Декретные выплаты — одна из тех тем, которые регулярно вызывают вопросы у бухгалтеров и финансовых служб организаций. Можно ли включить их в расходы на оплату труда? Как они влияют на налоговую базу по налогу на прибыль? Облагаются ли НДФЛ и страховыми взносами? Разберём все ключевые моменты подробно.
Что такое декретные выплаты
Под декретными выплатами обычно понимают два вида пособий:
- пособие по беременности и родам — выплачивается за период отпуска по беременности и родам (как правило, 140 дней при обычной беременности);
- пособие по уходу за ребёнком до достижения им возраста полутора лет — ежемесячная выплата в период отпуска по уходу за ребёнком.
Порядок назначения и выплаты этих пособий регулируется Федеральным законом от № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством».
Кто фактически оплачивает декретные
Ключевая особенность декретных выплат состоит в том, что, в отличие от обычного больничного (первые 3 дня которого оплачивает работодатель), расходы по оплате отпуска по беременности и родам полностью берёт на себя Социальный фонд России (СФР). Работодатель в данном случае выступает лишь посредником: начисляет пособие, перечисляет его работнице, а затем получает возмещение из фонда (либо пособие выплачивается напрямую из СФР при прямых выплатах).
Это принципиально важно для налогового учёта: поскольку декретные для предприятия являются транзитными выплатами, они не отражаются ни в расходах, ни в доходах организации.
Декретные и налог на прибыль
Общее правило
Статья 255 НК РФ содержит перечень расходов на оплату труда, которые уменьшают базу по налогу на прибыль. Однако пособия по беременности и родам, выплачиваемые за счёт средств СФР, не включаются в расходы работодателя, поскольку организация фактически не несёт этих затрат.
Таким образом:
- сами декретные (за счёт СФР), не расход организации;
- возмещение из СФР — не доход организации.
Когда выплаты всё же можно учесть в расходах
Есть ситуации, когда связанные с декретом выплаты всё-таки уменьшают налоговую базу:
- Доплата до фактического заработка. Если работодатель по своей инициативе доплачивает сотруднице разницу между пособием и её реальным средним заработком, такая доплата может быть учтена в расходах на оплату труда по ст. 255 НК РФ. Обязательное условие — доплата должна быть прописана в трудовом или коллективном договоре.
- Материальная помощь, связанная с трудовой функцией. Обычно материальная помощь не учитывается при налогообложении прибыли (п. 23 ст. 270 НК РФ); Однако если выплату можно связать с выполнением трудовой функции работника и она предусмотрена локальными актами, судебная практика в ряде случаев допускает её учёт в расходах.
При этом применять ст. 255 НК РФ нужно с оглядкой на ст. 252 НК РФ (экономическая обоснованность и документальное подтверждение расходов) и ст. 270 НК РФ (перечень расходов, не учитываемых при налогообложении), а также на позицию Минфина и ФНС.
НДФЛ и страховые взносы
Важный момент для работников и работодателей:
- НДФЛ: пособие по беременности и родам и пособие по уходу за ребёнком до полутора лет не облагаются подоходным налогом (п. 1 ст. 217 НК РФ). Это отличает декретные от обычных больничных, которые НДФЛ облагаются.
- Страховые взносы: государственные пособия, выплачиваемые в соответствии с законодательством, взносами не облагаются (пп. 1 п. 1 ст. 422 НК РФ).
А вот доплата работодателя до среднего заработка облагается и НДФЛ, и страховыми взносами в общем порядке, поскольку по своей сути является элементом оплаты труда.
Отражение в отчётности
При заполнении расчёта по страховым взносам и другой отчётности декретные отражаются с учётом следующих правил:
- сумма пособия по беременности и родам распределяется по месяцам, на которые приходится отпуск, пропорционально дням отпуска в каждом месяце;
- пособия показываются в составе необлагаемых выплат;
- расходы на выплату пособий отражаются в соответствующих разделах расчёта для зачёта или возмещения из СФР.
Практические рекомендации
- Не включайте пособия за счёт СФР в расходы — это гарантированно вызовет вопросы налоговиков и доначисление налога на прибыль.
- Закрепляйте доплаты в договорах. Если компания хочет учесть доплату до среднего заработка в расходах, обязательно пропишите её в трудовом или коллективном договоре либо в локальном нормативном акте.
- Ведите раздельный учёт. Чётко отделяйте выплаты за счёт СФР от выплат за счёт работодателя — это упростит и учёт, и проверки.
- Сохраняйте документы. Больничные листы, приказы об отпуске, расчёты пособий — всё это подтверждает обоснованность операций.
Декретные выплаты, финансируемые Социальным фондом России, не являются расходами работодателя и не уменьшают базу по налогу на прибыль, для организации они носят транзитный характер. Однако добровольные доплаты до среднего заработка, предусмотренные трудовыми или коллективными договорами, можно учесть в расходах на оплату труда по ст. 255 НК РФ. Грамотное оформление документов и раздельный учёт выплат помогут избежать претензий со стороны налоговых органов и правильно сформировать налоговую базу.