Архивный фонд Октябрьского района является не просто местом хранения бумаг, а хранителем коллективной памяти региона, фиксирующим ключевые этапы формирования и развития одного из крупнейших нефтедобывающих районов Ханты-Мансийского автономного округа — Югры. В данной статье подробно рассматриваются история создания, структура, основные функции и значение архивного отдела для администрации и населения района.

Исторический контекст: От окружного бюро к районному архиву

История архивного дела на территории современного ХМАО — Югры начинаеться с 1 октября 1934 года. В этот день при Остяко-Вогульском окружном исполнительном комитете было создано Окружное архивное бюро. В 1940 году оно было преобразовано в Государственный архив Ханты-Мансийского национального округа. С тех пор архивная сеть региона развивалась параллельно с хозяйственным освоением Севера.

Октябрьский район был образован 10 декабря 1930 года (изначально как Кондинский район, в 1935 году переименован в Октябрьский). С ростом административно-территориальной единицы и накоплением документации возникла острая необходимость в создании специализированного структурного подразделения по работе с архивами на районном уровне.

Создание Архивного отдела администрации

На современном этапе функцию управления архивным делом на территории района выполняет Архивный отдел администрации Октябрьского района. Данное структурное подразделение создано для обеспечения единых требований к архивному делу, хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь населения района.

Правовая основа и нормативная база

Деятельность Архивного отдела регулируется комплексом нормативных правовых актов:

• Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (базовый закон).
• Законы Ханты-Мансийского автономного округа — Югры об архивном деле.
• Постановления Правительства РФ и Администрации ХМАО — Югры.
• Локальные нормативные акты администрации Октябрьского района (Положение об Архивном отделе, инструкции, перечни документов).

Основные функции и полномочия

Согласно типовым положениям и уставу администрации, Архивный отдел решает следующие ключевые задачи:

Хранение и обеспечение сохранности

• Обеспечение надлежащих условий хранения (температура, влажность, световой режим, пожаробезопасность).
• Прием на хранение архивных документов от структурных подразделений администрации, муниципальных учреждений, организаций, подведомственных району.
• Мониторинг состояния фондов, проведение реставрационных и консервационных работ.

Комплектование и учет фондов

• Формирование архивных фондов районного значения.
• Ведение государственной учета архивных фондов (описание дел, составление описей, путеметров, справочных приборов).
• Экспертиза документов на предмет исторической, научной, культурной ценности для определения сроков хранения (временные / постоянные).

Информационно-справочное обслуживание

• Выдача архивных справок, выписок, копий документов гражданам и организациям (подтверждение стажа, зарплаты, наград, права на жилье и т.д.).
• Обеспечение доступа к архивной информации в порядке, установленном законодательством (с учетом режима доступа к сведениям, составляющим гостайну, персональным данным и т.п.).
• Консультирование структурных подразделений администрации по вопросам записью дела, номенклатурам дел, срокам хранения.

Методическое руководство и контроль

• Методическое руководство работой по записью и архивированию документов в структурных подразделениях администрации, муниципальных учреждениях (школы, больницы, дома культуры, ЗАГСы и др.).
• Проверка состояния делопроизводства и архивного дела в подведомственных организациях.
• Организация обучения ответственных за архивное дело лиц.

Публикация и популяризация архивного наследия

• Подготовка публикаций, виртуальных выставок, сборников документов к значимым датам истории района.
• Участие в патриотических акциях (например, «Бесценный архив», «Память народа», уроки мужества).
• Взаимодействие с Государственным архивом ХМАО — Югры (г. Ханты-Мансийск, ул. ###, 14) по вопросам приема ценнейших фондов на государственное хранение.

Структура архивных фондов Октябрьского района

Фонды Архивного отдела администрации Октябрьского района формируются из документов:

1. Органов местного самоуправления и администрации района (постановления, распоряжения, протоколы заседаний Совета депутатов, отчеты главы администрации).
2. Муниципальных учреждений (образования, здравоохранения, культуры, спорта, социальной защиты).
3. Ликвидированных и реорганизованных предприятий и организаций, находившихся в ведении или собственности района (колхозы, совхозы, ПТУ, райпо, строительные управления).
4. Персональных фондов выдающихся земляков, ветеранов труда и войны, почетных граждан района.
5. Фондов ЗАГСов (акты гражданского состояния, рождение, брак, смерть — за определенные периоды до передачи в ГАХМАО).

Важно: По состоянию на ноябрь 2023 года и далее, ведется активная работа по переводу описей в электронный вид и интеграции в автоматизированные информационные системы (АИС «Архивы России», региональные порталы), что значительно ускоряет поиск дел.

Взаимодействие с вышестоящими инстанциями

Архивный отдел администрации Октябрьского района находится в ведении Департамента культуры Ханты-Мансийского автономного округа — Югры и методически подчинен Службе по делам архивов ХМАО — Югры (Архивная служба Югры).

Служба по делам архивов округа осуществляет:

• Государственный контроль за сохранностью архивных фондов.
• Лицензирование архивной деятельности.
• Координацию работы муниципальных архивов.
• Ведение справочника государственных и муниципальных архивов округа (доступен на портале «Архивы России»).

Документы, срок хранения которых истек и установлен постоянный срок, или документы ликвидированных организаций, не имеющих правопреемников, передаются на хранение в Государственный архив ХМАО — Югры (г. Ханты-Мансийск).

Социальное значение: Архив на службе у жителя

Для населения Октябрьского района (административный центр, п.г.т. Октябрьское, а также п.г.т. Приобье и сельские населенные пункты) Архивный отдел является главным источником подтверждения социально-правовых фактов:

• Пенсионное обеспечение: подтверждение стажа работы на Севере (районный коэффициент), работы во вредных условиях, стажа в ликвидированных колхозах/совхозах.
• Жилищные вопросы: архивы бывших ЖЭК, райпостроя, администраций поселков для подтверждения права собственности или служебного жилья.
• Образование: дубликаты документов об образовании (аттестаты, дипломы) ликвидированных школ и ПТУ.
• Генеалогия и история семьи: справки из архивов ЗАГСов, ревизских сказок (если хранятся), списков жителей.
• Награждение: подтверждение фактов награждения медалями «За доблелый труд», юбилейными медалями, знаками «Шахтерская слава» и др.

Современные вызовы и цифровизация

В настоящее время Архивный отдел сталкивается с задачами модернизации:

• Цифровое преобразование: сканирование наиболее востребованных фондов (деловой переписки, личных дел, наградных листов) для удаленного доступа и сохранения оригиналов.
• Электронный документооборот (ЭДО): внедрение систем управления электронными документами в администрации, что требует разработки новых подходов к формированию электронных архивов (квалифицированная электронная подпись, форматы PDF/A, долгосрочное хранение).
• Кадровый голод: необходимость подготовки квалифицированных архивистов, владеющих как традиционными методами описи, так и IT-технологиями.
• Материально-техническая база: обновление стеллажного оборудования, закупка сканирующего и климатического оборудования за счет бюджета района и грантов.

Реквизиты и контакты для обращений

Гражданам и организациям, нуждающимся в архивной справке или изучении документов, рекомендуется обращаться по адресу местонахождения Архивного отдела (обычно размещается в здании Администрации Октябрьского района).

Для сложных исторических запросов или если документы уже переданы в областной фонд, обращение следует адресовать в:

• Государственный архив ХМАО, Югры
• Адрес: г. Ханты-Мансийск, ул. ###, д. 14
• Телефон: 8 (3467) 33-20-61 (приемная)
• Портал: archives.yugra.ru (Поиск по фондам, подача электронного запроса).

Архив Октябрьского района Ханты-Мансийского автономного округа — Югры — это системообразующий элемент информационной инфраструктуры муниципалитета. Он обеспечивает правовую защищенность граждан, сохраняет историческую память о нелегком пути освоения северных недр, трудовом подвиге нефтяников, геологов, строителей и сельских рабочих. Переход на цифровые технологии и интеграция в единое архивное информационное пространство России делают фонды более доступными для исследователей и обычных жителей, гарантируя, что ни одна страница истории района не будет утеряна для будущих поколений.

Статья подготовлена на основе открытых данных порталов «Архивы России», официального сайта Службы по делам архивов ХМАО — Югры, Администрации Октябрьского района и нормативных правовых актов. Актуальность контактных данных рекомендуется проверять на официальных ресурсах на момент обращения.