Пособие по временной нетрудоспособности — одна из самых распространённых выплат работникам. Бухгалтеру важно правильно отразить её начисление‚ удержание НДФЛ и выплату в учёте‚ а также корректно распределить источники финансирования: часть пособия оплачивает работодатель‚ часть — Социальный фонд России (СФР). Рассмотрим порядок учёта подробно.
Общие правила оплаты больничного листа
С 2021 года в России действует механизм прямых выплат. Это означает‚ что:
- первые 3 дня болезни (при заболевании или травме самого работника) оплачивает работодатель за счёт собственных средств;
- с 4-го дня пособие выплачивает СФР напрямую работнику на основании сведений‚ переданных работодателем.
Исключения: пособия по уходу за больным членом семьи‚ при карантине‚ протезировании‚ долечивании в санатории полностью оплачиваются СФР с первого дня.
Размер пособия зависит от страхового стажа работника:
- стаж до 5 лет — 60% среднего заработка;
- от 5 до 8 лет, 80%;
- 8 лет и более — 100%;
Пособие за полный месяц не может быть ниже МРОТ (с учётом районных коэффициентов).
Документальное оформление
Основанием для начисления пособия служит электронный листок нетрудоспособности (ЭЛН). Работодатель получает информацию о его открытии и закрытии через систему электронного взаимодействия с СФР и в течение 3 рабочих дней передаёт в фонд необходимые сведения (проактивный механизм).
Бухгалтерские проводки
Начисление пособия за счёт работодателя (первые 3 дня)
Пособие за первые три дня относится на расходы организации. Счёт дебета зависит от того‚ где трудится работник:
- Дт 20 (23‚ 25‚ 26‚ 44) — Кт 70 — начислено пособие за первые 3 дня нетрудоспособности за счёт средств работодателя.
Например‚ для административного персонала используется счёт 26 «Общехозяйственные расходы»‚ для продавцов — счёт 44 «Расходы на продажу»‚ для производственных рабочих — счёт 20 «Основное производство».
Начисление пособия за счёт СФР
При прямых выплатах работодатель не начисляет пособие за счёт фонда — его выплачивает сам СФР. Поэтому в учёте работодателя эта сумма‚ как правило‚ не отражается. Однако если организация выплачивает пособие через свою кассу по поручению фонда или в переходный период‚ используются проводки:
- Дт 69 — Кт 70, начислено пособие за счёт средств СФР (в случаях‚ когда работодатель отражает расчёты с фондом).
Удержание НДФЛ
Пособие по временной нетрудоспособности облагается НДФЛ в полном объёме (и часть работодателя‚ и часть СФР):
- Дт 70 — Кт 68.01 — удержан НДФЛ с суммы пособия.
Страховые взносы на пособие не начисляются (пп. 1 п. 1 ст. 422 НК РФ).
Выплата пособия работнику
- Дт 70, Кт 50 — пособие выплачено из кассы;
- Дт 70 — Кт 51 — пособие перечислено на банковскую карту работника;
Пособие за счёт работодателя выплачивается в ближайший день выплаты зарплаты. СФР перечисляет свою часть в течение 10 рабочих дней с момента получения сведений.
Перечисление НДФЛ в бюджет
- Дт 68.01, Кт 51 — перечислен НДФЛ в бюджет (в составе единого налогового платежа).
Пример расчёта и проводок
Менеджер Иванов болел 10 календарных дней. Среднедневной заработок — 2 000 руб.‚ стаж, 7 лет (80%).
Расчёт:
- Пособие за день: 2 000 × 80% = 1 600 руб.
- За счёт работодателя (3 дня): 1 600 × 3 = 4 800 руб.
- За счёт СФР (7 дней): 1 600 × 7 = 11 200 руб.
- НДФЛ с части работодателя: 4 800 × 13% = 624 руб.
- К выплате от работодателя: 4 800 − 624 = 4 176 руб.
Проводки в учёте работодателя:
- Дт 26 — Кт 70 — 4 800 руб. — начислено пособие за первые 3 дня;
- Дт 70 — Кт 68.01, 624 руб. — удержан НДФЛ;
- Дт 70 — Кт 51 — 4 176 руб. — пособие перечислено работнику;
- Дт 68.01 — Кт 51, 624 руб. — НДФЛ перечислен в бюджет.
Часть пособия за счёт СФР (11 200 руб.) в учёте работодателя не отражается — фонд сам удерживает НДФЛ и выплачивает деньги работнику.
Налоговый учёт
Пособие за первые 3 дня‚ выплаченное за счёт работодателя‚ включается в расходы на оплату труда при расчёте налога на прибыль (п. 48.1 ст. 264 НК РФ). Организации на УСН «доходы минус расходы» также учитывают эти суммы в расходах после их фактической выплаты.
Типичные ошибки
- Начисление страховых взносов на пособие, взносы не начисляются;
- Отражение в учёте пособия за счёт СФР при прямых выплатах;
- Неверное определение источника оплаты (например‚ пособие по уходу за ребёнком полностью за счёт СФР);
- Нарушение сроков передачи сведений в СФР‚ что ведёт к штрафам.
Учёт пособий по временной нетрудоспособности при механизме прямых выплат стал проще: работодатель отражает в учёте только оплату первых трёх дней болезни. Главное — правильно определить источник финансирования‚ вовремя удержать и перечислить НДФЛ и своевременно передать сведения в СФР. Это позволит избежать ошибок в отчётности и претензий со стороны контролирующих органов;