В течение трудового договора могут возникнуть ситуации‚ когда меняются персональные данные работника – например‚ паспорт РФ (смена серии‚ номера‚ даты выдачи‚ органа выдачи). В такой случае закон не обязывает работодателя оформлять отдельный документ‚ но оформление дополнительного соглашения позволяет зафиксировать изменения в официальных бумагах и исключить недоразумения в дальнейшем.
Самое главное помнить‚ что
- изменения паспортных данных относятся к персональным данным работника;
- дополнительное соглашение имеет ту же юридическую силу‚ что и основной трудовой договор;
- согласие обеих сторон (работник + работодатель) фиксируется подписью и датой;
- в случае отказа сотрудника от подписания соглашения работодатель может внести изменения в трудовую книжку путём зачеркивания старых данных и подписи обеих сторон‚ однако это менее надёжный способ документального оформления.
Очень важно
Перед тем как оформить доп. соглашение‚ проверьте:
- какая информация в трудовом договоре относится к документу‚ удостоверяющему личность (обычно в пункте «Сведения о работнике»);
- соответствует ли новый паспорт требованиям законодательства (серия‚ номер‚ дата выдачи‚ орган выдачи);
- наличие согласия работника – документ должен быть подписан им добровольно.
Правовая база
Согласно Трудовому кодексу РФ (глава 61)‚ изменения существенных условий трудового договора (включая персональные данные) фиксируются посредством дополнительного соглашения‚ если иное не предусмотрено внутренними нормативными актами компании.
Когда дополнительное соглашение необязательно?
- если в коллективном договоре или локальном нормативном акте работодателя прямо прописано‚ что изменения паспортных данных вносятся в трудовой договор без отдельного соглашения;
- если работник отказывается подписать соглашение‚ но согласен на внесение записи в трудовую книжку (при этом обе стороны подписывают соответствующую запись).
Пошаговая инструкция по оформлению
- Подготовка документов: собрать копию нового паспорта‚ справку с места жительства (при необходимости) и заявление работника об изменении персональных данных.
- Составление дополнительного соглашения: использовать утверждённый в компании шаблон (см. пример ниже).
- Подпись сторон: работник и уполномоченный представитель работодателя подписывают документ в двух экземплярах.
- Регистрация: один экземпляр хранится в личном деле сотрудника‚ второй – в архиве кадровой службы.
- Обновление трудовой книжки: в графе «Сведения о документе‚ удостоверяющем личность» вносятся новые данные‚ ставится подпись и печать работодателя.
Образец дополнительного соглашения
------------------------------------------------------------------- ДОПОЛНИТЕЛЬНОЕ СОГЛАШЕНИЕ к трудовому договору № ______ от "__" _______ 20__ г. г. ____________ "__" ___________ 20__ г. ООО "________________"‚ в лице ______________________‚ действующего на основании ____________________‚ именуемое в дальнейшем «Работодатель»‚ с одной стороны‚ и _____________________________‚ (Ф.И.О.)‚ паспорт: серия ____ номер ___________‚ выдан "__" _______ 20__ г. ________________________________________‚ именуемый в дальнейшем «Работник»‚ с другой стороны‚ совместно именуемые «Стороны»‚ заключили настоящее соглашение о нижеследующем: Изменение паспортных данных. В соответствии с пунктом ____ Трудового кодекса РФ Стороны договорились заменить в трудовом договоре следующие сведения о документе‚ удостоверяющем личность Работника: старые данные: – серия ____‚ номер __________‚ – дата выдачи "__" _______ 20__ г.‚ – орган‚ выдавший паспорт: ______________________. новые данные: – серия ____ ‚ номер __________‚ – дата выдачи "__" _______ 20__ г.‚ – орган‚ выдавший паспорт: ______________________. Оставшиеся условия трудового договора сохраняются в полном объёме и остаются в силе. Настоящее соглашение вступает в силу с момента подписания Сторонами и является неотъемлемой частью трудового договора. Подписи сторон: _______________________ _______________________ (Работодатель) (Работник) М.П. М.П. -------------------------------------------------------------------
Типичные ошибки и как их избежать
- Отсутствие подписи работника. Без подписи изменения недействительны.
- Неправильное указание даты выдачи. Проверьте документ дважды.
- Не сохранение копий. Храните оригиналы в личном деле и в архиве кадровой службы.
- Пропуск пункта о сохранении остальных условий. Включайте в соглашение пункт о том‚ что остальные условия трудового договора остаются без изменений.
Контакты для обращений
Если у вас возникли вопросы по оформлению дополнительного соглашения‚ вы можете обратиться в следующие инстанции:
- Кадровая служба вашего предприятия – внутренний отдел‚ отвечающий за оформление и хранение кадровой документации.
Тел.: +7 (495) ‑23‑45‑67
E‑mail: hr@company.ru - Государственная инспекция труда (Роструд) – консультирует по правовым вопросам оформления трудовых документов.
Тел.: +7 (495) ‑23‑45‑68
Сайт: roshtorg.gov.ru - Юридическая фирма «Право и Труд» – предоставляет платные консультации и проверку документов.
Тел.: +7 (495) ‑23‑45‑69
E‑mail: info@pravoitrud.ru - Онлайн‑консультант «КонсультантПлюс» – база образцов и комментариев экспертов.
Сайт: consultantplus.ru
Заключительные рекомендации
Оформление дополнительного соглашения – простой и быстрый способ зафиксировать изменения паспортных данных без риска юридических конфликтов. Самое главное помнить‚ что документ должен быть подписан обеими сторонами‚ датирован и храниться в официальных кадровых архивах.
При правильном подходе к оформлению вы обеспечите себе и своему работодателю законную чистоту трудовых отношений.