Начисление заработной платы — это процесс, который должен быть подтвержден документально. Каждая сумма, начисленная работнику, опирается на первичные учетные документы. Их правильное оформление защищает и работодателя, и сотрудника, а также позволяет избежать претензий со стороны налоговых органов, Социального фонда России и трудовой инспекции.
Нормативная база
Основные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты утверждены Постановлением Госкомстата РФ от № 1. С 2013 года применение унифицированных форм не является обязательным: организация вправе разработать собственные бланки, закрепив их в учетной политике. Однако любой документ должен содержать обязательные реквизиты, предусмотренные статьей 9 Закона «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ:
- наименование документа и дата его составления;
- наименование организации;
- содержание хозяйственной операции;
- измерители операции в натуральном и денежном выражении;
- должности и подписи ответственных лиц.
Исключение — выплата зарплаты через кассу: в этом случае применяются только типовые формы.
Кадровые документы — основание для начисления
Прежде чем начислить зарплату, бухгалтер опирается на кадровые документы:
- Трудовой договор — определяет размер оклада, тарифной ставки, систему оплаты труда, надбавки и доплаты.
- Приказ о приеме на работу (форма № Т-1) — фиксирует дату начала работы и условия оплаты.
- Штатное расписание (форма № Т-3), устанавливает оклады и надбавки по должностям.
- Личная карточка работника (форма № Т-2) — содержит сведения о сотруднике.
- Приказы о премировании (формы № Т-11, Т-11а), основание для начисления премий.
- Приказы об отпуске (форма № Т-6) — основание для расчета отпускных.
- Записка-расчет при увольнении (форма № Т-61), отражает порядок начисления расчетных при расторжении договора.
- Акт о приеме работ по срочному трудовому договору (форма № Т-73).
Документы по учету рабочего времени
Главный документ для начисления заработной платы, табель учета рабочего времени (унифицированные формы № Т-12 и № Т-13). В нем фиксируются:
- фактически отработанные дни и часы;
- сверхурочная работа и работа в выходные;
- отпуска, больничные, командировки, простои;
- неявки по причинам.
Табель подписывается руководителем структурного подразделения и кадровым работником, после чего передается в бухгалтерию.
Документы по учету выработки
При сдельной оплате труда используются документы, подтверждающие объем выполненных работ:
- наряды на сдельную работу;
- ведомости учета выполненных работ;
- маршрутные карты и наряд-книжки;
- акты о приемке выполненных работ;
- нормированные задания повременщиков.
Расчетные документы
На этапе непосредственного расчета применяются:
- Расчетная ведомость (форма № Т-51) — используется для начисления зарплаты и всех удержаний (НДФЛ, алименты и др.).
- Расчетно-платежная ведомость (форма № Т-49) — совмещает начисление и выплату через кассу.
- Платежная ведомость (форма № Т-53) — применяется только для выплаты заработной платы.
- Расчетный листок — выдается каждому работнику ежемесячно (ст. 136 ТК РФ) и содержит составные части зарплаты, удержания и итоговую сумму к выплате.
- Лицевой счет (формы № Т-54, Т-54а) — отражает все начисления и удержания по работнику в течение года.
Документы для удержаний и доплат
Дополнительно могут потребоватся:
- листки нетрудоспособности (больничные);
- исполнительные листы и судебные приказы (для алиментов и иных удержаний);
- заявления работников на налоговые вычеты;
- служебные записки и приказы о доплатах за совмещение, сверхурочную работу.
Ответственность и хранение
Отсутствие первичных документов влечет не только штрафы, но и искажение бухгалтерского и кадрового учета, а при спорах — невозможность подтвердить правильность начислений. Документы по оплате труда хранятся, как правило, не менее 5 лет, а ряд кадровых документов — до 50–75 лет.
Для начисления заработной платы используется комплекс документов: кадровые приказы и договоры, табель учета рабочего времени, документы по выработке, расчетные и платежные ведомости, расчетные листки. Организация может применять унифицированные формы Госкомстата или собственные бланки, главное — соблюдать требования к обязательным реквизитам и своевременно оформлять все операции.