Архивный отдел является важнейшим структурным подразделением системы местного самоуправления, обеспечивающим сохранность документального фонда района, доступ к архивной информации для граждан и организаций, а также ведение делопроизводства. В данной статье представлена подробная информация об Архивном отделе (в структуре Отдела ЗАГС и архива) Администрации Задонского муниципального района Липецкой области.

Общие сведения и правовой статус

Архивная работа в Задонском муниципальном районе осуществляется в рамках Отдела записи актов гражданского состояния и архива Администрации Задонского муниципального района (далее, Отдел ЗАГС и архива).

• Полное наименование: Отдел записи актов гражданского состояния и архива Администрации Задонского муниципального района Липецкой области.
• ИНН: ### (отдельный ИНН для структурного подразделения).
• Родительская организация: Администрация Задонского муниципального округа (ИНН ###, ОГРН 1024800630634).
• Дата регистрации Администрации: 12 сентября 1996 года.
• Юридический адрес Администрации: 399200, Липецкая область, Задонский район, г. Задонск, ул. ###, д. 25.

Деятельность отдела регулируется Федеральным законом № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Федеральным законом № 143-ФЗ «Об актах гражданского состояния», а также региональными нормативными правовыми актами Липецкой области и решениями Администрации района.

Руководство и структура

Начальником Отдела ЗАГС и архива с 20 января 2021 года назначена Калугина Лариса Владимировна.

В структуре отдела выделяются два ключевых направления деятельности:

1. ЗАГС (Запись актов гражданского состояния): государственная регистрация рождений, заключения и расторжения браков, усыновлений, смерти, изменений имени и исправления записей.
2. Архивный сектор (Архивный отдел): формирование, учет, хранение, комплектование и использование архивных фондов органов местного самоуправления, муниципальных учреждений и организаций района.

Местоположение и контактная информация

Важно: Отдел ЗАГС и архива размещается по адресу, отличному от главного здания Администрации района;

Основные функции и полномочия архивного отдела

Архивный отдел выполняет полномочия органа управления архивным делом на территории муниципального района. К ключевым задачам относятся:

Формирование и комплектование архивных фондов

• Прием на хранение документов от органов местного самоуправления, муниципальных казенных и бюджетных учреждений по истечении сроков хранения в ведомственных архивах.
• Прием документов ликвидированных или реорганизованных муниципальных организаций.
• Комплектование фондов документами частного происхождения (семейные архивы, документы известных земляков, фотодокументы, аудиовидеозаписи), отражающими историю района.

Обеспечение сохранности и учета

• Организация хранения документов в условиях, соответствующих ГОСТ Р 54989-2012/ISO 11799:2003 (температура, влажность, светозащита, пожаробезопасность).
• Ведение государственной учета документов архивного фонда района (составление описей, инвентарей, ввод данных в автоматизированные информационные системы).
• Научная обработка фондов: систематизация, описание, каталогизация.

Информационное обслуживание граждан и организаций

• Выдача архивных справок (о стаже работы, заработной плате, награждениях, проживании, составе семьи и др.) для назначения пенсий, льгот, судебных разбирательств.
• Организация работы читального зала для работы с архивными документами.
• Обеспечение доступа к архивным документам в порядке, установленном законодательством (с учетом сроков ограничения доступа — 75 лет для документов с сведениями о частной жизни, 30 лет для гос. тайны и т.д.).
• Подготовка копий документов (ксерокопии, сканы, заверенные выписки).

Методическое руководство и контроль

• Методическое руководство ведомственными архивами структурных подразделений Администрации, муниципальными учреждениями (школы, больницы, дома культуры, администрации сельских поселений).
• Проверка состояния делопроизводства и архивного дела в муниципальных организациях.
• Утверждение номенклатур дел и сроков хранения документов муниципальных органов и учреждений.

Прием граждан и режим работы

График приема граждан в Отделе ЗАГС и архива, как правило, соответствует стандартному режиму работы органов местного самоуправления Липецкой области. На основании типичных регламентов для архивных учреждений региона:

• Рабочие дни: Понедельник — Пятница.
• Выходные дни: Суббота, Воскресенье.
• Часы приема: Часто устанавливаются в диапазоне с 8:00 до 17:00 (или с 9:00 до 18:00) с перерывом на обед с 12:00 до 13:00 (или с 13:00 до 14:00).
• День санитарной уборки: Последняя пятница месяца (или иной день по локальному акту).

Рекомендация: Перед визитом обязательно уточняйте актуальный график приема и необходимость предварительной записи по телефону, указанному на сайте admin-zadonsk.ru, или через портал Госуслуг (раздел «Назначение встречи в орган власти»). Для получения архивной справки часто требуется написать заявление и предъявить паспорт (доверенность, если действует представитель).

Виды архивных справок и документов, выдаваемых отделом

Наиболее востребованные услуги, предоставляемые архивным сектором:

1. Справки о стаже работы и заработной плате (для Пенсионного фонда / СФР), на основании личных дел, табелей учета рабочего времени, ведомостей начисления зарплаты ликвидированных предприятий (колхозов, совхозов, промкооперации, районных органов управления).
2. Справки о награждении медалями, орденами (для восстановления утерянных наград, получения ветеранских удостоверений).
3. Справки о проживании / составе семьи (на основании домовых книг, списков избирателей, переписей населения, хранящихся в фондах).
4. Справки из актовых записей ЗАГС (дубликаты свидетельств о рождении, браке, смерти), выдаются непосредственно ЗАГС-частью отдела.
5. Историко-справочная информация для написания книг, статей, изучения родословной (геналогические запросы).

Документы, необходимые для обращения в архив

Для получения архивной справки или доступа к документам, как правило, требуется предоставить:

• Паспорт гражданина РФ (или иное удостоверяющее личность документ).
• Заявление установленного образца (заполняется на месте или заранее с сайта).
• Документы, подтверждающие родственные связи (если запрос касается другого лица) — свидетельства о рождении/браке, свидетельство о перемене имени.
• Доверенность (нотариальная или простая письменная, заверенная в установленном порядке), если обращается представитель.
• Запрос организации (на бланке с синей печатью и подписью руководителя), если справка запрашивается юрлицом (СФР, суд, нотариус, адвокат).

Электронные сервисы и дистанционное взаимодействие

В рамках перехода на «цифровую платформу» Архивный отдел интегрирован в следующие системы:

• Портал Госуслуг (ЕПГУ / РПГУ): Подача заявлений на получение архивных справок (услуга «Выдача архивных справок»), отслеживание статуса, получение результата в личном кабинете или по почте.
• Портал «Архивы России» (archives.gov.ru): Поиск по описям и фондам Задонского района (если фонды оцифрованы и загружены в федеральную АИС «Архивы России» или региональную систему «Архивы Липецкой области»).
• Сайт Администрации Задонского МР: Размещение номенклатур дел, реестров архивных фондов, контактов, нормативных актов по архивному делу.

Историческая справка и состав фондов

Архивный фонд Задонского района формируется с момента образования Задонского уезда (1779 г.) и لاحقًا Задонского района (1928 г.). В фондах отражается история одного из старейших городов Липецкой области — Задонска (основан 1610 г. как слобода Тешёво, с 1779 г. город).

Основные фондобразующие организации, документы которых хранятся в архиве:

• Задонская уездная дума / Задонский уездный исполнительный комитет (до 1928 г.).
• Задонский районный совет народных депутатов / Исполнительный комитет (1928–1993 гг.).
• Администрация Задонского района / Задонского муниципального округа (с 1993 г.).
• Сельские (поселенческие) советы и администрации сельских поселений, входящих в район.
• Ликвидированные сельскохозяйственные предприятия (колхозы «Победа», «Задонский», «Коммунизм», совхозы, МТС/РСХС).
• Муниципальные учреждения: школы, больницы, дома культуры, библиотеки, ЗАГСы поселений.
• Документы личного происхождения: личные фонды почетных граждан, ветеранов, писателей, художников, родословные коллекции.

Особый интерес представляет фонд Задонского духовного семинария и документы, связанные с жизнью и деятельностью святого Тихона Задонского (хранятся также в ГАЛО и РГИА, но в районном архиве могут находиться копии и материалы местного поклонения).

Взаимодействие с вышестоящими архивами

Архивный отдел Задонского района взаимодействует с:

• Государственным архивом Липецкой области (ГАЛО) (г. Липецк) — по вопросам передачи на хранение документов постоянного хранения (старше 10–20 лет, в зависимости от вида документов), методического руководства, межархивного использования.
• Управлением архивного дела Администрации Липецкой области — по вопросам лицензирования архивной деятельности, аттестации архивов, нормативного регулирования.
• Росархивом — через федеральный портал и при участии в федеральных целевых программах (оцифровка, капремонт хранилищ).

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Архивный отдел (в составе Отдела ЗАГС и архива) Администрации Задонского муниципального района выполняет миссию хранителя исторической памяти территории и гаранта социально-правовых прав граждан. Находится по адресу: г. Задонск, ул. ###, д. 29. Руководитель, Калугина Лариса Владимировна.

Для успешного обращения рекомендуется:

1. Заблаговременно уточнить режим работы по телефону или на сайте admin-zadonsk.ru.
2. Подготовить пакет документов (паспорт, подтверждающие родство, заявление).
3. Воспользоваться возможностью предварительной записи через «Госуслуги» или телефон для минимизации времени ожидания.

Архив открыт для сотрудничества с исследователями, местными историками, школьными музеями и всеми заинтересованными в истории Задонской земли.

Данная статья составлена на основе открытых данных из ЕГРЮЛ, официального сайта Администрации Задонского муниципального района, портала «Архивы России» и нормативных правовых актов Липецкой области. Актуальность контактных данных и режима работы рекомендуется проверять непосредственно перед визитом.