Делопроизводство в органах исполнительной власти, это система организации работы с документами, обеспечивающая порядок их создания, приёма, регистрации, рассмотрения, исполнения, хранения и передачи в архив. В Правительстве Новгородской области эта деятельность регламентируется специальным нормативным актом — Инструкцией по делопроизводству, утверждённой Постановлением Правительства Новгородской области от 11 марта 2019 года № 87 (с изменениями на 30 октября 2020 года).
Нормативная база
Организация делопроизводства в Правительстве Новгородской области опирается на несколько ключевых документов:
- Постановление Правительства Новгородской области от № 87 — непосредственно утверждает Инструкцию по делопроизводству;
- Постановление Правительства Новгородской области от № 1 — Регламент Правительства Новгородской области, который устанавливает требования к подготовке и представлению материалов в соответствии с Инструкцией по делопроизводству;
- Постановление Правительства Новгородской области от № 454 — Положение об Администрации Губернатора Новгородской области, согласно пункту 3.1.6 которого Администрация организует ведение делопроизводства и архива для обеспечения деятельности Губернатора и Правительства области посредством подведомственного государственного учреждения;
- федеральные нормативные акты, включая Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» и типовые правила делопроизводства в государственных органах.
Кто обеспечивает ведение делопроизводства
Непосредственное обеспечение документационного сопровождения деятельности Правительства области возложено на государственное областное казённое учреждение «Управление Делами Правительства Новгородской области». Учреждение действует на основании собственного Устава и выполняет функции по приёму, обработке, регистрации, учёту, хранению и архивированию документов.
Основные разделы и содержание Инструкции
Инструкция по делопроизводству, как правило, охватывает следующие направления работы с документами:
Документирование управленческой деятельности
Устанавливаются требования к составлению и оформлению документов: постановлений, распоряжений, протоколов, служебных писем, докладных записок. Определяются обязательные реквизиты, правила использования бланков, требования к подписям и визированию.
Приём и первичная обработка документов
Регламентируется порядок приёма входящей корреспонденции (в т.ч. электронной), проверки правильности адресования, вскрытия конвертов, проставления отметок о поступлении.
Регистрация и учёт документов
Определяются состав регистрационных форм, правила присвоения регистрационных номеров, порядок ведения регистрационно-контрольных форм в традиционном и электронном виде.
Рассмотрение и распределение документов
Устанавливается порядок передачи документов руководству для принятия решения, направления документов исполнителям, правила резолюций и поручений.
Контроль исполнения документов
Описывается процедура постановки документов на контроль, отслеживания сроков исполнения, снятия с контроля и информирования руководства о ходе исполнения поручений.
Формирование дел и хранение документов
Регламентируется номенклатура дел, порядок группировки исполненных документов в дела, сроки хранения, правила оформления обложек дел и их передачи на архивное хранение.
Электронный документооборот
Современная практика предусматривает использование систем электронного документооборота, что ускоряет обработку документов и повышает прозрачность контроля исполнения.
Значение Инструкции
Инструкция по делопроизводству выполняет несколько важных функций:
- Унификация — обеспечивает единый порядок работы с документами во всех структурных подразделениях Правительства области;
- Контроль — позволяет отслеживать исполнение поручений и решений;
- Сохранность информации, гарантирует надлежащее хранение документов и их передачу в архив;
- Правовая защита — правильно оформленные и зарегистрированные документы имеют юридическую силу и могут служить доказательствами при разрешении споров.
Где ознакомиться с документом
Актуальная редакция Инструкции по делопроизводству в Правительстве Новгородской области опубликована на официальном интернет-портале правовой информации, а также на портале Правительства Новгородской области по адресу www.novreg.ru. Текст постановления № 87 от 11 марта 2019 года доступен также в справочных правовых системах «КонсультантПлюс» и «Гарант».
Инструкция по делопроизводству в Правительстве Новгородской области — это базовый документ, обеспечивающий чёткую и слаженную работу аппарата регионального правительства с документами. Её соблюдение обязательно для всех структурных подразделений и должностных лиц, участвующих в документационном обеспечении управления, а ответственность за организацию этого процесса несут Администрация Губернатора и Управление Делами Правительства Новгородской области.