Город Гатчина — один из крупнейших исторических и административных центров Ленинградской области․ Архивные учреждения города играют ключевую роль в сохранении документального наследия региона, обеспечивая доступ к информации для граждан, организаций и исследователей․ На данный момент основным хранилищем архивных документов на территории Гатчинского муниципального округа является Архивный отдел администрации Гатчинского муниципального округа․

Общие сведения и статус учреждения

Архивный отдел администрации Гатчинского муниципального округа является структурным подразделением без образования юридического лица․ Он выступает правопреемником Объединенного междуведомственного архива по личному составу, созданного в 1972 году при исполкоме Гатчинского районного Совета депутатов трудящихся․

Формирование современной структуры архива прошло несколько этапов реорганизации:

• До 01 августа 2010 г․ функционировал архивный сектор администрации МО «Город Гатчина»․
• На основании Постановления администрации Гатчинского МО от № 3127 и Постановления администрации МО «Город Гатчина» от № 763 архивный сектор был ликвидирован, а его фонды переданы на хранение Архивному отделу администрации Гатчинского муниципального округа․
• С 01 января 2025 г․ (в соответствии с областным законом ЛО от № 50-оз об объединении поселений) архивный сектор администрации г․ Коммунар прекратил деятельность, и его документы также переданы в Архивный отдел Гатчинского МО․

Деятельность учреждения регулируется Федеральным законом «Об архивном деле в РФ» № 125-ФЗ, Федеральным законом № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в РФ» и локальными нормативными актами администрации округа․

Адрес и контактная информация

Важно: Архив размещается на территории бывшей Трикотажной фабрики․ Ориентируйтесь на навигаторы и указатели на входе в территорию предприятия․

Режим работы и прием посетителей

Перед визитом настоятельно рекомендуется звонить по телефонам для подтверждения актуального расписания и возможности приема, так как режим может меняться в связи с санитарными днями или высокой загрузкой․

Приемной день (личный прием граждан):

• Вторник: с 09:00 до 17:00․
• Перерыв на обед: ежедневно с 13:00 до 14:00 (в это время прием не ведется)․

Важное предупреждение от администрации: В связи с большим количеством поступающих запросов тематические запросы исполняются в порядке очередности․ Сроки работ могут быть продлены с уведомлением заявителей․

Состав и характеристика архивных фондов

На данный момент в архиве хранится 449 фондов․ Актуальный перечень фондов с описанием их содержания (описания, даты крайних лет, количество дел) доступен для просмотра на сайте «Архивы Ленинградской области» (раздел «Все фонды»)․

Основные группы документов:

1. Документы органов местного самоуправления и администрации: Решения исполкома Гатчинского райсовета (с 1978 г․), администрации Гатчинского МО, администрации МО «Город Гатчина» (в основном с 1981 г․);
2. Документы по вопросам земельных отношений и строительства: Выделение земельных участков, разрешения на строительство домов, передача в собственность (очень востребована категория для оформления недвижимости)․
3. Документы о создании, реорганизации и ликвидации учреждений и предприятий района․
4. Документы личного состава (кадровые): Являются наследством Объединенного междуведомственного архива по личному составу (с 1972 г․)․ Сюда входят трудовые книжки, личные карточки, служебные характеристики работников предприятий и организаций, переданных на хранение․
5. Документы г․ Коммунар: Фонды бывшего архивного сектора администрации г․ Коммунар (переданы в 2025 г․)․

Виды предоставляемых услуг

Архивный отдел предоставляет гражданам и организациям услуги социально-правового и тематического характера․

Социально-правовые запросы (для граждан):

• Подтверждение стажа и заработной платы (для назначения пенсий, льгот)․
• Подтверждение факта работы, должности, профессии․
• Выдача копий документов о награждении, об образовании (если хранятся в фондах)․
• Справки для судов, нотариусов, органов опеки и т․д․

Тематические запросы (для организаций и граждан):

• История предприятий, учреждений, организаций․
• История улиц, домов, населенных пунктов․
• Земельные и строительные справки (см․ п․ 4)․
• Генеалогические запросы (в пределах хранящихся фондов)․

Платные услуги:

Согласно законодательству, за выполнение определенных работ (поиск документов, изготовление копий, заверенные копии, сложные тематические справки) взимается плата․ Тарифы уточняйте при обращении или на сайте администрации․

Порядок обращения и подачи запроса

Способы подачи:

1. Лично: В приемной день (вторник 9:00–17:00, перерыв 13:00–14:00) или в часы работы архива․
2. По почте: На адрес: 188307, г․ Гатчина, Красноармейский пр․, д․ 11 б․ (Рекомендуется ценное письмо с вложением)․
3. Электронно: На e-mail arhiv@gmolo․ru (скан заявления с подписью и копии документов)․
4. Через Госуслуги / портал «Архивы Ленинградской области»: Возможность подачи запроса в электронном виде через единую систему обращений․

Необходимые документы для личного обращения:

• Паспорт гражданина РФ (или иное удостоверяющее личность документ)․
• Документы, подтверждающие родственные связи (если запрос касается другого лица) — свидетельства о рождении/браке, паспорт запрашивающего․
• Доверенность (нотариальная или простая письменная, заверенная в установленном порядке), если запрос подает представитель․
• Заявление в свободной форме (образец можно взять на месте или скачать с сайта), содержащее ФИО, адрес, контактный телефон, суть запроса и перечень требуемых сведений․

Особенности работы с генеалогическими и историческими запросами

Для исследователей и генеалогов важно учитывать:

• Глубина фондов: Основная масса документов относится к советскому периоду (1970-е – 2000-е гг․)․ Документы дореволюционного времени и периода Великой Отечественной войны (оккупация Гатчины 1941–1944 гг․) в данном архиве, как правило, не хранятся (они находяться в ЦГИА СПб, ГА СПб, ЦАМО, архивах ФСБ и др․)․
• Сроки исполнения: Закон устанавливает срок до 30 дней (с возможностью продления до 30 дней с уведомлением)․ На практике из-за высокой загрузки сроки могут быть максимальными․
• Предварительный поиск: Рекомендуется самостоятельно изучить путеводитель/описания фондов на сайте archiveslo․ru перед подачей запроса, чтобы точно указать фонд, описание и дело, если это возможно․ Это ускорит работу архивистов․

Полезные советы и рекомендации

1. Звоните заранее․ Уточните, хранятся ли нужные вам фонды именно здесь (особенно если речь о конкретном предприятии, ликвидированном до 1972 г․ или после 2010 г․)․
2. Готовьте копии документов․ При личном визите имейте при себе копии паспорта, свидетельств о рождении/браке родственников, это сэкономит время на оформлении запроса․
3. Используйте онлайн-каталог․ Сайт archiveslo․ru позволяет поискать фонды по ключевым словам (название завода, название улицы, название организации)․
4. Сложные запросы пишите детально․ Указывайте: ФИО полностью (включая девичью фамилию), даты рождения/смерти, наименование организации, годы работы, адрес проживания․
5. Оплата услуг․ Уточните реквизиты для оплаты госпошлины/платных услуг заранее (часто оплата производится через Сбербанк/Почту Банк по квитанции, которую выдает архив после принятия запроса)․

Архивный отдел администрации Гатчинского муниципального округа является центральным звеном архивной службы на юге Ленинградской области․ Объединение фондов города Гатчины, Гатчинского района и города Коммунар в едином хранилище на Красноармейском проспекте существенно упростило доступ к документам для жителей объединенного муниципального округа․

Несмотря на высокую загрузку и преобладание советского периода в фондах, архив остается незаменимым ресурсом для решения пенсионных, жилищных, земельных и исторических вопросов․ Грамотное составление запроса и использование электронных ресурсов («Архивы Ленинградской области», сайт администрации) позволят получить необходимую информацию максимально оперативно․