Нередко организации требуется транспорт для служебных поездок, а покупать собственный автомобиль невыгодно. В такой ситуации удобным решением становится аренда личного автомобиля у сотрудника. Рассмотрим, как правильно оформить такой договор, какие условия в него включить и какие налоговые последствия он влечёт.
Зачем нужен договор аренды автомобиля с сотрудником
Если работник систематически использует личный автомобиль в служебных целях, сторонам следует заключить письменный договор аренды. Это официальный документ, который защищает интересы обеих сторон:
- Для работодателя — возможность законно использовать транспорт, относить расходы на аренду и ГСМ на затраты, уменьшающие налоговую базу;
- Для сотрудника — гарантированная оплата, чёткое распределение ответственности за состояние автомобиля, возмещение износа.
Правовую основу таких отношений составляют статьи 632 и 642 Гражданского кодекса РФ.
Виды договоров аренды транспортного средства
Аренда без экипажа (ст. 642 ГК РФ)
Организация арендует только автомобиль. Собственник не управляет машиной и не занимается её техническим обслуживанием — это обязанности компании-арендатора. Управлять автомобилем может сам сотрудник или другой работник организации.
Аренда с экипажем (ст. 632 ГК РФ)
Организация арендует автомобиль вместе с водителем. Владелец сам управляет транспортом и обеспечивает его техническое обслуживание.
Обязательные условия договора
Типовой договор аренды личного автомобиля сотрудника должен содержать следующие разделы:
- Предмет договора — точные характеристики автомобиля: марка, модель, год выпуска, государственный номер, VIN, цвет, данные ПТС и СТС;
- Срок аренды — конкретный период или условие о бессрочности, а также порядок продления;
- Арендная плата — размер, порядок и сроки оплаты (фиксированная сумма в месяц или расчёт по фактическому использованию);
- Права и обязанности сторон — кто несёт расходы на топливо, техобслуживание, ремонт, страхование (ОСАГО, КАСКО);
- Порядок передачи автомобиля — составление акта приёма-передачи с описанием состояния транспорта;
- Ответственность сторон — последствия повреждения автомобиля, просрочки платежей;
- Условия досрочного расторжения — основания и порядок уведомления;
- Иные условия — цели использования авто, ограничения по эксплуатации.
Краткий образец структуры договора
ДОГОВОР АРЕНДЫ ТРАНСПОРТНОГО СРЕДСТВА БЕЗ ЭКИПАЖА № ___
г. __________ «___» __________ 20__ г.
ООО «___________», именуемое в дальнейшем «Арендатор», в лице генерального директора __________, действующего на основании Устава, с одной стороны, и __________ (ФИО сотрудника), именуемый «Арендодатель», с другой стороны, заключили договор о нижеследующем:
Предмет договора. Арендодатель передаёт, а Арендатор принимает в аренду автомобиль: марка ____, гос. номер ____, VIN ____, принадлежащий Арендодателю на праве собственности (ПТС серия ____ № ____).
Арендная плата. Арендная плата составляет ____ рублей в месяц и выплачивается не позднее ____ числа месяца, следующего за расчётным.
Обязанности сторон. Арендатор обязуется использовать автомобиль по назначению, поддерживать его в исправном состоянии, нести расходы на ГСМ и текущее обслуживание.
Срок действия. Договор вступает в силу с момента подписания и действует до «___» __________ 20__ г.
Реквизиты и подписи сторон.
Налоговые последствия
- НДФЛ: арендная плата, выплачиваемая сотруднику, облагается НДФЛ по ставке 13% (организация выступает налоговым агентом);
- Страховые взносы: арендная плата за автомобиль без экипажа взносами не облагается; при аренде с экипажем взносы начисляются на часть платы за услуги управления;
- Налог на прибыль / УСН: арендные платежи и расходы на эксплуатацию можно учесть в затратах при наличии корректно оформленных документов (договор, акт приёма-передачи, путевые листы).
Дополнительные документы
Для корректного оформления отношений рекомендуется также подготовить:
- акт приёма-передачи автомобиля;
- приказ о закреплении арендованного автомобиля за работником;
- путевые листы для подтверждения служебного характера поездок;
- копии ПТС, СТС и полиса ОСАГО.
Договор аренды личного автомобиля с сотрудником — удобный и законный способ обеспечить компанию транспортом без крупных вложений. Главное — детально прописать все условия, правильно оформить сопутствующие документы и корректно отразить операции в бухгалтерском и налоговом учёте. При необходимости образец договора стороны могут дополнить условиями с учётом специфики компании и условий эксплуатации автомобиля.