Архив Министерства здравоохранения Республики Мордовия является важнейшим структурным подразделением, обеспечивающим сохранность, учет и использование документов, формируемых в процессе деятельности министерства и подведомственных организаций. В статье подробно рассматриваются задачи архива, его правовая основа, контактная информация и порядок получения архивных справок и выписок.
Правовая основа и статус
Деятельность архива регулируется:
- Федеральным законом от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
- Законом Республики Мордовия об архивном деле;
- Постановлениями Правительства РФ и Правительства Республики Мордовия по вопросам архивного дела;
- Приказами Министерства культуры РФ (в части типовых схем управления документацией и сроков хранения);
- Локальными нормативными актами Министерства здравоохранения Республики Мордовия (Положение об архиве, инструкции по делопроизводству).
Архив относится к категории ведомственных архивов и подчиняется непосредственно руководителю министерства или уполномоченному заместителю министра.
Основные функции и задачи
К ключевым направлениям работы архива Минздрава Республики Мордовия относятся:
- Прием и учет документов: централизованное получение дел от структурных подразделений министерства, подведомственных учреждений (после ликвидации или реорганизации) и территориальных органов по истечении сроков хранения в действующих архивах образцований.
- Обеспечение сохранности фондов: создание необходимых условий хранения (температура, влажность, пожаробезопасность, антибиологическая защита), оформление дел по единым стандартам (описание, нумерация, штанирование).
- Научно-справочная работа: составление описей, путеводителей, реестров фондов; ведение электронных баз данных для оперативного поиска информации.
- Предоставление документов на : выдача архивных справок, выписок, заверенных копий гражданам и организациям в установленном законом порядке.
- Экспертиза стоимости и сроков хранения: проведение актирования дел для выявления подлежащих уничтожению или перевода в постоянное хранение (в Государственный архив Республики Мордовия).
- Консультирование подведомственных организаций: методологическая помощь медицинским учреждениям республики по вопросам делопроизводства, формирования архивов и подготовки дел к сдаче.
Состав архивных фондов
Фонды архива формируются за счет документов:
- Министерства здравоохранения Республики Мордовия (приказы, распоряжения, постановления, отчеты, протоколы совещаний, корреспонденция с федеральными органами и Правительством Республики).
- Ликвидированных или реорганизованных государственных учреждений здравоохранения (больниц, поликлиник, станций скорой помощи, санаториев, диспансеров).
- Территориальных управлений (отделов) здравоохранения районов и городов республики.
- Персональные дела работников здравоохранения (при переводах, увольнении, ликвидации кадровых служб учреждений).
- Документов по вопросам санитарно-эпидемиологического благополучия (в части, переданной в ведомственный архив до передачи в Росархив/Государственный архив).
Важно: Медицинские карты пациентов (истории болезни, амбулаторные карты) как правило хранятся в архивах самих медицинских организаций (ГАУЗ/ГБУЗ) в течение сроков, установленных Приказом Минздрава России. В ведомственный архив министерства они поступают только в исключительных случаях (ликвидация учреждения без правопреемника).
Контактная информация и реквизиты
Обращения в архив Министерства здравоохранения Республики Мордовия рекомендуется адресовать по следующему адресу:
| Наименование | Министерство здравоохранения Республики Мордовия (Архив / Отдел делопроизводства и архива) |
| Почтовый адрес | 430003, Республика Мордовия, г. Саранск, ул. ###, д. 33, корп. 2 |
| Официальный сайт | minzdravrm.ru (раздел «Обращения граждан» / «Архив» / «Делопроизводство») |
| Телефон приемной | (8-834-2) 32-91-00 (доб. 1001 или справочной по архивным вопросам) |
| Горячая линия | Уточняйте на сайте в разделе «Горячая линия» |
| ИНН / ОГРН | ИНН ### / ОГРН 1021300978214 |
| Руководитель | Министр — Маркин Олег Валентинович (с 2019 г.) |
Порядок обращения за архивной справкой или выпиской
Кто может обратиться
- Граждане РФ (по вопросам, касающимся их прав и законных интересов).
- Юридические лица и ИП (по вопросам хозяйственной деятельности).
- Государственные и муниципальные органы (в порядке межведомственного взаимодействия).
Основания для выдачи информации
Согласно ст. 22 ФЗ-125, доступ к документам архивных фондов предоставляется:
- По письменному запросу заинтересованного лица.
- На основании доверенности (нотариальной или простой, заверенной в установленном порядке), если запрос подает представитель.
- По официальным запросам организаций.
Этапы получения услуги
- Подготовка заявления: В свободной форме с указанием ФИО, контактов, паспортных данных, четкой формулировки запроса (что именно ищете: справку о стаже, выписку из приказа, копию личного дела и т.д.) и целей использования.
- Подача обращения:
- Лично: в канцелярию министерства (приемная) по адресу: г. Саранск, ул. ###, 33, корп. 2.
- Почтой: заказным письмом с вложением копий паспорта и доверенности (если нужно).
- Электронно: через форму обратной связи на сайте minzdravrm.ru или через портал Госуслуг (раздел «Обращения к ведомству»).
- Рассмотрение: Срок рассмотрения обращения — до 30 календарных дней (ст. 10 ФЗ № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан РФ»), при необходимости продлевается до 30 дней с уведомлением заявителя.
- Получение результата: Готовая справка/выписка выдается лично под роспись, направляется почтой или в электронном виде (если технически возможно и запрошено заявителем).
Типовые запросы, решаемые через архив
- Подтверждение стажа работы в учреждениях здравоохранения Республики Мордовия (для назначения пенсии, льгот).
- Получение копий приказов о назначении/переводе/увольнении, о награждении ведомственными знаками.
- Восстановление утраченных данных о прохождении интернатуры/ординатуры/переподготовки (если документы сданы в архив министерства).
- Справки о ликвидации медицинской организации и месте хранения ее архива.
- Запросы судов, следственных органов, Пенсионного фонда (СФР) по межведомственному взаимодействию.
Взаимосвязь с другими архивами и организациями
Архив Минздрава РМ тесно взаимодействует со следующими структурами:
- Государственный архив Республики Мордовия (ГА РМ): прием документов с истекшими сроками хранения, подлежащими постоянному хранению (фонды министерства до 1990-х гг., ликвидированных учреждений исторической ценности). Адрес: г. Саранск, ул. ###, д. 54.
- Территориальный орган Росздравнадзора по Республике Мордовия: по вопросам контроля за соблюдением сроков хранения медицинской документацией.
- ГАУЗ РМ «Медицинский информационно-аналитический центр»: по вопросам электронного документооборота и формирования единых реестров.
- Архивы медицинских организаций (ГАУЗ/ГБУЗ): методологическое руководство, прием дел при ликвидации/реорганизации.
Электронные сервисы и модернизация
В рамках реализации проекта «Цифровое здравоохранение» и перехода на электронное делопроизводство (СЭД), Министерство здравоохранения Республики Мордовия ведет работу по:
- Цифрованию наиболее востребованных фондов (приказы, личные дела, реестры).
- Внедрению электронной системы управления архивными фондами (ЭСУАФ) для ускорения поиска дел.
- Обеспечению возможности подачи запросов и получения ответов в электронном виде через личный кабинет на портале Госуслуг или ведомственном сайте.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Вопрос: Где искать медицинскую карту, если больница закрылась?
При ликвидации медицинской организации ее архив (в т.ч. медицинские карты) обязан быть передан правопреемнику или в архив вышестоящего органа — Министерства здравоохранения РМ (или в Государственный архив РМ). Необходимо направить запрос в Минздрав РМ с указанием названия закрытой организации и периодов лечения.
Вопрос: Какие сроки хранения личных дел работников здравоохранения?
Вопрос: Нужно ли платить за архивную справку?
Для граждан РФ выдача архивных справок, выписок и копий документов, касающихся их прав и законных интересов, осуществляется бесплатно (ч. 4 ст. 22 ФЗ-125). Плата может взиматься только за сложные поисковые работы по запросам юридических лиц или за изготовление заверенных копий в объеме, превышающем норматив (по тарифам, утвержденным министерством).
Архив Министерства здравоохранения Республики Мордовия выполняет ключевую роль в сохранении исторической памяти отрасли и защите социально-правовых интересов граждан — ветеранов здравоохранения, пенсионеров и действующих работников. Благодаря систематизации фондов, внедрению электронных технологий и открытости информации через официальный портал minzdravrm.ru, процесс получения архивных документов становится более доступным и прозрачным.
Рекомендация: Перед направлением официального запроса рекомендуется уточнить актуальные контакты ответственного исполнителя (архивариуса) по телефону приемной (8-834-2) 32-91-00 или в разделе «Структура Министерства» на официальном сайте.
Статья подготовлена на основе открытых данных официального сайта Министерства здравоохранения Республики Мордовия, реестров организаций (Контур.Фокус) и действующего законодательства РФ по архивному делу. Данные актуальны на 2026 год.