Оформление и выплата пособий по временной нетрудоспособности (больничным листам) — одна из самых частых операций в работе бухгалтера и кадровика. С переходом к единому социальному фонду (СФР) и полным переводом на электронные листы нетрудоспособности (ЭЛН) процедура существенно изменилась. В статье разберем актуальный порядок расчета, учета и отражения в налоговом и бухгалтерском учете.

Нормативная база и ключевые изменения

Основными документами, регулирующими процесс, являются:

• ФЗ-255 «Об обязательном социальном страховании от временной нетрудоспособности и в связи с материнством»;
• Трудовой кодекс РФ (ст. 183);
• Постановление Правительства РФ № 1224 (Правила расчета пособий);
• ФЗ-125 «Об обязательном пенсионном страховании» (в части взносов);
• Приказ Минтруда и Минздрава от № 736н/1011н (Порядок оформления ЭЛН).

Главные новшества текущего периода:

1. Полный переход на ЭЛН. Бумажные больничные листы больше не выдаются (кроме редких исключительных случаев). Работодатель получает данные через личный кабинет СФР или интеграцию с СЭД/1С.
2. Роль СФР. Фонд является единственным оператором: он рассчитывает и выплачивает пособие за первые 3 дня (ранее это делал работодатель), а также за последующие дни. Работодатель лишь передает сведения для расчета (сведения о заработке).
3. Сведения о заработке (СЗ). Подаются в СФР не позднее 5 календарных дней после получения ЭЛН (или сведений о нем). От этого срока зависит своевременность выплаты сотруднику.

Порядок расчета пособия по временной нетрудоспособности

Расчет производится исключительно СФР, однако работодатель должен понимать алгоритм, чтобы проверить правильность начислений и корректно отразить их в учете.

Формула расчета (упрощенно):

Пособие = Средний дневной заработок × Процент оплаты × Количество календарных дней нетрудоспособности

Ключевые параметры:

• Расчетный период: 2 календарных года, предшествующих году страхового случая (например, для 2024 года — 2022 и 2023 гг.).
• Максимальная база: Ограничивается пределом основы страховых взносов по обязательному пенсионному страхованию на каждый год расчетного периода (в 2024 г. — 2 225 000 руб., в 2023 г. — 1 917 000 руб.).
• Средний дневной заработок: Сумма заработка за расчетный период (с учетом лимитов) / 730 дней.
• Процент оплаты (зависит от стажа):
  • 8 и более лет — 100%;
  • от 5 до 8 лет, 80%;
  • менее 5 лет — 60%.
• Минимальное пособие: Не может быть ниже расчетного на основе МРОТ (с учетом регионального коэффициента) за полный календарный месяц, пропорционально отработанному времени.

Обязанности работодателя: пошаговый алгоритм

Несмотря на то, что платит СФР, от работодателя зависят сроки и корректность данных.

1. Получение ЭЛН. Информация поступает в ЛК СФР или в учетную систему (1С:ЗУП и др.). Сотрудник уведомляет работодателя о номере ЭЛН (если не дал согласия на автоматическую передачу).
2. Формирование и отправка Сведений о заработке. Заполняются за 2 предшествующих года. Срок подачи — 5 календарных дней с момента получения сведений об ЭЛН. Подача осуществляется в электронном виде через ЛК СФР или оператора ЭДО.
3. Контроль начислений СФР. После расчета СФР направляет уведомление о назначении/отказе. Бухгалтер сверяет сумму со своими расчетами (контрольный расчет).
4. Выплата сотруднику (если применимо). С 2023 года СФР переводит деньги напрямую на карту сотрудника (через «Мир» или СБП). Работодатель не выплачивает пособие из кассы/расчетного счета, за исключением случаев, когда сотрудник не предоставил СФР реквизиты счета (тогда СФР переводит средства работодателю для выдачи).
5. Отражение в учете. Проводки по начисленному пособию, удержанному НДФЛ и взносам (если применимо).

Бухгалтерский учет (ПБУ 6/2020, ФСБУ 6)

Поскольку пособие выплачивает СФР, в бухгалтерском учете работодателя нет проводки по выплате денежных средств (Дт 70 / Кт 51). Отражается только начисление расходов и НДФЛ.

Типовые проводки:

Важно: Страховые взносы на пособия по временной нетрудоспособности, выплачиваемые СФР, не начисляются (п. 1 ст. 422 НК РФ). Взносы платит СФР сам за себя. На доплаты за счет работодателя взносы начисляются в общем порядке;

Налоговый учет (НК РФ)

Суммы пособий по больничным листам, выплаченные за счет средств СФР, не включаются в состав расходов по налогу на прибыль (п. 32 ст. 270 НК РФ), так как они не являются расходами организации.

Однако дополнительные выплаты за счет работодателя (доплата до среднего заработка, материальная помощь при болезни и т.д.) включаются в расходы по налогу на прибыль в пределах норм, установленных ст. 255 НК РФ (в составе расходов на оплату труда), при условии документального оформления (ЛНА, приказ).

Особенности для индивидуальных предпринимателей (ИП)

Согласно данным СФР, в 2024 году ИП получили от СФР 24,6 тыс. страховых пособий на сумму около 2 млрд рублей. Для получения пособия ИП должны:

• Быть зарегистрированными в СФР как страхователи (платить за себя страховые взносы «за себя» — 1% до лимита + фиксированные платежи ОПС/ОМС).
• Иметь стаж страхования не менее 6 месяцев на момент страхового случая (для пособия по беременности и родам — 6 мес., по временной нетрудоспособности — общий стаж).
• Подать заявление и ЭЛН через ЛК СФР «Личный кабинет застрахованного» или МФЦ.

В бухгалтерском учете ИП (при ведении учета на УСН «Доходы-Расходы») пособия СФР не уменьшают налоговую базу (не являются расходами ИП). На УСН «Доходы» они также не учитываются.

Типичные ошибки и риски

• Просрочка сдачи Сведений о заработке (свыше 5 дней). Ведет к задержке выплаты сотруднику и возможным штрафам по ст. 5.27 КоАП РФ (до 50 т.р. для юрлиц).
• Ошибки в СЗ: неверный оклад, пропуск премий, неучет регионального коэффициента, неверный расчетный период.
• Невыполнение обязанностей налогового агента: несвоевременное удержание/перечисление НДФЛ с пособий СФР (штраф 20% от суммы налога по ст. 123 НК РФ).
• Игнорирование доплат по ЛНА: если в локальном акте прописана доплата до среднего, а работодатель ее не начисляет — риск штрафов и судебных исков.
• Учет пособий СФР в расходах по налогу на прибыль. Грубая ошибка, приводящая к занижению налоговой базы и начислению пени/штрафов по итогам проверки.

Чек-лист для бухгалтера в 1С (ЗУП / ERP / БП 3.0)

1. Настроить обмен с СФР (ЭДО/ЛК) для автоматического получения ЭЛН.
2. Проверить актуальность тарифов взносов и лимитов базы в справочниках.
3. При получении ЭЛН: сформировать документ «Сведения о заработке для расчета пособий» и отправить в СФР в течение 5 дней.
4. При получении уведомления от СФР «О назначении пособия»: провести документ «Начисление пособия от СФР» (автоматически создает Дт 20/26/44, Кт 69.01).
5. Автоматически или вручную рассчитать НДФЛ (Дт 69.01 — Кт 68.01).
6. Если есть доплата за счет фирмы: документ «Начисление зарплаты» (Дт 20/26 — Кт 70), удержание НДФЛ и взносов.
7. Сформировать реестр пособий для отчетности (6-НДФЛ, ЕФС-1 — сведения о пособиях отражает СФР, но работодатель отражает доходы в 6-НДФЛ).

Современный бухучет больничных листов смещен в сторону контроля за корректностью данных, передаваемых в СФР, и своевременного отражения налоговых последствий (НДФЛ). Прямые выплаты сотрудникам со счета компании практически исключены (кроме доплат по ЛНА). Главная задача специалиста — обеспечить бесшовный электронный обмен данными с Фондом в установленные 5 дней, чтобы сотрудник получил законные средства вовремя, а организация избежала штрафов и налоговых рисков.

Статья подготовлена на основании законодательства РФ, актуального на 2024–2025 гг. (ФЗ-255, НК РФ, ТК РФ, Постановление № 1224, Приказ 736н/1011н). Данные по выплатам ИП приведены согласно отчету СФР за 2024 год.