Компенсация расходов на проезд — одна из самых распространённых выплат работникам․ Она может возникать в рамках командировок, при использовании личного транспорта в служебных целях, при компенсации проезда к месту работы или отдыха․ В этой статье подробно разберём, какие бухгалтерские проводки используются в каждой ситуации, какие налоги и взносы начисляются и как правильно оформить документы․
Виды компенсаций за проезд
Прежде чем говорить о проводках, важно понять, какие именно компенсации существуют:
- Командировочные расходы на проезд, оплата билетов к месту командировки и обратно (ст․ 168 ТК РФ);
- Компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях (ст․ 188 ТК РФ);
- Компенсация проезда к месту работы (например, для вахтовиков или работников Крайнего Севера);
- Компенсация проезда к месту отпуска для работников районов Крайнего Севера и приравненных местностей (ст․ 325 ТК РФ);
- Компенсация проезда дистанционным работникам — например, при выезде в офис по согласованию с работодателем․
Основные счета бухгалтерского учёта
Для отражения компенсаций используются следующие счета:
- Счёт 71 «Расчёты с подотчётными лицами» — при выдаче аванса и отчёте по командировке;
- Счёт 73 «Расчёты с персоналом по прочим операциям» — при компенсации за личный транспорт;
- Счёт 70 «Расчёты с персоналом по оплате труда» — если компенсация выплачивается через зарплату;
- Счета затрат (20, 25, 26, 44) — в зависимости от подразделения, где работает сотрудник;
- Счёт 50/51 — выплата денег из кассы или с расчётного счёта․
Проводки по командировочным расходам на проезд
Выдача аванса на командировку
Дт 71 — Кт 50 (51) — выдан аванс сотруднику на командировочные расходы (наличными или на карту)․
Списание расходов на проезд по авансовому отчёту
После возвращения сотрудник предоставляет авансовый отчёт с билетами и посадочными талонами:
- Дт 26 (20, 25, 44) — Кт 71, списаны расходы на проезд к месту командировки и обратно;
- Дт 19 — Кт 71 — выделен НДС по билетам (если он указан в документе отдельной строкой);
- Дт 68 — Кт 19 — НДС принят к вычету․
Возврат неиспользованного аванса или выдача перерасхода
- Дт 50 — Кт 71, сотрудник вернул неизрасходованный аванс в кассу;
- Дт 71 — Кт 50 (51) — выдан перерасход по авансовому отчёту․
Важно: расходы на проезд в командировке в полном объёме не облагаются НДФЛ и страховыми взносами при наличии подтверждающих документов (п․ 3 ст․ 217 НК РФ)․
Проводки по компенсации за использование личного автомобиля
Компенсация выплачивается на основании соглашения между работником и работодателем (ст․ 188 ТК РФ)․ Размер определяется сторонами, но для налогового учёта действуют нормы Постановления Правительства РФ № 92:
- легковые автомобили до 2000 см³ — 1200 руб․/мес․;
- свыше 2000 см³ — 1500 руб․/мес․;
- мотоциклы — 600 руб․/мес․
Типовые проводки
- Дт 26 (20, 25, 44), Кт 73 — начислена компенсация за использование личного автомобиля;
- Дт 73 — Кт 50 (51) — компенсация выплачена работнику․
В пределах норм компенсация не облагается НДФЛ и страховыми взносами․ Сверхнормативные суммы в налоговом учёте не уменьшают базу по налогу на прибыль, но и НДФЛ с них не удерживается, если размер установлен соглашением (по позиции Минфина — в пределах согласованной суммы)․
Компенсация проезда к месту отпуска (работники Севера)
Работникам районов Крайнего Севера работодатель раз в два года оплачивает проезд к месту отпуска и обратно (ст․ 325 ТК РФ):
- Дт 26 (20, 44) — Кт 73 (70) — начислена компенсация проезда к месту отпуска;
- Дт 73 (70) — Кт 50 (51) — компенсация выплачена․
Такая компенсация не облагается НДФЛ (п․ 3 ст․ 217 НК РФ) и страховыми взносами в пределах территории РФ․
Компенсация проезда дистанционным работникам
Согласно ст․ 312․6 ТК РФ, дистанционным работникам компенсируются расходы, связанные с выполнением работы, в т․ч․ проезд, если он необходим для исполнения трудовых обязанностей (например, выезд в офис по распоряжению работодателя)․ Порядок и размеры компенсации закрепляются в трудовом договоре или локальном нормативном акте․
- Дт 26 (44) — Кт 73 — начислена компенсация расходов дистанционного работника;
- Дт 73 — Кт 51 — компенсация перечислена на карту работника․
Компенсации, предусмотренные ст․ 312․6 ТК РФ, не облагаются НДФЛ и взносами в пределах, установленных локальными актами․
Необходимые документы
Для корректного отражения проводок потребуются:
- приказ о направлении в командировку или соглашение об использовании личного транспорта;
- авансовый отчёт (форма АО-1 или самостоятельно разработанная);
- билеты, посадочные талоны, чеки, БСО;
- локальный нормативный акт о компенсациях;
- расчётно-платёжная ведомость или платёжное поручение․
Проводки по компенсации расходов за проезд зависят от вида выплаты: командировочные расходы проходят через счёт 71, компенсации за личный транспорт и прочие выплаты — через счёт 73 (или 70)․ Главное условие освобождения от НДФЛ и взносов — экономическая обоснованность расходов и наличие подтверждающих документов․ Правильное документальное оформление защитит компанию от претензий налоговых органов и обеспечит корректность учёта․