Увольнение сотрудника — это процедура, которая завершается не только изданием приказа, но и выдачей работнику его трудовой книжки. Однако на практике встречаются ситуации, когда работник отказывается получать документ на руки. Разберёмся, как правильно действовать работодателю в таком случае, чтобы не нарушить трудовое законодательство и избежать претензий со стороны контролирующих органов.
Общие правила выдачи трудовой книжки
Согласно статье 84.1 Трудового кодекса РФ, в день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности (если ведётся электронная трудовая книжка), а также произвести с ним окончательный расчёт.
За задержку выдачи трудовой книжки работодатель несёт материальную ответственность: ему придётся возместить работнику неполученный заработок за всё время задержки (статья 234 ТК РФ). Кроме того, возможна административная ответственность по статье 5.27 КоАП РФ.
Почему работник может отказаться получать трудовую книжку
Причины отказа могут быть различными:
- работник не согласен с увольнением и собирается его оспаривать;
- сотрудник считает, что запись в трудовой книжке сделана неправильно;
- работник демонстративно игнорирует процедуру увольнения;
- сотрудник отсутствует на рабочем месте в день увольнения (болезнь, прогул, отпуск);
- конфликтная ситуация с работодателем.
Алгоритм действий работодателя при отказе
Шаг 1. Зафиксировать факт отказа
Если работник отказывается получать трудовую книжку, необходимо составить акт об отказе. В акте указываются:
- дата и место составления;
- ФИО работника и его должность;
- обстоятельства отказа;
- подписи не менее двух свидетелей (сотрудников организации).
Если работник отказывается подписывать сам акт, об этом также делается отметка в документе.
Шаг 2. Направить письменное уведомление
В тот же день работнику следует направить письменное уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправку её по почте. Уведомление направляется заказным письмом с уведомлением о вручении по последнему известному адресу работника.
С даты направления такого уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки (часть 6 статьи 84.1 ТК РФ).
Шаг 3. Хранить документ до востребования
Трудовая книжка хранится у работодателя до востребования. Работник может обратиться за ней в любое время, и работодатель обязан выдать документ не позднее трёх рабочих дней со дня обращения.
Особенности при электронной трудовой книжке
Если работник перешёл на электронный учёт трудовой деятельности, бумажная трудовая книжка всё равно выдаётся ему на руки при увольнении с внесённой в неё записью о подаче заявления о ведении сведений о трудовой деятельности в электронном виде. Порядок действий при отказе аналогичен: составляется акт и направляется уведомление.
Отправка трудовой книжки по почте
Важно помнить: отправить трудовую книжку по почте можно только с письменного согласия работника. Без такого согласия почтовая отправка не освобождает работодателя от ответственности за задержку выдачи документа. Согласие может быть выражено в заявлении работника или в ответном письме на уведомление работодателя.
Ответственность работодателя
При нарушении порядка выдачи трудовой книжки работодателю грозит:
- материальная ответственность, оплата вынужденного прогула за всё время задержки;
- административный штраф: для должностных лиц — от 1 000 до 5 000 рублей, для организаций — от 30 000 до 50 000 рублей (при повторном нарушении санкции выше);
- необходимость изменения даты увольнения на день фактической выдачи книжки по решению суда.
Практические рекомендации
- Всегда фиксируйте отказ работника документально — акт с подписями свидетелей станет главным доказательством в споре.
- Направляйте уведомление в день увольнения, не откладывая.
- Сохраняйте почтовые квитанции и уведомления о вручении писем.
- Не отправляйте трудовую книжку почтой без письменного согласия работника.
- Храните невостребованные трудовые книжки в соответствии с архивными правилами — до востребования, а затем в архиве не менее 50 лет (при хранении отдельно от личных дел).
Отказ работника получить трудовую книжку при увольнении — не редкость, но для работодателя это не должно стать проблемой, если действовать строго по закону. Главное, своевременно зафиксировать отказ актом и направить письменное уведомление. Эти простые действия полностью освобождают работодателя от ответственности за задержку выдачи документа и защищают его интересы в случае трудового спора.