Электронная трудовая книжка (ЭТК) — это цифровой аналог бумажной трудовой книжки, в которой работодатели фиксируют всю трудовую деятельность гражданина. Важно понимать, кто именно несёт ответственность за внесение и корректность информации. Ниже—детальная инструкция: роли, последовательность действий и контакты для подтвержденных запросов.
Кто именно заносит данные?
Работодатели (юридические лица и индивидуальные предприниматели)
- Бухгалтерия или отдел кадров формируют и отправляют сведения в Социальный фонд России (СФР).
- Директор или представитель по доверенности подписывает электронную подписью (КЭП) каждое уведомление.
- Кадровый специалист отвечает за точность ФИО, СНИЛС, дат приёма/увольнения, должности.
Социальный фонд России (СФР)
- Принимает электронные формы от работодателей в формате XML/ED-101.
- Контролирует достоверность сведений, выявляет дубли и ошибки.
- Публикует информацию в личном кабинете гражданина на Госуслугах.
Госуслуги/Сервис «Работа в России»
- Выступает витриной, через которую работник видит свою цифровую трудовую книжку.
- Не вносит изменения самостоятельно—всё берётся из СФР.
Какие именно сведения вносятся
С 01 января 2020 года работодатель обязан предоставлять:
- Данные о приёме на работу (дата, номер приказа, структурное подразделение).
- Переводы (должность, оклад, подразделение, номер приказа).
- Увольнение (основание по ТК РФ, дата, номер приказа).
- Награды и поощрения (дата, номер приказа).
Сведения до подлежат оцифровке по желанию работника через МФЦ или «Мои документы». Сам работодатель вносит только данные после 2020 г.
Особые случаи внесения
- Индивидуальный предприниматель без работников не ведёт ЭТК ни для себя, ни для других.
- Гражданско-правовые договоры (ГПХ) не отражаются в книжке.
- Военная служба или госслужба передаётся в ЭТК только при официальном приёме на работу после увольнения из органов.
Пошаговая инструкция для работодателя
- Подготовка: заключить договор с СФР (доступно онлайн https://es.pfrf.ru).
- ПО: установить специализированное ПО либо использовать веб-интерфейс СФР.
- Заполнение сведений: создать XML-файл с данными о каждом работнике.
- Подпись: заверить файл квалифицированной электронной подписью.
- Отправка: загрузить документ в личный кабинет СФР.
- Контроль: в течение 3 рабочих дней СФР проверит и подтвердит приём.
Ошибка в дате приёма или в СНИЛС? Исправляется при помощи корректирующего сведения с той же процедурой.
Как проверить корректность данных гражданину
- Авторизоваться на Госуслугах.
- Раздел «Трудовая деятельность → Электронная трудовая книжка».
- Скачать выписку в PDF.
- При обнаружении неточностей обратиться к работодателю или на горячую линию СФР.
Контакты для обращений
Если обнаружены ошибки либо сведения не отражены:
- Горячая линия Социального фонда России
Тел: ### (звонок бесплатный по РФ)
Электронная почта: info@sfr.gov.ru - Личный приём и МФЦ
Общероссийский портал «Мои документы» — запись к специалисту - Обращения через трудоустроителя
Платформа «Госуслуги.Работа» — trudvsem.ru (раздел «Компаниям → Поддержка») - Вопросы по подписи и ЭЦП
Операторы аккредитованных УЦ:- «Тензор» (opensc-pkcs11) – +7(495) ‑36-19-00
- Центр систем безопасности (КриптоПро CSP) — +7(495) ‑58-42-00
Подводим итог
Главное помнить: только работодатель (юрлицо или ИП) несёт прямую ответственность за внесение, изменение и удаление сведений в электронной трудовой книжке. СФР лишь принимает и агрегирует данные, а Госуслуги демонстрируют их гражданину. При ошибках первым делом обращайтесь в бухгалтерию организации, затем — в СФР или МФЦ.
Также не забывайте, что слова «о внесении» всегда пишутся с буквой и, а слово «внесение» отвечает на вопрос «что такое?» и является существительным, а не глаголом.