Начисление заработной платы — одна из ключевых операций в бухгалтерском учете любой организации․ Каждая такая операция должна быть подтверждена первичным учетным документом․ В этой статье подробно разберем, какие документы используются для подтверждения начисления зарплаты, как они оформляются и какие требования к ним предъявляются․
Основной документ — расчетная ведомость
Главным документом, подтверждающим начисление заработной платы, является расчетная ведомость․ Именно в ней отражаются все суммы, начисленные работнику, произведенные удержания и итоговая сумма к выплате․
Традиционно применяются следующие унифицированные формы, утвержденные постановлением Госкомстата России:
- Форма № Т-49 — расчетно-платежная ведомость․ Совмещает функции расчета и выплаты зарплаты․ При ее применении другие расчетные и платежные документы (Т-51 и Т-53) не составляются;
- Форма № Т-51 — расчетная ведомость․ Применяется для расчета (начисления) заработной платы;
- Форма № Т-53 — платежная ведомость․ Используется только для выплаты заработной платы․
Важно отметить: на работников, получающих заработную плату с применением банковских платежных карт (зарплатный проект), составляется только расчетная ведомость, а расчетно-платежная и платежная ведомости не оформляются․
Обязательны ли унифицированные формы?
С 1 января 2013 года формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм, не являются обязательными к применению․ Организация вправе:
- использовать унифицированные формы Т-49, Т-51, Т-53;
- разработать и утвердить собственные формы документов;
- использовать формы, автоматически формируемые бухгалтерской программой (например, 1С)․
При этом самостоятельно разработанная форма должна содержать все обязательные реквизиты, предусмотренные законом «О бухгалтерском учете»: наименование документа, дату составления, наименование организации, содержание операции, измерители в денежном и натуральном выражении, должности и подписи ответственных лиц․ Выбранный вариант закрепляется в учетной политике организации․
Как заполняется расчетная ведомость
Ведомости составляются в одном экземпляре в бухгалтерии․ Начисление заработной платы производится на основании данных первичных документов по учету:
- фактически отработанного времени (табель учета рабочего времени);
- выработки (наряды, маршрутные листы, рапорты);
- других документов (приказы о премировании, больничные листы, исполнительные листы)․
В графах «Начислено» проставляются суммы по видам оплат из фонда заработной платы, а также другие доходы в виде различных социальных и материальных благ, предоставленных работнику и подлежащих включению в налоговую базу․ Одновременно производится расчет всех удержаний (НДФЛ, алименты и др․) и определяется сумма, подлежащая выплате работнику․
На ьном листе расчетно-платежной и платежной ведомости указывается общая сумма к выплате․ Разрешение на выплату подписывается руководителем организации или уполномоченным им лицом․ В конце ведомости указываются суммы выплаченной и депонированной заработной платы․ По истечении срока выплаты против фамилий работников, не получивших зарплату, делается отметка «Депонировано»․
Дополнительные документы, подтверждающие начисление
Помимо расчетной ведомости, начисление зарплаты подтверждается комплексом документов:
- табель учета рабочего времени (формы Т-12, Т-13);
- расчетный листок — выдается каждому работнику при выплате зарплаты (ст․ 136 ТК РФ);
- бухгалтерская справка — для отражения операций в учете;
- расходный кассовый ордер — при выплате наличными (его номер и дата проставляются на последней странице платежной ведомости);
- реестры в банк, при перечислении зарплаты на карты․
Начисление заработной платы подтверждается прежде всего расчетной ведомостью (форма Т-51) или расчетно-платежной ведомостью (форма Т-49)․ Организация вправе использовать как унифицированные, так и самостоятельно разработанные формы, закрепив выбор в учетной политике․ Основанием для начисления служат табели учета рабочего времени, документы по выработке и иные первичные документы․ Корректное оформление этих документов защищает интересы как работников, так и работодателя при проверках контролирующих органов․