Передача документов в архив — важный этап документооборота любой организации. Чтобы процедура прошла юридически грамотно и ни одна из сторон не понесла рисков, оформляется специальный документ — договор (акт) приёма-передачи документов в архив. В этой статье подробно разберём, что это за документ, когда он нужен, как его составить и на какие моменты обратить особое внимание.
Что такое договор приёма-передачи документов в архив
Договор приёма-передачи документов в архив — это соглашение между двумя сторонами (передающей и принимающей), которое фиксирует факт передачи документов на архивное хранение. В роли передающей стороны может выступать организация, структурное подразделение, физическое лицо или ликвидируемое предприятие, а принимающей стороной — государственный, муниципальный или ведомственный архив, а также архив самой организации.
Документ подтверждает:
- дату и место передачи документов;
- состав и количество передаваемых дел (папок, томов, единиц хранения);
- состояние документов на момент передачи;
- ответственность сторон за сохранность документов;
- условия дальнейшего хранения и доступа к материалам.
Когда требуется оформление договора
Оформление договора приёма-передачи необходимо в следующих ситуациях:
- Передача документов из структурных подразделений в архив организации. По завершении делопроизводственного года сформированные дела передаются на хранение.
- Передача документов в государственный или муниципальный архив. Документы, отнесённые к составу Архивного фонда РФ, подлежат передаче на постоянное хранение.
- Ликвидация или реорганизация организации. В этом случае документы по личному составу и документы постоянного хранения передаются в соответствующий архив.
- Передача документов на временное (депонированное) хранение в специализированную архивную организацию.
- Смена руководителя или архивариуса — при передаче дел между ответственными лицами.
Нормативная база
Порядок передачи документов в архив регулируется следующими документами:
- Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
- Приказ Росархива от № 236 (Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов);
- Перечень типовых управленческих архивных документов с указанием сроков хранения;
- внутренние локальные акты организации (инструкция по делопроизводству, положение об архиве).
Структура и содержание договора
Типовой договор приёма-передачи документов в архив включает следующие разделы:
Преамбула
Указываются наименования сторон, реквизиты, ФИО и должности представителей, действующих на основании устава или доверенности.
Предмет договора
Описывается, какие именно документы передаются: наименование дел, количество единиц хранения, хронологические рамки (крайние даты документов), категория срока хранения (постоянного, временного, по личному составу).
Права и обязанности сторон
Передающая сторона обязуется передать документы в надлежащем состоянии, сформированными в дела в соответствии с требованиями архивного законодательства. Принимающая сторона обязуется обеспечить сохранность, учёт и упорядоченное хранение документов.
Порядок приёма-передачи
Фиксируется процедура: передача осуществляется по описи дел, с поштучной или повальной проверкой, в согласованные сроки. Результат передачи оформляется актом приёма-передачи.
Ответственность сторон
Определяются меры ответственности за утрату, порчу документов, нарушение сроков передачи.
Условия доступа к документам
Устанавливается порядок выдачи документов во временное пользование передающей стороне и третьим лицам.
Заключительные положения и реквизиты
Срок действия договора, порядок внесения изменений, подписи и печати сторон.
Акт приёма-передачи как приложение к договору
Непосредственно факт передачи документов оформляется актом приёма-передачи, который является неотъемлемым приложением к договору. В акте указывают:
- дату и место составления;
- наименование передающей и принимающей сторон;
- ссылку на опись дел (номер, количество дел, единиц хранения);
- состояние документов (наличие повреждений, недостающих дел);
- подписи ответственных лиц обеих сторон.
Порядок передачи документов: пошаговая инструкция
- Формирование дел. Документы группируются в дела согласно номенклатуре дел, подшиваются, нумеруются листы, составляются заверительные надписи.
- Составление описи дел. На дела постоянного и длительного хранения составляется опись, которая согласовывается с экспертной комиссией и архивом.
- Экспертиза ценности. Определяется, какие документы подлежат хранению, а какие, уничтожению по истечении срока.
- Передача дел и подписание акта приёма-передачи.
- Постановка документов на учёт в принимающем архиве.
Типичные ошибки при оформлении
- передача документов без описи дел;
- отсутствие заверительных надписей и нумерации листов;
- несоответствие фактического количества дел данным описи;
- передача документов с истёкшим сроком хранения без акта об уничтожении;
- отсутствие подписей ответственных лиц или печатей на акте.
Договор приёма-передачи документов в архив — это не формальность, а юридически значимый инструмент, защищающий интересы обеих сторон. Грамотно составленный договор вместе с актом приёма-передачи и описью дел обеспечивает прозрачность процедуры, сохранность документов и соблюдение требований архивного законодательства. Перед передачей документов рекомендуется тщательно подготовить дела, согласовать описи и зафиксировать все условия в письменном виде.