Доверенность — это письменный документ, с помощью которого одно лицо (доверитель) наделяет другое лицо (доверенное лицо, представителя) полномочиями действовать от его имени перед третьими лицами. В хозяйственной практике организаций одна из самых распространенных ситуаций — выдача доверенности подотчетному лицу, то есть сотруднику, который получает денежные средства или материальные ценности для нужд компании и обязан отчитаться по ним.

Кто такое подотчетное лицо и зачем ему доверенность

Подотчетное лицо — это работник организации, которому выдаются денежные средства (наличными из кассы или на банковскую карту) для оплаты товаров, работ и услуг, а также для покрытия хозяйственных, командировочных и представительских расходов. После совершения расходов сотрудник обязан представить авансовый отчет с подтверждающими документами (чеками, накладными, актами).

Доверенность подотчетному лицу требуется в следующих случаях:

• получение товарно-материальных ценностей у поставщика по счету или договору;
• получение груза на транспортной компании, складе, в пункте выдачи;
• подписание первичных документов (накладных, актов) при приемке товара;
• представление интересов организации при закупке материалов, оборудования, канцелярии;
• получение почтовых отправлений и документов, адресованных организации.

Если сотрудник просто покупает что-либо за наличные деньги, выданные под отчет, доверенность, как правило, не нужна — достаточно чека. Но когда требуется получить ценности от контрагента по безналичному расчету, поставщик почти всегда запросит доверенность, подтверждающую полномочия представителя.

Законодательные основы

Основные нормы о доверенностях закреплены в Гражданском кодексе РФ (статьи 185–189):

• ст. 185 ГК РФ — понятие доверенности и требование письменной формы;
• ст. 186 ГК РФ — обязательность указания даты совершения доверенности; без даты документ ничтожен;
• ст. 187 ГК РФ — правила передоверия;
• ст. 188 ГК РФ, прекращение доверенности.

Ранее для получения материальных ценностей применялись унифицированные формы № М-2 и № М-2а (утверждены Постановлением Госкомстата РФ от № 71а). С 2013 года использование унифицированных форм необязательно: организация вправе разработать собственный бланк доверенности и закрепить его в учетной политике. Однако формы М-2 и М-2а по-прежнему удобны и широко используются.

Обязательные реквизиты доверенности

Чтобы доверенность имела юридическую силу, в ней должны быть указаны:

1. Наименование документа, «Доверенность».
2. Номер документа и дата выдачи. Дата — обязательный реквизит, без нее доверенность недействительна.
3. Данные доверителя: полное наименование организации, ИНН, ОГРН, юридический адрес, должность и ФИО руководителя, действующего на основании Устава.
4. Данные доверенного лица: ФИО полностью, дата рождения, паспортные данные (серия, номер, кем и когда выдан), должность.
5. Перечень полномочий: какие именно ценности и у кого следует получить, по каким документам (номер и дата счета, договора, накладной).
6. Срок действия доверенности. Если срок не указан, доверенность действует один год.
7. Образец подписи доверенного лица.
8. Подпись руководителя (или иного уполномоченного лица) и печать организации при ее наличии.

Образец доверенности для подотчетного лица

Ниже приведен примерный шаблон, который можно адаптировать под нужды организации:

ДОВЕРЕННОСТЬ № ___

г. ______________ «___» __________ 20___ г.

Общество с ограниченной ответственностью «___________» (ООО «___________»), ИНН __________, ОГРН __________, юридический адрес: ____________________, в лице генерального директора ____________________, действующего на основании Устава,

настоящей доверенностью уполномочивает

____________________ (ФИО полностью), должность: ____________, паспорт: серия ____ № ______, выдан ____________________ «___» __________ 20___ г., зарегистрированного по адресу: ____________________,

получить от ____________________ (наименование поставщика) товарно-материальные ценности по счету № ___ от «___» __________ 20___ г. / договору № ___ от «___» __________ 20___ г. согласно следующему перечню:

• ____________________ — количество ______;
• ____________________ — количество ______.

Доверенному лицу предоставляется право подписи документов, связанных с получением указанных ценностей (накладных, актов приема-передачи).

Доверенность выдана сроком до «___» __________ 20___ г. без права передоверия.

Образец подписи доверенного лица: ____________ / ____________ /

Генеральный директор ____________ / ____________ /

М.П. (при наличии)

Особенности оформления и типичные ошибки

На практике следует учитывать ряд важных моментов:

• Дата выдачи обязательна. Доверенность без даты ничтожна (п. 1 ст. 186 ГК РФ).
• Паспортные данные проверяйте внимательно. Ошибка в серии или номере паспорта может стать основанием для отказа поставщика выдать товар.
• Конкретизируйте полномочия. Чем точнее перечислены ценности и документы-основания, тем меньше споров при приемке.
• Ведите журнал учета доверенностей. Регистрация выданных доверенностей помогает контролировать их использование и возврат.
• Отметка об использовании. После получения ценностей доверенность обычно остается у поставщика либо возвращается в организацию с отметкой об исполнении.
• Ответственность подотчетного лица. Сотрудник обязан отчитаться по полученным средствам и ценностям в сроки, установленные руководителем, и вернуть неизрасходованный остаток.

Электронные доверенности

С развитием электронного документооборота все чаще применяются машиночитаемые доверенности (МЧД), подписанные усиленной квалифицированной электронной подписью. С марта 2024 года действует формат МЧД 5.02. Такие доверенности регистрируются в распределенном реестре ФНС и удобны при взаимодействии с контрагентами и государственными органами в электронном виде.

Доверенность для подотчетного лица — несложный, но юридически значимый документ. Правильно оформленная доверенность защищает интересы организации, подтверждает полномочия сотрудника перед контрагентами и исключает риск неправомерного получения материальных ценностей. Используйте приведенный образец как основу, адаптируйте его под специфику своей деятельности и закрепите форму в учетной политике организации.