Начисление и выплата пособия по временной нетрудоспособности (ВН) — одна из самых частых операций в работе бухгалтера. С 2021 года порядок расчета и выплаты существенно изменился: работодатель платит только первые 3 дня, а остальное — Социальный фонд России (СФР, бывший ФСС). Однако в бухгалтерии отражается полная сумма начисленного пособия.

Ниже подробно разобраны все проводки, счета учета, нюансы налогообложения НДФЛ и страховых взносов, а также особенности отражения в налоговом и управленческом учете.

Нормативная база

• ФЗ от № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от временной нетрудоспособности и в связи с материнством», основной закон, регулирующий расчет и выплату.
• Трудовой кодекс РФ (ст. 183) — гарантирует право на оплату больничного.
• Приказ Минфина РФ от № 107н, утвержденный План счетов бухгалтерского учета.
• ПБУ 8/2010 «Расходы организации» — пособие по ВН относится к расходам на оплату труда (п. 5).

Основные счета учета

Для отражения операций по больничным используются следующие счета Плана счетов:

Классическая схема проводок (по порядку выполнения)

Шаг 1. Начисление пособия сотруднику (полная сумма)

Проводка отражает возникновение задолженности перед работником. Сумма рассчитывается по всем дням нетрудоспособности.

Дт 20 (23, 25, 26, 29, 44) — Кт 70, начислено пособие по временной нетрудоспособности (полная сумма за все дни больничного).

Корреспондирующий счет Дебета выбирается в зависимости от подразделения, в котором работает сотрудник (основное производство, управление, продажи и т.д;).

Шаг 2. Начисление страховых взносов

Важно: С 2021 года страховые взносы начисляются только на сумму первых 3 дней больничного (оплачиваемых за счет работодателя). На сумму, возмещаемую СФР (с 4-го дня), взносы не начисляются (п. 1 ст. 427 НК РФ).

Дт 20 (23, 25, 26, 29, 44) — Кт 69.01, начислены страховые взносы на сумму пособия за первые 3 дня (тариф 30% на 2024-2025 гг., в пределах базы МРОТ/макс. база).

Шаг 3. Исчисление и удержание НДФЛ

НДФЛ удерживается с полной суммы пособия (и за 3 дня за счет работодателя, и за остальные за счет СФР). Пособие по ВН не относится к доходам, освобожденным от налога (ст. 217 НК РФ).

Дт 70 — Кт 68.01 — исчислен НДФЛ (13% / 15% / 30% для нерезидентов) с полной суммы начисленного пособия.

Дт 70 — Кт 68.01 — удержан НДФЛ при фактической выплате (обычно совпадает с начислением, если выплата в том же месяце).

Шаг 4. Формирование требования к СФР (возмещение за 4-й и последующие дни)

Сумма, подлежащая возмещению из бюджета СФР, учитывается на внебалансовом счете или субсчете 76.ВО (или 76.СФР).

Дт 76.ВО (76.СФР) — Кт 69.01, выделена сумма пособия, подлежащая возмещению из средств СФР (общая сумма пособия минус сумма за первые 3 дня).

Параллельно на счете 69.01 формируется сальдо: в Кредите — начисленные взносы (Шаг 2), в Дебете — сумма к возмещению (Шаг 4). Разница — это взносы, подлежащие уплате в бюджет за 3 дня.

Шаг 5. Выплата пособия сотруднику

Выплата производится на руки (касса) или на карту (банк) за вычетом удержанного НДФЛ.

Дт 70 — Кт 50 (51) — выплачено пособие по временной нетрудоспособности (сумма начисления минус НДФЛ).

Шаг 6. Уплата страховых взносов в бюджет

Уплачивается только сумма взносов, начисленная на первые 3 дня (сальдо по Кт 69.01 после проведения Шага 4).

Дт 69.01 — Кт 51 — уплачены страховые взносы в бюджет СФР.

Шаг 7. Получение возмещения от СФР

Деньги приходят на расчетный счет организации.

Дт 51 — Кт 76.ВО (76.СФР), получено возмещение пособия по ВН из средств СФР.

Специфические ситуации и нюансы проводок

Больничный при уходе за больным членом семьи

Порядок начисления и проводок идентичен обычному больничному. Оплачиваются первые 3 дня за счет работодателя, остальное — за счет СФР. Лимит дней в году зависит от возраста ребенка и вида заболевания (ст. 7 Закона № 255-ФЗ).

Больничный, открытый в период отпуска

Если сотрудник заболел в отпуске, отпуск продлевается или переносится (ст. 124 ТК РФ). Пособие по ВН начисляется по общему правилу. Проводки те же. Отпускные, уже начисленные на эти дни, подлежат перерасчету (возврату в кассу или зачету на будущие выплаты).

Дт 70 — Кт 50 (51) — возврат сотрудником отпускных за дни, совпавшие с больничным (если отпускные уже выплачены).

Больничный у уволенного сотрудника

Если нетрудоспособность наступила в течение 30 дней после увольнения, пособие начисляется и выплачивается бывшим работодателем в размере 60% от среднего заработка (независимо от стажа), но не более мин. размера. СФР данную сумму не возмещает (п; 3 ст. 7 Закона № 255-ФЗ).

Проводки:

Дт 26 (91.2) — Кт 70 — начислено пособие бывшему сотруднику (полная сумма, СФР не возмещает).

Дт 26 (91.2) — Кт 69.01 — начислены взносы на полную сумму (так как все дни оплачиваются за счет работодателя).

Дт 70 — Кт 68.01 — НДФЛ.

Дт 70 — Кт 51 — выплата.

Травма на производстве / Профзаболевание

Пособие выплачивается в размере 100% среднего заработка за все дни нетрудоспособности. Первые 3 дня оплачивает работодатель, остальное — СФР. Проводки стандартные (как в п. 3). Разница только в % расчета (100% вместо 60-80%).

Авансовая выплата пособия

Если больничный принесен заранее (до табеля/зарплатной ведомости), можно выплатить аванс. В 1С и подобных программах часто делают проводку:

Дт 70 — Кт 51 — выдан аванс под отчет по больничному.

При окончательном расчете:

Дт 20, Кт 70 — начисление полной суммы.

Дт 70 — Кт 68.01 — НДФЛ.

Дт 70, Кт 51 — доплата (или Дт 51 — Кт 70 — возврат переплаты);

Отражение в налоговом учете (Налог на прибыль)

Согласно ст. 255 НК РФ (п. 20 п. 1), расходы на оплату больничных (первые 3 дня) учитываются в составе расходов на оплату труда. Суммы, возмещаемые СФР (с 4-го дня), не включаются в расходы налогоплательника (п. 17 ст. 270 НК РФ — доходы в виде возмещения не облагаются, но и расходы, за которые получено возмещение, не учитываются).

• Дебет 20/26/44 (Кт 70) — полная сумма пособия (бухучет).
• Налоговый учет: Признаются только расходы на первые 3 дня (сумма взносов по ним + нетто выплаты за 3 дня). Сумма за 4-й и посл. дни в налоговый учет не попадает (так как возмещается СФР).

В программах (1С) это настраивается через «НУ: расходы на оплату труда» — флаг «Возмещается СФР».

Пример расчета и проводок (цифры)

Условия: Сотрудник стаж 8 лет (80% среднего). Больничный 10 календарных дней. Средний дневной заработок (СДЗ) = 3 000 руб. НДФЛ 13%. Взносы 30%. Максимальная база не превышена.

1. Сумма пособия: 3 000 * 80% * 10 дней = 24 000 руб.
2. Оплата работодателем (3 дня): 3 000 * 80% * 3 = 7 200 руб.
3. Возмещение СФР (7 дней): 3 000 * 80% * 7 = 16 800 руб.
4. НДФЛ (с полной суммы): 24 000 * 13% = 3 120 руб.
5. Взносы (на 3 дня): 7 200 * 30% = 2 160 руб.
6. На руки сотруднику: 24 000, 3 120 = 20 880 руб.

Проводки в рублях:

Дт 20, Кт 70 24 000 (начисление полной суммы)
Дт 20, Кт 69.01 2 160 (взносы на 3 дня: 7 200 * 30%)
Дт 70 — Кт 68.01 3 120 (НДФЛ исчислен/удержан)
Дт 76.СФР — Кт 69.01 16 800 (требование к СФР за 7 дней)
 По счету 69.01 сальдо Кт = 2 160 (к уплате в бюджет)
Дт 70 — Кт 51 20 880 (выплата на карту)
Дт 69.01, Кт 51 2 160 (уплата взносов в СФР)
Дт 51, Кт 76.СФР 16 800 (получение денег от СФР)

Типичные ошибки бухгалтеров

• Начисление взносов на полную сумму. Ошибка: Дт 20 — Кт 69.01 на 24 000. Правильно: только на 7 200 (3 дня). Это переплата в бюджет.
• Неучет НДФЛ с части СФР. Ошибка: удержать НДФЛ только с 7 200. Правильно: НДФЛ с полных 24 000.
• Путаница со счетами 69 и 76. Счет 69 — для расчетов по взносам. Счет 76 (субсчет) — для требования к СФР о возмещении. Нельзя смешивать их в одном субсчете без аналитики.
• Поздняя регистрация в СФР. Реестр на возмещение должен быть передан в установленные сроки (обычно в месяц, следующий за месяцем начисления), иначе возмещение задержат.
• Игнорирование лимита базы по взносам. Если сотрудник высокооплачиваемый, база по взносам ограничена максимальной базой (в 2024 г. — 2 225 000 руб. в год). На сумму сверх базы взносы не начисляются.

Особенности в программе «1С:ЗУП / 1С:Бухгалтерия 8.3»

В типовых конфигурациях 1С документом-основанием является «Начисление пособия по временной нетрудоспособности» (раздел «Зарплата» -> «Начисления»).

• Программа автоматически разделяет сумму на «За счет работодателя» (3 дня) и «За счет СФР».
• Автоматически формирует проводки Дт 20/26/44 — Кт 70, Дт 20/26/44, Кт 69.01 (взносы), Дт 76.ВО, Кт 69.01 (возмещение).
• Генерирует «Реестр сведений для расчета и назначения пособий» для отправки в СФР (форма ЭДО/СВЭП).
• При проведении документа «Выплата зарплаты» автоматически делает удержание НДФЛ и проводку Дт 70 — Кт 51.

Совет: Всегда проверяйте проводки документа (кнопка «Проводки» или «Движения по счетам») перед закрытием месяца, особенно если вручную правили расчет или стаж сотрудника.

Главное правило бухгалтерского учета пособия по ВН: в Дебет расходов (20, 26, 44) идет полная сумма, в Кредит 70 — полная сумма. Дальше происходит разделение: налоговый агент (работодатель) удерживает НДФЛ со всей суммы, платит взносы только за свои 3 дня, а за счет СФР формирует дебиторскую задолженность (Сч. 76), которую погашает при получении денег от Фонда.

Грамотное оформление первички (больничный лист в электронном виде — ЭЛН), своевременная сдача реестров в СФР и корректные проводки гарантируют отсутствие претензий со стороны налоговой инспекции и СФР при камеральных и выездных проверках.