Процедура увольнения — одна из самых рискованных с точки зрения трудового права. Ошибки в оформлении документов или несвоевременная их выдача влекут за собой штрафы, проверки ГИТ и судебные иски. В статье подробно разбираем обязательный пакет документов, которые работодатель должен подготовить и передать сотруднику в день расторжения трудового договора, а также документы, выдаваемые по заявлению, и актуальные изменения форм на 2024–2025 годы.

Сроки выдачи документов: главное правило

Согласно ст. 84.1 ТК РФ, в день прекращения трудового договора (последний рабочий день) работодатель обязан:

• Выдать работнику трудовую книжку (или СТД-Р/СТД-СЗВ при электронном ведении).
• Выдать иные документы, относящиеся к трудовой деятельности (по письменному заявлению).
• Произвести полный расчет с работником (заработная плата, компенсации, выплаты).

Важно: Если работник в день увольнения отсутствует (болезнь, отпуск, отказ от получения), документы направляются почтой с уведомлением о вручении или передаются электронным способом (при согласии сотрудника) в течение 3 рабочих дней с момента требования.

Обязательные документы к выдаче в день увольнения

Этот перечень определяется трудововым законодательством и нормативными актами ФНС, Минтруда. Их выдача не требует заявления от сотрудника.

Трудовая книжка (бланк 2004 или 2023 года) / СТД-Р / СТД-СЗВ

Основной документ, подтверждающий трудовой стаж.

• Бумажная ТК: Запись о увольнении вносится по основанию приказа (ст. 84.1 ТК РФ). Используются бланки образца 2004 года (до исчерпания запасов) или 2023 года. Надпись «Трудовая книжка выдана» ставится на обложке и на вкладыше (если есть).
• Электронная ТК (СТД-Р): Если работник перешел на электронный формат, работодатель формирует сведения о трудовой деятельности в форме СТД-Р (утв. Приказом Минтруда от № 713н) и направляет их в СФР в день увольнения. Работнику выдается заверенная копия СТД-Р (на бумаге или в ЭДО).
• СТД-СЗВ: Для работников, у которых нет СТД-Р (например, не перешли на эл. ТК), работодатель сдает форму СЗВ-СТАЖ в СФР, а работнику выдает выписку из нее (СТД-СЗВ).

Справка о среднем заработке для Центра занятости (форма по Приказу Минтруда № 637н)

Актуально с 2024 года. Форма утверждена Приказом Минтруда от № 637н (вступает в силу с , раннее применение допускается).

• Выдается обязательно в день увольнения (ч. 5 ст. 66.1 ТК РФ, ст. 31 Закона о занятости).
• В новой форме добавлены поля для ИНН и КПП работодателя, а в данных о работнике можно указывать адрес регистрации.
• Рассчитывается за последние 2 календарных месяца (или иной период по правилам Минтруда).

Справка 2-НДФЛ

Выдается в день увольнения (п. 2.7 ст. 226 НК РФ, ч. 5 ст. 66.1 ТК РФ).

• Отражает доходы и удержанный НДФЛ с начала года по дату увольнения.
• Необходима работнику для подтверждения дохода (кредиты, пособия, новый работодатель).

Документы персонифицированного учета (СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ)

Работодатель сдает их в СФР, но работнику выдает их копии (выписки) в день увольнения (ч. 5 ст. 66.1 ТК РФ):

• СЗВ-М — сведения о застрахованном лице (если были изменения ФИО, паспорта, СНИЛС за период работы).
• СЗВ-СТАЖ — сведения о стаже и заработке (сдается ежемесячно, при увольнении — за последний период). Выписка из СЗВ-СТАЖ служит подтверждением стажа для работников без СТД-Р.

Примечание: Период, за который нужно выдать раздел 3 РСВ при увольнении, в законодательстве прямо не зафиксирован, ориентируйтесь на отчетный период подачи РСВ.

Приказ (распоряжение) об увольнении

Оригинал приказа хранится у работодателя. Работнику в день увольнения под роспись вручается ознакомительная копия приказа (или сам приказ, если это предусмотрено локальными актами). Основания увольнения должны строго соответствовать ТК РФ (ст. 77, 78, 80, 81, 83 и др.).

Документы, выдаваемые по письменному заявлению работника

Согласно ч. 3 ст. 62 и ч. 5 ст. 66.1 ТК РФ, работодатель обязан выдать заверенные копии документов, связанных с трудовой деятельностью, в течение 3 рабочих дней с момента получения заявления.

Чаще всего запрашивают:

1. Заверенная копия приказа об увольнении (если не выдавали оригинал/копию в день увольнения).
2. Копии приказов о приеме, переводах, повышении зарплаты, награждении, дисциплинарных взысканиях.
3. Выписка из штатного расписания (подтверждает должность и ставку).
4. Расчетный лист (платёжная ведомость) за последний период / за весь период работы.
5. Справка о заработке в свободной форме (для банка, визы, алиментов) — если данных 2-НДФЛ недостаточно.
6. Свидетельство о регистрации страхователя в СФР (для самозанятых/ИП, нанимающих сотрудников).

Особенности оформления в 2024–2025 годах: что изменилось

Новые бланки СТД-Р и СТД-СЗВ (Приказ Минтруда № 713н)

С 2024 года действуют обновленные формы сведений о трудовой деятельности (СТД-Р) и выписки из СЗВ-СТАЖ (СТД-СЗВ), утвержденные Приказом Минтруда от № 713н. Обратите внимание на реквизиты при заполнении.

Обновление форм отчетности ФНС (Приказы ЕД-7-11/878 и ЕД-7-11/739)

Хотя это отчетность, ошибки в РСВ/СЗВ приводят к некорректным выпискам для работника.

• База взносов указывается в составе единого тарифа (Приказ ФНС от № ЕД-7-11/878).
• Обязательно учитывайте обновления Приказа ФНС от № ЕД-7-11/739 при заполнении бланков РСВ и СЗВ за 2024 год и далее.

Электронный документооборот (ЭДО)

Согласно ч. 5 ст. 66.1 ТК РФ, документы (в т.ч. копия приказа, СТД-Р, 2-НДФЛ, справка 637н) можно передать работнику электронным способом (через СЭД, портал Госуслуг, email), если сотрудник дал на это согласие в письменной форме. Бумажный оригинал при этом выдается по требованию.

Порядок действий HR и бухгалтерии (чек-лист)

Ответственность за нарушение сроков и порядка выдачи

Неисполнение обязанности по выдаче документов влечет административную ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ:

• На должностных лиц (директора, HR): штраф от 1 000 до 5 000 руб. (ч. 1 ст. 5.27 КоАП).
• На юрлиц: штраф от 30 000 до 50 000 руб. (ч. 1 ст. 5.27 КоАП).
• При повторном нарушении: дисквалификация должностного лица на 1–3 года или штраф на юрлицо 50 000–70 000 руб. (ч. 4 ст. 5.27 КоАП).

Кроме того, работник имеет право требовать через суд компенсацию за задержку выдачи ТК/СТД-Р (средний заработок за каждый день задержки, но не более суммы, установленной судом) и моральный вред.

Типичные ошибки, которых стоит избегать

1. Просрочка выдачи ТК/СТД-Р (даже на 1 день) — основание для штрафа ГИТ.
2. Отсутствие справки 637н, работник не сможет оформить пособие по безработице в полном размере, работодатель рискует претензией от Центра занятости.
3. Ошибки в записи ТК/СТД-Р (неверное основание, статья ТК, дата, отсутствие подписи/печати).
4. Использование устаревших форм (старые бланки 2-НДФЛ, старые формы СТД-Р до приказа 713н, старые бланки РСВ без учета приказа ЕД-7-11/739).
5. Отказ в выдаче копий приказов по заявлению, прямое нарушение ст. 62 ТК РФ.

Резюме: минимальный пакет «на руки» в день увольнения

Соберите конверт для сотрудника (лучше под опись или с росписью в журнале выдачи ТК/личном деле):

• ✅ Трудовая книжка (оригинал) ИЛИ Заверенная копия СТД-Р / Выписка СТД-СЗВ.
• ✅ Копия приказа об увольнении (под роспись в приказе или отдельно).
• ✅ Справка 2-НДФЛ за текущий год.
• ✅ Справка о среднем заработке по форме № 637н (для Центра занятости).
• ✅ Выписка из СЗВ-СТАЖ (СТД-СЗВ) — для работников без СТД-Р.
• ✅ Расчетный лист за последний период (по желанию/пraktике, но желательно).
• ✅ Полный расчет (деньги) — через кассу или на карту.

Совет: Ведите Журнал выдачи трудовых книжек (даже при СТД-Р фиксируйте факт выдачи копии) и храните копии подписанных сотрудником документов (приказа, расчетного листа, акта вручения) минимум 75 лет (срок хранения личных дел). Это ваша главная защита при проверках.