Договор займа между организацией и сотрудником — распространенная практика. Заем может выдаваться как работодателем своему работнику, так и сотрудником (физическим лицом) организации. В обоих случаях возникает вопрос о начислении и выплате процентов, а также о налоговых последствиях таких операций. В данной статье подробно рассмотрим порядок выплаты процентов по договору займа сотруднику, особенности налогообложения и отражения операций в бухгалтерском учете.

Правовые основы договора займа с сотрудником

Отношения сторон по договору займа регулируются главой 42 Гражданского кодекса РФ. Согласно статье 807 ГК РФ, по договору займа одна сторона (заимодавец) передает в собственность другой стороне (заемщику) деньги или другие вещи, а заемщик обязуется возвратить такую же сумму (сумму займа) или равное количество вещей того же рода и качества.

Ключевые моменты, которые необходимо учесть при заключении договора займа с сотрудником:

• договор займа между юридическим и физическим лицом должен быть заключен в письменной форме;
• в договоре следует четко прописать сумму займа, процентную ставку, порядок и сроки возврата, порядок выплаты процентов;
• если в договоре не указан размер процентов, он определяется исходя из ключевой ставки Банка России (п. 1 ст. 809 ГК РФ);
• проценты по договору займа выплачиваются в порядке и сроки, предусмотренные договором; при отсутствии такого условия — ежемесячно до дня возврата займа.

Ситуация 1: Организация выплачивает проценты сотруднику-заимодавцу

Если сотрудник предоставил заем организации, то компания обязана выплачивать ему проценты за пользование денежными средствами. В этом случае организация выступает заемщиком, а сотрудник, заимодавцем.

НДФЛ с процентов

Проценты, получаемые физическим лицом по договору займа, являются его доходом и облагаются НДФЛ. Организация-заемщик признается налоговым агентом и обязана исчислить, удержать и перечислить налог в бюджет.

Важные особенности:

• Момент удержания НДФЛ — налог удерживается при фактической выплате процентов сотруднику в денежной форме;
• Ставка НДФЛ — проценты относятся к основной налоговой базе, к которой применяется основная прогрессивная шкала ставок (13% и выше в зависимости от размера дохода);
• Самозанятые сотрудники — даже если заимодавец является плательщиком налога на профессиональный доход (НПД), организация все равно обязана удержать НДФЛ с процентов. Верховный Суд РФ подтвердил: получение процентов, это пассивный доход, не связанный с реализацией товаров, работ или услуг, поэтому он не может облагаться НПД. Организация выступает налоговым агентом независимо от того, применяет ли получатель дохода спецрежим НПД.

Стороны вправе включить в договор займа (или график платежей) условие о том, что организация удерживает сумму НДФЛ при выплате процентов.

Страховые взносы

Проценты по договору займа не являются выплатой в рамках трудовых отношений или гражданско-правового договора на выполнение работ (оказание услуг). Поэтому страховыми взносами проценты по займу не облагаются.

Налог на прибыль

Для организации-заемщика проценты по займу признаются внереализационными расходами (пп. 2 п. 1 ст. 265 НК РФ) и учитываются при расчете налога на прибыль в пределах, установленных статьей 269 НК РФ.

Бухгалтерские проводки

Типовые проводки при получении займа от сотрудника и выплате процентов:

• Дт 51 (50), Кт 66 (67) — получен заем от сотрудника;
• Дт 91.02, Кт 66 (67), начислены проценты по займу;
• Дт 66 (67), Кт 68.01 — удержан НДФЛ с процентов;
• Дт 66 (67) — Кт 51 (50) — выплачены проценты сотруднику за вычетом НДФЛ;
• Дт 68.01 — Кт 51 — перечислен НДФЛ в бюджет.

Ситуация 2: Организация выдала заем сотруднику и начисляет проценты

Если заимодавцем выступает организация, а заемщиком, сотрудник, то компания начисляет проценты и получает доход.

Бухгалтерский учет

Типовые проводки:

• Дт 73.01 — Кт 51 (50) — выдан заем сотруднику;
• Дт 73.01 — Кт 91.01 — начислены проценты по займу;
• Дт 51 (50, 70) — Кт 73.01 — получены проценты от сотрудника (в т.ч. удержаны из заработной платы по заявлению работника).

Материальная выгода и НДФЛ

Если заем выдан сотруднику беспроцентно или под низкий процент, у работника возникает доход в виде материальной выгоды от экономии на процентах (ст. 212 НК РФ). Материальная выгода рассчитывается за каждый месяц пользования займом по формуле:

Матвыгода = Сумма займа × (2/3 ключевой ставки ЦБ РФ − ставка по договору) / 365 (366) × количество дней пользования займом в месяце

Ключевую ставку ЦБ берут минимальную из действовавших на последнее число каждого месяца в течение срока пользования займом.

Ставка НДФЛ с материальной выгоды:

• 35% — для налоговых резидентов РФ;
• 30% — для нерезидентов.

Организация как налоговый агент обязана исчислить НДФЛ с материальной выгоды и удержать его при ближайшей выплате дохода сотруднику (например, из заработной платы).

Освобождение от НДФЛ

Материальная выгода не облагается НДФЛ, если заем получен на приобретение (строительство) жилья и сотрудник имеет право на имущественный налоговый вычет, подтвержденное налоговым органом (пп. 1 п. 1 ст. 212 НК РФ).

Практические рекомендации

1. Заключайте договор в письменной форме с подробным описанием всех условий: суммы, ставки, сроков, порядка выплаты процентов и возврата займа.
2. Пропишите в договоре условие об удержании НДФЛ при выплате процентов физическому лицу.
3. Своевременно исчисляйте и перечисляйте НДФЛ — налог уплачивается в общие сроки, установленные для налоговых агентов.
4. Отражайте доходы в справках и расчетах — проценты и материальная выгода включаются в расчет 6-НДФЛ и справку о доходах сотрудника.
5. Следите за ключевой ставкой ЦБ при расчете материальной выгоды — она может меняться в течение срока действия договора.
6. Не забывайте про позицию ВС РФ: даже если сотрудник-заимодавец оформлен как самозанятый, проценты по займу облагаются НДФЛ, а организация обязана исполнять функции налогового агента.

Выплата процентов по договору займа сотруднику требует внимательного подхода к налоговым и учетным аспектам. Организация, выплачивающая проценты физическому лицу, всегда выступает налоговым агентом по НДФЛ, при этом страховые взносы на проценты не начисляются. Если же заем выдан организацией сотруднику, необходимо контролировать возникновение материальной выгоды и правильно рассчитывать НДФЛ по повышенной ставке 35%. Грамотно составленный договор и своевременное исполнение обязанностей налогового агента помогут избежать претензий со стороны налоговых органов и судебных споров.