В деятельности судов акты являются важнейшими процессуальными и организационно-распорядительными документами․ Они фиксируют факты совершения определенных действий, результаты осмотров, передачу материальных ценностей, состояние дел и иные юридически значимые обстоятельства․ Грамотное составление актов обеспечивает законность судебного процесса, сохранность доказательств и правильность архивного дела․

Ниже представлен подробный обзор основных видов актов, применяемых в делопроизводстве судов общей юрисдикции РФ, с акцентом на утвержденные единые формы и требования к их оформлению․

Нормативная база оформления актов в судах

Деятельность судов по документированию регулируется следующими ключевыми актами:

• ФЗ от № 75-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», общие требования к документам․
• Приказ Росархива от № 174 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в государственных архивах․․․» (применяется по аналогии при формировании архива суда)․
• Приказ Судебного департамента при ВС РФ от № 39 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в судах общей юрисдикции», основной документ, регламентирующий состав, оформление и учет дел, а также формы актов․
• Процессуальные кодексы (ГПК РФ, АПК РФ, КАС РФ, УПК РФ), определяют процессуальные формы актов (например, протокол судебного заседания, акт осмотра доказательств)․

Важно: Судебный департамент при ВС РФ утверждает единые формы первичной учетной документации (включая акты), применение которых обязательно для всех судов общей юрисдикции․

Основные виды актов в судебном делопроизводстве

Все акты в суде можно условно разделить на три группы:

Процессуальные акты (составляются в ходе рассмотрения дел)

1. Акт осмотра (проверки) вещественных доказательств / письменных доказательств (ч․ 4 ст․ 84 ГПК РФ, ч․ 4 ст․ 64 АПК РФ, ст․ 181 УПК РФ)․ Составляется судом при непосредственном исследовании доказательств․ Оформляется в виде отдельного документа или входит в протокол судебного заседания․
2. Акт о назначении судебной экспертизы (фиксирует вопросы эксперту, передаваемые материалы)․
3. Акт о приеме-передаче вещественных доказательств для хранения (при передаче в экспертное учреждение, полицию, таможню и др;)․

Организационно-распорядительные акты (делопроизводство канцелярии)

• Акт приема-передачи дел в архив суда (Форма № 46․1 по Приказу № 39)․
• Акт о выделении дел к уничтожению по истечении сроков хранения (Форма № 46․3)․
• Акт об уничтожении дел (Форма № 46․4)․
• Акт инвентаризации дел архива․
• Акт приема-передачи дел при смене секретаря судебного заседания / делопроизводителя․

Акты материально-технического обеспечения (административные)

• Акт приема-передачи имущества (мебели, оргтехники) — Форма № МХ-1 (ОКУД 0317001) или внутренняя форма суда․
• Акт списания ТМЦ․
• Акт инвентаризации имущества․

Детальный разбор: Акт приема-передачи вещественных доказательств (Форма № 46․2)

Одним из наиболее часто используемых и строго регламентированных актов является Акт приема-передачи вещественных доказательств (Форма № 46․2), утвержденный Приказом Судебного департамента при ВС РФ от № 39 (Приложение № 22)․ Данная форма используется при передаче вещественных доказательств от суда к месту хранения или другому лицу (эксперту, специалисту, органу дознания, истцу/ответчику для временного хранения и т․д․)․

Структура и реквизиты Формы № 46․2

Форма содержит следующие обязательные реквизиты:

• Наименование документа: «АКТ приема-передачи»․
• Номер акта (сквозной за год)․
• Дата и место составления․
• Сведения о лице, передающем доказательства: должность, специальное звание/классный чин, инициалы, фамилия․ Если передача осуществляется комиссией — перечисляются все члены комиссии․
• Сведения о лице, принимающем доказательства: должность, звание, ФИО․ Если передача юридическому лицу или ИП — наименование юрлица, ФИО представителя/ИП․
• Цель приема-передачи (например: «для проведения судебной экспертизы», «для хранения в полиции», «для возвращения законному владельцу»)․
• Перечень передаваемых вещественных доказательств: наименование, количество, вес, объем, сведения об упаковке, иные идентифицирующие признаки․
• Номер уголовного/гражданского/административного дела․
• Подписи: лица, передавшего, и лица, принявшего, с расшифровкой (инициалы, фамилия) и датами․

Образец заполнения Формы № 46․2 (пример)

Особенности заполнения

• Акт составляется в 2 экземплярах (один остается в суде/деле, второй — у лица, принявшего ценности)․
• При передаче на хранение юридическому лицу/ИП обязательно указываются реквизиты доверенности представителя․
• Описание предметов должно обеспечивать их однозначную идентификацию (серийные номера, уникальные повреждения, упаковка, пломбы)․
• Исправления в акте не допускаются․ При ошибке акт перезаполняется заново․

Акт приема-передачи дел в архив суда (Форма № 46․1)

Данный акт оформляется ежегодно (или по мере формирования дел) при передаче исполненных дел из канцелярии/аппарата судьи в архив суда․

Основные реквизиты:

• Состав комиссии по приему-передаче (председатель, члены)․
• Перечень передаваемых дел: категория дела, номер дела, фамилии сторон, дата вступления решения в законную силу, срок хранения, номер полки/ячейки в архиве․
• Общее количество переданных дел и томов․
• Подписи членов комиссии, секретаря комиссии, начальника архива (лица, отвечающего за архив)․

Акты выделения и уничтожения дел (Формы № 46․3 и № 46․4)

Это критически важные документы для соблюдения архивного законодательства․

Форма № 46․3 — Акт о выделении дел к уничтожению

Составляется экспертной комиссией по учету и выделению дел к уничтожению․ Содержит: основание (срок хранения истек), перечень дел с указанием категорий, сроков хранения, решений суда․ Подписывается всеми членами комиссии и утверждается председателем суда․

Форма № 46․4 — Акт об уничтожении дел

Составляется по факту уничтожения (шредером, сжиганием и т․д․)․ Обязательно указывается способ уничтожения, дата, место, ФИО лиц, непосредственно произвевших уничтожение, и лица, контролировавшего процесс․ Акт хранится постоянно (внутри архивного фонда или в отдельном журнале)․

Общие правила оформления актов в суде

1. Бланк и печать: Акты на внутренних делах суда оформляються на бланке суда с изображением Герба РФ (для федеральных судов) или без герба (для мировых судей, если не предусмотрено иное), с указанием полного наименования суда․
2. Нумерация: Сквозная по году для каждого вида актов (например, журнал учета актов приема-передачи ВД, своя нумерация, журнал актов передачи в архив, своя)․
3. Язык: Русский язык (в национальных республиках — также на государственном языке республики)․
4. Подписи: Только личной собственноручной подписью с расшифровкой․ Фабрикаты (фасксимле) в судебных актах не допускаются․
5. Сроки хранения актов: Устанавливаются перечнем типовых дел суда (утверждается председателем суда)․ Обычно акты приема-передачи ВД хранятся по сроку хранения дела, акты передачи в архив — постоянно/75 лет, акты уничтожения — постоянно․
6. Электронный документооборот: При работе в АС «Правосудие» / «Мой Арбитр» / ГАС «Правосудие» акты могут формироваться в электронном виде с применением ЭП (усиленной/квалифицированной)․ Бумажный дубликат при необходимости печатается и хранится по общим правилам․

Типичные ошибки при составлении актов

• Отсутствие цели передачи (почему именно передаются предметы/дела)․
• Неполное описание предметов (нет серийных номеров, веса, описания упаковки/пломб) — создает риски при возврате или судебном споре о сохранности․
• Несоответствие номера дела в акте и на обложке дела/пломбе․
• Подписание акта не уполномоченными лицами (например, стажер без доверенности/поручения подписывает за секретаря)․
• Нарушение срока составления акта (акт составляется позднее факта передачи)․ Акт должен быть составлен в момент совершения действия․

Правильное оформление актов в делопроизводстве суда, это гарантия процессуальной чистоты, сохранности материальных доказательств и исполнительной дисциплины․ Ключевым моментом является использование утвержденных Приказом Судебного департамента при ВС РФ форм (№ 46․1 – 46․4 и др․) и строгое соблюдение Инструкции по делопроизводству (Приказ № 39)․

Рекомендуется каждому делопроизводителю, секретарю судебного заседания и помощнику судьи иметь под рукой актуальные бланки форм (в формате MS Word, доступные на сайте Судебного департамента или во внутренней информационке суда) и регулярно проверять их актуальность при выходе новых приказов ведомства․

Дисclaimer: Данная статья носит информационный характер․ Тексты форм и требования к ним могут изменяться приказом Судебного департамента при ВС РФ․ Перед использованием обязательно сверьтесь с действующей редакцией Приказа № 39 и локальными нормативными актами конкретного суда․