Архивное дело Смоленской области имеет глубокие исторические корни и сложную многоуровневую структуру. На современном этапе система архивов региона представлена государственными (областными) и муниципальными учреждениями, которые совместно обеспечивают сохранение документального наследия края и предоставляют доступ к информации для граждан и организаций.

Исторический экскурс: от партархива к современной системе

Фундаментом архивной сети региона стал партийный архив. Важнейшую веху в истории архивного дела Смоленщины поставил 28 июня 1929 года Секретариат ЦК ВКП(б), утвердивший Положение о едином партийном архиве. В перечне из 26 местных партийных архивов под номером 16 значился партархив Западной области (Смоленск).

В 1970 году началось строительство специализированного здания для партийного архива, которое 31 декабря 1973 года было введено в строй. На базе этого партархива в январе 1992 года был создан Центр документации новейшей истории Смоленской области, ставший правопреемником советских архивных традиций и основой для современного Государственного архива новейшей истории.

Областные государственные архивные учреждения (ОГАУ)

На региональном уровне функционируют два ключевых государственных архива, входящие в систему Росархива:

Областное государственное казенное учреждение «Государственный архив Смоленской области» (ГАСО)

• Адрес: 214025, г. Смоленск, ул. ###, д. 29-б.
• Телефон/факс: (4812) 38-45-65.
• Профиль: Хранение документов дореволюционного и советского периодов (до 1991 г.), включая фонды Смоленской губернии, Западной области и Смоленской области.
• Филиал: Имеет филиал в г. Вязьма.
• Информационный ресурс: Сайт archive-n.admin-smolensk.ru содержит сведения о составе и содержании фондов за период с 1626 по 2010 годы включительно. Здесь хранятся метрические книги, делопроизводство уездных судов, земских управлений, лесничеств (например, Вяземское лесничество, ф. 770) и многое другое.

Областное государственное казенное учреждение «Государственный архив новейшей истории Смоленской области» (ГАНИСО)

• Режим приема граждан: пн–чт 9:00–17:00; пт 9:00–16:00.
• Профиль: Осуществляет постоянное хранение документов, раскрывающих деятельность Смоленской губернской, Западной, Смоленской областных партийных и советских органов власти, а также документов новейшего периода (с 1991 года по настоящее время).
• Руководство: Архив готовил такие издания, как «Руководители Смоленской области (1917–1991 годы)».

Муниципальные архивные учреждения и архивные отделы

Согласно законодательству, функции муниципальных архивов в Смоленской области выполняют архивные отделы администраций муниципальных образований. Они создаются решениями местных органов самоуправления и обеспечивают хранение архивов муниципальных органов власти, учреждений и организаций.

Пример структуры: Архивный отдел Администрации города Смоленска

Ключевым муниципаальным архивом региона является Архивный отдел Администрации города Смоленска. Он был создан в соответствии с решением 70-й сессии Смоленского городского Совета III созыва от № 1124. Отдел ведет работу по приему, учету, хранению и использованию документов органов местного самоуправления города.

Архивные отделы районов

Аналогичные структуры существуют во всех муниципальных районах области. Примером служит Архивный отдел Администрации муниципального образования Смоленский район Смоленской области. В совокупности они формируют сеть муниципальных архивов, обеспечивающую доступность архивной информации на местах.

Координация и надзор: Министерство культуры и туризма Смоленской области

Методическое руководство, контроль за соблюдением архивного законодательства и координация работы всех архивных учреждений области (как государственных, так и муниципальных) осуществляет Министерство культуры и туризма Смоленской области (г. Смоленск, индекс 214xxx). Именно министерство ведет реестр архивных учреждений и публикует сведения о составе и содержании фондов муниципаальных архивных учреждений (например, по состоянию на года на Портале «Архивы России»).

Информационные ресурсы и доступ к фондам

Для удаленного поиска информации исследователи и граждане могут использовать:

1. Портал «Архивы России», единый федеральный ресурс со сведениями о фондах всех архивов страны, включая Смоленскую область.
2. Официальный сайт ГАСО (archive-n.admin-smolensk.ru) — подробные путеводители и описи фондов филиала в Вязьме и основного хранилища.
3. Сайты администраций муниципальных образований — контакты и реквизиты архивных отделов районов и городов.

Основные направления деятельности муниципальных архивов

• Формирование фондов: Прием документов от органов местного самоуправления, муниципальных учреждений (школ, больниц, ЖЭКов и др.) по истечении сроков хранения в ведомствах-образователях.
• Обеспечение сохранности: Создание необходимых условий хранения (температура, влажность, противопожарная защита), реставрация и оцифровка документов.
• Информационно-справочное обслуживание: Выдача архивных справок (о стаже, зарплате, наградах, месте жительства), помощь в поиске генеалогической информации (метрические книги, ревизские сказки).
• Научно-справочная работа: Подготовка публикаций, выставок, проведение уроков архивоведения для школьников и студентов.

Система муниципальных архивов Смоленской области представляет собой развитую сеть учреждений, преемников исторических традиций Западной области и Смоленской губернии. От областных гигантов — ГАСО и ГАНИСО — до архивных отделов районных администраций, все они решают единую задачу: сохранение «памяти края» и обеспечение прав граждан на доступ к архивной информации. Современная оцифровка фондов и интеграция в федеральный Портал «Архивы России» делают документы Смоленщины доступными для исследователей по всей стране и за рубежом.