В статье разбираются нормативные акты, регламентирующие оформление трудовых книжек в России: Постановление Правительства РФ № 225 от , Приказ Минтруда № 69 от (в редакции последних изменений 2025–2026 гг.) и Приказ Минтруда № 320н от , вступивший в силу . Мы подробно опишем правила, формы, сроки и алгоритм действий работодателя при заполнении, исправлении, хранении и выдаче трудовых книжек.

Краткий «дорожный навигатор» по нормативным документам

• Постановление № 225/2016 – общие принципы выдачи, заполнения, хранения трудовых книжек и вкладышей.
• Приказ Минтруда № 69/2003 (ред. , ) – детальная Инструкция по заполнению трудовых книжек.
• Приказ Минтруда № 320н/2021 – форма книжки нового образца, правила ведения и учета бланков.
• Постановление № 1250 от – ввод нового образца бумажной трудовой книжки с .

Что изменилось с 1 января 2023 и 1 сентября 2021

С допускается техническое нанесение записей (струйная или лазерная печать), если сохраняется «красное» воспроизводство печати.

Новая форма бланка через степлер (8 страниц) введена с . Старые бланки остаются в обращении до полного израсходования.

С упрощён порядок оформления дубликатов при утере: требуется «обращение в фонд соцстрахования» в электронном формате только при невозможности установления сведений по СЗВ-ТД.

Как правильно заполнять трудовую книжку в 2026 году

Первичное оформление

1. Внести с 1-го по 4-е поля: ФИО, дата рождения (через точку: ), образование на день приёма.
2. Раздел «Сведения о работе»:
   • запись о приёме формулируется «Назначен на должность…»;
   • запись об увольнении – «Уволен(а)…» с точной ссылкой на пункт ТК РФ.
3. При переводе оформляем две позиции: увольнение с предыдущей + приём на новую в один день.

Использование технических средств

Допускаются:

• матричные (штриховые) принтеры с красной строчкой;
• лазерные устройства при условии печати на бланке типографским способом и нанесении синего/красного оттиска печати отдельным штампом.

Внесение записей о награждениях

Пример: « награждён(а) Почётной грамотой Минтруда РФ за успехи в труде».

Оформление вкладыша

Вкладыш клеится на 31-ю страницу книжки, пронумеровывается и заверяется печатью. Формат – четырёхстраничный вкладыш № 1-М.

Выдача трудовой книжки при увольнении

1. В день увольнения работодатель выдаёт книжку под роспись в личной карточке.
2. Внести в 1С ЗУП или «1С:Кадры» штамп «выдана».
3. При расторжении по соглашению сторон ставится штамп «По собственному желанию» (не требует переоформления).

Дубликат. Когда и как оформляется

Алгоритм действий работодателя

1-й этап – Ведение

• Открыть журнал учёта бланков (форма № Т-53).
• Создать номера 000001-XX, где XX – последние цифры ИНН.

2-й этап – Заполнение

• Проверить все поля: дата, наименование, издание, точная специальность.
• Оформить подписи: директор + главбух.

3-й этап – Подтверждение

• Печать организации (круглая/факсимиле).
• Оттиск на первом и последнем развороте обложки.

Особые случаи 2025–2026 гг.

Иностранные работники

Для нерезидентов допускается использование перевода на рус.яз. (заверено нотариусом) + вкладыш-приложение на английском.

Электронные трудовые книжки (СЗВ-ТД)

С работодатель обязан отражать каждое изменение в ЕГИС «Работа». Бланки бумажные сохраняют статус официального документа при личном обращении.

Частые ошибки администраторов

1. Запись об увольнении без точной ссылки на статью.
2. Использование сокращений «обл.», «соврем.» – не допустимо.
3. Не проштампована страница «Принят» при приеме.

Контакты для обращений

• Телефон горячей линии Минтруда России: ### (круглосуточно, бесплатно по РФ)
• Информационный портал Минтруда: mintrud.gov.ru → раздел «Трудовые книжки»
• Единый федеральный портал «Госуслуги»: gosuslugi.ru/600231 (оформление дубликата онлайн)
• Региональные центры занятости населения:
  • Москва (495)  ‑22-13-25
  • Санкт-Петербург (812)  ‑27-77-44
  • Новосибирск (383)  ‑36-51-51
• Приёмная Министерства труда и социальной защиты:
  
  109012, г. Москва, ул. ### Ряд, д; 1, стр. 2
  
  e-mail: info@mintrud.gov.ru
• Адрес для почтовых запросов:
  
  125130, РФ, г. Москва, а/я 152
  
  «Минтруд России», Отдел по работе с обращениями граждан

С главное – скоординировано применять обновлённый бланк № 1-М, строго соблюдать рекомендации Инструкции Минтруда № 69/2003 (ред. № 320н/2021) и корректно сверять данные в ЕГИС «Работа». Отслеживайте актуальные разъяснения на официальном сайте Минтруда России и обращайтесь по телефону горячей линии для профессиональных консультаций.