Работникам, занятым на работах с вредными условиями труда, по закону положена бесплатная выдача молока или других равноценных пищевых продуктов. Однако на практике работодатели нередко заменяют натуральную выдачу денежной компенсацией. Возникает закономерный вопрос: нужно ли начислять на такую выплату страховые взносы и НДФЛ? Разберёмся подробно.

Правовая основа замены молока денежной компенсацией

Согласно статье 222 Трудового кодекса РФ и Порядку, утверждённому приказом Минздравсоцразвития России, выдача работникам по установленным нормам молока или других равноценных пищевых продуктов может быть заменена компенсационной выплатой в размере, эквивалентном их стоимости. Для этого необходимо одновременное соблюдение нескольких условий:

• наличие письменного заявления работника о замене выдачи молока денежной компенсацией;
• закрепление такой возможности в коллективном договоре и (или) трудовом договоре;
• подтверждение вредных условий труда результатами специальной оценки условий труда (СОУТ);
• выплата компенсации в размере, эквивалентном стоимости молока жирностью не менее 2,5% или равноценных продуктов, по установленным нормам.

Компенсация может выплачиваться не реже одного раза в месяц, как правило, одновременно с заработной платой.

Облагается ли компенсация страховыми взносами

Ключевой вопрос для бухгалтерии — налогообложение выплаты. Здесь действует следующий порядок.

Компенсация в пределах установленных норм

Денежная компенсация взамен молока, выплачиваемая в пределах норм и в порядке, установленных законодательством, страховыми взносами не облагается. Это следует из:

• абзаца 10 подпункта 2 пункта 1 статьи 422 Налогового кодекса РФ — в части взносов на обязательное пенсионное, медицинское и социальное страхование;
• подпункта 2 пункта 1 статьи 20.2 Федерального закона от № 125-ФЗ, в части взносов на страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний («на травматизм»).

Данную позицию подтверждает и Минфин России, в частности в письме от № 03-04-06/49821. Судебная практика также складывается в пользу работодателей: кассационные суды разрешают не облагать компенсацию взносами на травматизм, если она выплачивается взамен положенной по нормам выдачи молока.

Компенсация сверх установленных норм

Если компенсация выплачивается сверх установленных нормативов либо работникам, которым выдача молока по результатам СОУТ вообще не положена, то на сумму превышения (или на всю выплату) страховые взносы начислить необходимо. В этом случае выплата теряет характер законодательно установленной компенсации и рассматривается как обычный доход работника в рамках трудовых отношений.

НДФЛ и налог на прибыль

Аналогичный подход применяется и к налогу на доходы физических лиц:

• компенсация стоимости молока в пределах норм НДФЛ не облагается (пункт 3 статьи 217 НК РФ);
• суммы сверх норм облагаются НДФЛ в общем порядке.

При расчёте налога на прибыль сумму компенсации, предусмотренную трудовым или коллективным договором, организация вправе включить в состав расходов на оплату труда.

Как правильно оформить замену

Чтобы избежать претензий со стороны налоговых органов и Социального фонда России, работодателю следует придерживаться следующего алгоритма:

1. Убедиться, что вредные условия труда подтверждены картой СОУТ и работнику положена выдача молока.
2. Внести условие о возможности замены молока денежной компенсацией в коллективный договор и (или) трудовые договоры с работниками.
3. Получить от каждого работника письменное заявление о замене.
4. Издать приказ руководителя о замене выдачи молока компенсационной выплатой с указанием её размера.
5. Установить размер компенсации исходя из фактической стоимости молока в регионе и периодически его индексировать.
6. Отражать выплату в учёте отдельно от заработной платы и не включать в базу по взносам и НДФЛ в пределах норм.

Компенсационная выплата взамен выдачи молока, законная и удобная альтернатива натуральному обеспечению работников вредных профессий. При соблюдении установленного порядка (наличие СОУТ, условий в договорах и заявлений работников) такая компенсация не облагается ни страховыми взносами, включая взносы на травматизм, ни НДФЛ, а в расходах по налогу на прибыль учитывается как затраты на оплату труда. Выплаты сверх норм или без должного оформления, напротив, влекут доначисление взносов и налогов, поэтому правильному документальному оформлению следует уделить особое внимание.