк акта самостоятельно (в составе учетной политики или приложением к договору).
- Старые бланки не запрещены: Можно продолжать использовать привычные формы (КС-2, КС-3, унифицированный бланк Акта), если они удобны и утверждены в учетной политике.
- Обязательные реквизиты остались прежними (ст. 9 ФЗ-402 «О бухгалтерском учете»).
Обязательные реквизиты Акта в 2026 году
Независимо от формы, документ должен содержать (п. 2 ст. 9 ФЗ-402):
- Наименование документа (например, «Акт сдачи-приемки выполненных работ»).
- Дата составления (день, месяц, год).
- Наименование организации/ИП заказчика и ФИО самозанятого (указать ИНН обеих сторон).
- Содержание факта хозяйственной жизни: перечень выполненных работ/оказанных услуг, их характеристики.
- Объем и стоимость работ (в натуральном и стоимостном выражении).
- Должностные лица/исполнители, отвечающие за оформление, и их подписи с расшифровкой (ФИО, инициалы).
Важно для НПД: Самозанятые, как правило, не являются плательщиками НДС. В акте в графе «НДС» ставится прочерк или пишется «Без НДС» / «НДС не облагается». Если самозанятый добровольно зарегистрировался плательщиком НДС (редкий случай), НДС выделяется отдельной строкой.
Структура актуального образца Акта (Рекомендуемый шаблон)
Ниже приведена структура удобного бланка, который можно скопировать в Word/Excel и адаптировать под свои нужды.
Шапка документа
АКТ СДАЧИ-ПРИЕМКИ ВЫПОЛНЕННЫХ РАБОТ (ОКАЗАННЫХ УСЛУГ) № ___ г. _______________ «___» _____________ 2026 г. Мы, нижеподписавшиеся: Представитель ЗАКАЗЧИКА: _________________________________________________ (Наименование организации/ФИО ИП, основание действия — Устав/Доверенность №__) ИНН _______________ КПП _______________ с одной стороны, и ИСПОЛНИТЕЛЬ (Самозанятый): _______________________________________________ (ФИО полностью) ИНН _______________ Номер свидетельства о регистрации НПД: _______________ с другой стороны, составили настоящий Акт о следующем:
Табличная часть (Суть сделки)
| № п/п | Наименование работы / услуги | Ед. изм. | Кол-во | Цена за ед. (руб.) | Стоимость (руб.) |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Например: Разработка дизайн-макета лендинга (по Договору № 123 от ) | шт. | 1 | 50 000,00 | 50 000,00 |
| 2 | Например: Настройка контекстной рекламы (Яндекс.Директ) за месяц | мес. | 1 | 15 000,00 | 15 000,00 |
| ВСЕГО К ОПЛАТЕ: | 65 000,00 | ||||
| В т.ч. НДС: | Без НДС (Исполнитель — плательщик НПД) | ||||
Заключительная часть и подписи
Работы выполнены (услуги оказаны) в полном объеме, в установленные Договором сроки, качественно, претензий по объему, качеству и срокам нет. Сумма к оплате: 65 000 (Шестьдесят пять тысяч) рублей 00 копеек. Оплата производится на банковскую карту / счет Исполнителя: Банк: ____________________________________________________________ БИК: _______________ Счет: ________________________________________ ЗАКАЗЧИК ИСПОЛНИТЕЛЬ (Самозанятый) Подпись _____________ /Иванов И.И./ Подпись _____________ /Петров П.П./ М.П. (при наличии печати) (Печать самозанятого не обязательна)
Электронный документооборот (ЭДО) и ЭЦП в 2026 году
В 2026 году использование ЭДО при работе с самозанятыми становится стандартом де-факто для крупных и средних компаний (Контур.Диадок, СБИС, Такском и др.).
- Юридическая сила: Акт, подписанный усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) обеих сторон, приравнен к бумажному с «живой» подписью (ст. 6, 16 ФЗ-63 «Об электронной подписи»).
- Удобство для самозанятого: Не нужно ехать в офис, печатать, сканировать. Подписание происходит в личном кабинете оператора ЭДО или через плагин (КриптоПро / VipNet / браузерные плагины).
- Отслеживание статуса: Видно, когда документ доставлен, прочитан, подписан или отвергнут.
- Формат файла: Обычно XML (формализованный) или PDF с вложенной подписью (неформализованный). Для НПД чаще используют неформализованный PDF/ДОК, так как нет стандартизированного формата ФНС для актов НПД.
Типичные ошибки при оформлении акта с самозанятым
- Отсутствие ссылки на Договор: Акт — приложение к Договору ГПХ/Подряда. Обязательно указывайте номер и дату договора.
- Несоответствие чек в «Мой налог»: Сумма в акте и сумма чека, который самозанятый выставит заказчику (или сам для себя), должны совпадать. Расхождение вызовет вопросы у ФНС у исполнителя и у налоговой у заказчика.
- Выделение НДС «для красоты»: Нельзя выделять НДС, если исполнитель не платит его. Это создаст риск необоснованного вычета у заказчика.
- Подписание не уполномоченным лицом: С стороны заказчика должен подписывать директор или лицо по доверенности. С стороны исполнителя — только сам самозанятый (он не может выдать доверенность на подписание актов за себя другому лицу для целей НПД, это его личная ответственность).
- Использование старых форм без утверждения в УП: Если используете форму КС-2/КС-3 или старый унифицированный бланк — зафиксируйте это в Учетной политике на 2026 год.
Особенности для конкретных ситуаций
Работы, увеличивающие стоимость ОС (Пример из практики 2026 г.)
Если самозанятый установил сигнализацию в авто компании или провел капитальный ремонт офиса:
- В акте обязательно указывать: «Работы выполнены в отношении объекта: Автомобиль Toyota Camry, гос. знак А123ВВ77».
- Приложить к акту Смета/Ведомость затрат с разделением на работы и материалы (если материалы закупал самозанятый).
- Бухгалтер заказчика на основании этого акта сделает проводку: Дт 01 / 08 — Кт 60 (увеличение первоначальной стоимости ОС).
Бытовой подряд (ФЛ — заказчик)
Если заказчик — физлицо (не ИП), акт все равно полезен для подтверждения факта передачи результата (гарантия, претензии к качеству). Форма свободная, подписи сторон обязательны.
Чек-лист: Алгоритм работы с актом в 2026 году
- Заключить Договор ГПХ / Подряда (обязательно с условием: «Исполнитель гарантирует, что является плательщиком НПД на момент выполнения работ»).
- Согласовать форму Акта (приложить к договору или утвердить в УП).
- После выполнения работ: Заказчик готовит Акт в 2-х экземплярах (или отправляет в ЭДО).
- Стороны проверяют: суммы, НДС («Без НДС»), реквизиты, ссылку на договор.
- Подписывают (бумага: 2 оригинала; ЭДО: УКЭП).
- Самозанятый формирует чек в приложении «Мой налог» на сумму акта (до получения денег или в день получения, по кассовому методу НПД);
- Заказчик оплачивает по реквизитам из акта/договора.
- Заказчик arquирует: Договор + Акт + Чек (скрин/PDF из «Мой налог» от исполнителя) + Платежное поручение.
Где скачать готовый бланк (Word / Excel / PDF)
Вы можете скачать готовые шаблоны, адаптированные под 2026 год (с учетом отмены унифицированных форм), в правовых системах или на профильных сайтах:
- КонсультантПлюс / Гарант: Раздел «Формы документов» -> «Акт сдачи-приемки работ (приложение к договору бытового подряда/ГПХ с самозанятым)». Образцы обновляются ежегодно (доступны версии 2024, 2025, 2026).
- Сайты операторов ЭДО (Контур, СБИС, Астрал): В разделе «Библиотека документов» или «Шаблоны» есть готовые XML/PDF-шаблоны для загрузки в систему.
- Сайт ФНС (nalog.gov.ru): Раздел «Налог на профессиональный доход» -> «Для заказчиков», иногда публикуют рекомендации и примеры.
Совет: Не качайте случайные файлы с файловых помойок. Используйте шаблоны из проверенных правовых систем (КонсультантПлюс, Гарант) или конструкторы документов в сервисах ЭДО/Элба/МойСклад — они гарантированно содержат все обязательные реквизиты ст. 9 ФЗ-402.
В 2026 году оформление Акта выполненных работ с самозанятым стало проще с точки зрения формы (нет жестких бланков), но строже, с точки зрения содержания. Ключевые правила:
- Акт нужен заказчику для учета расходов и имущества.
- Форма свободная, но реквизиты — обязательны (ст. 9 ФЗ-402).
- Обязательно пишите «Без НДС» (если исполнитель на НПД).
- Используйте ЭДО и УКЭП — это быстро, безопасно и юридически надежно.
- Сверяйте сумму акта с чеком в «Мой налог».
Грамотно составленный акт — это ваша защита от налоговых рисков и гарантия беспроблемного принятия расходов к вычету. Сохраните эту статью как чек-лист при подготовке документов к следующему закрытию периода.