Архив Кабардино-Балкарского государственного университета имени Х.М. Бербекова (КБГУ) — это не просто место хранения бумаг, а важнейший структурный подразделение ведущего вуза Северного Кавказа, обеспечивающий сохранность документации, формирующей историческую память университета и правовую базу его деятельности. Расположенный в столице республики, городе Нальчик по адресу: ул. ###, д. 173, архив выполняет функции документационного обеспечения учебного процесса, научной работы и управленческой деятельности университета.

Исторический контекст: от основания до наших дней

Официальной датой учреждения Кабардино-Балкарского государственного университета считается 5 апреля 1957 года, когда было подписано постановление Совета Министров СССР о создании университета на базе Кабардино-Балкарского государственного педагогического института. Однако юридическое лицо в современном реестре (ЕГРЮЛ) зарегистрировано 11 июня 1998 года (ИНН ###, ОКПО 02069510).

За более чем 65-летнюю историю (с 1957 г.) университет прошел путь от педагогического института до крупного классического университета, объединяющего разнопрофильные, разноуровневые учреждения: институты, факультеты, колледж, аспирантуру и докторантуру. Архив КБГУ формировался параллельно с развитием вуза, накапливая фонды, отражающие ключевые этапы:

• Становление высшего образования в Кабардино-Балкарии (1950-е гг.).
• Расширение профиля обучения: от педагогических специальностей к классическим (физика, математика, химия, биология, история, филология, право, экономика и др.).
• Присвоение имени Героя Советского Союза, выдающегося ученого-химика Хаупа Мурзабиевича Бербекова (в 2000-е гг.);
• Переход на многоуровневую систему образования (бакалавриат, магистратура, специалитет) и интеграцию в Болонскую систему.

Структура и состав архивных фондов

Архив КБГУ формирует единый архивный фонд университета. В его состав, как правило, входят документы следующих категорий:

Организационно-распорядительная документация

• Уставы, лицензии, свидетельства о государственной аккредитации (в т.ч. исторические образцы).
• Приказы ректора, распоряжения, приказы по учебной части, по воспитательной работе, по кадровым вопросам.
• Протоколы заседаний Ученого совета, Академического совета, Совета по учебной работе.
• Документы по структурной реорганизации: создание, ликвидация, переименование институтов, факультетов, кафедр (например, Института архитектуры, строительства и дизайна, Колледжа КБГУ и др.).

Документы учебного процесса (личного дела студентов и выпускников)

Это наиболее востребованная категория документов. Архив обеспечивает хранение и выдачу:

• Личных дел студентов (очная, заочная, вечерняя формы обучения).
• Личных дел слушателей курсов повышения квалификации, профессиональной переподготовки (ДПО).
• Выпускных документов строгой отчетности: дипломов о высшем/среднем профессиональном образовании, приложений к ним (транскриптов), свидетельств о присвоении квалификаций.
• Ведомостей государственных экзаменов, зачетных книжек (для старых годов), учебных планов и программ по годам.

Научно-исследовательская и инновационная деятельность

• Документы по защите диссертаций на соискание ученых степеней кандидата и доктора наук (протоколы, авторефераты, отзывы) — за исключением дел, переданных в ГА РФ или РГАЛИ.
• Отчеты по НИР, ОКР, грантовым проектам (РФФИ, РНФ, гранты Президента/Правительства РФ).
• Документы по изобретениям, патентам, ноу-хау, созданным на базе вуза.

Кадровая и социально-бытовая документация

• Личные дела преподавательско-преподавательского и административно-хозяйственного персонала (после увольнения/ухода на пенсию по истечении сроков хранения в кадрах).
• Табеля учета рабочего времени, ведомости начисления заработной платы (архивные копии).
• Документы по предоставлению общежитий, стипендий, материальной помощи.

Фото-, аудиовидео- и электронные документы

Современный архив КБГУ активно работает над оцифровкой фондов и приемом электронных документов (ЭД), формируемых в информационных системах вуза (АИС «Планета», «Контингент», электронный документооборот). В фондах хранятся уникальные фотодокументы, фиксирующие историю кампуса, научные конференции, студенческое строительство, спортивные достижения, посещения ВУЗа высокими гостями.

Взаимосвязь с Архивной службой Кабардино-Балкарской Республики

Важно отличать архив самого университета от государственных архивов региона. В Нальчике функционирует Архивная служба Кабардино-Балкарской Республики (АС КБР), в состав которой входит Центральный Государственный архив (ЦГА КБР) (адрес: ул. ###. Горького, д. 13, тел.: 8 (8662) 42-46-04) и Управление центра документации новейшей истории.

Взаимодействие строится по следующим направлениям:

1. Передача на хранение: По истечении установленных сроков хранения (обычно 50–75 лет для личных дел студентов и 75 лет для кадровых дел) документы отбираются экспертной комиссией и передаются в ЦГА КБР для вечного хранения.
2. Методическое руководство: Архивная служба республики осуществляет контроль за состоянием делопроизводства и архивного дела в КБГУ.
3. Совместные проекты: Публикация сборников документов, проведение выставок к юбилеям университета (например, к 60-летию, 65-летию КБГУ).

Практические услуги для граждан и организаций

Архив КБГУ оказывает широкий спектр услуг, наиболее востребованные из которых:

Для выпускников и бывших студентов:

• Выдача справок-дубликатов об обучении, об оценках, о присвоении квалификации (в случае утери диплома).
• Подтверждение факта обучения для Пенсионного фонда (СФР), работодателей, консульств (для виз, иммиграции).
• Выдача заверенных копий документов из личного дела (программы обучения, аттестаты и т.д.).
• Оформление архивных справок для восстановления в университете или перевода в другой вуз.

Для структурных подразделений КБГУ:

• Прием дел на хранение по инвентарям.
• Выдача дел во временное пользование (для справок, проверок, юбилеев).
• Консультации по срокам хранения, номенклатурам дел, экспертизе ценности документов.

Для внешних организаций:

• Подтверждение квалификаций специалистов по запросам работодателей (с соблюдением ФЗ-152 «О персональных данных»).
• Взаимодействие с МВД, судами, прокуратурой по официальным запросам.

Режим работы и контакты

Посещение архива требует предварительной записи, так как поиск документов в фондах (особенно до 2000 г., когда учет велся на бумажных носителях) требует времени.

Цифровизация и перспективы развития

В соответствии с федеральным законом № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и приказами Миннауки и Росархива, КБГУ ведет активную работу по:

• Созданию электронного архива (Цифрового репозитория) для обеспечения удаленного доступа к справочной информации и сканам документов (в рамках правового режима доступа).
• Внедрению электронного документооборота (ЭДО) для прекращения бумажного потока в управленческих процессах.
• Обеспечению информационной безопасности персональных данных при хранении и выдаче архивных справок.
• Популяризации истории вуза через виртуальные выставки на сайте и в социальных сетях университета.

Значение архива для науки и региона

Архив КБГУ является не только «памятью» университета, но и важным источником для изучения истории науки, образования и кадровой политики на Северном Кавказе. В его фондах содержатся материалы о жизни и работе выдающихся ученых — сотрудников вуза (физиков, химиков, историков, филологов, юристов), воспитавших не одно поколение специалистов для республики и страны. Документы архива позволяют восстанавливать биографии ученых, историю формирования научных школ (например, физики твердого тела, кавказоведения, балкарологии и карачаеоведения), а также социальную историю студенчества многонационального региона.

Архив КБГУ в Нальчике — это динамично развивающаяся система, сочетающая традиционные методы архивной работы (учет, хранение, комплектование, использование) с современными цифровыми технологиями. Он гарантирует правовые интересы тысяч выпускников, обеспечивает прозрачность управленческих решений университета и сохраняет уникальный исторический пласт жизни крупнейшего образовательного центра Кабардино-Балкарии. Для получения конкретной справки или информации о личном деле рекомендуется обращаться напрямую в архив или через приемную комиссию/учебные части институтов по указанным контактам.