03 сентября 2026 года, 19:47

Электронные трудовые книжки (далее — ЭТК) с 2020 года официально введены в России, но многие работодатели и работники по-прежнему путаются в датах, обязанностях и возможностях. Ниже — максимально подробная инструкция: от «с чего всё началось» до контактов ведомств, куда можно обращаться прямо сегодня.

Раз и навсегда: когда именно все перейдут на ЭТК

1. 1 января 2020 года — старт механизма электронных трудовых книжек. С этого момента работодатели стали обязаны:
   • открывать новым сотрудникам только электронные трудовые;
   • сдавать в ПФР ежемесячную форму СЗВ-ТД (журнал трудовых операций);
   • при необходимости выдавать сведения о стаже в бумажном виде для сотрудников, продолжающих традиционный формат.
2. 1 января 2021 года — вступил в силу ФЗ-361 «О внесении изменений в ТК РФ», который разрешил сотрудникам написать заявление об отказе от бумажной трудовой книжки. После подачи такого заявления им вносят записи исключительно в ЭТК, а бумажник остаётся на руках у владельца.
3. 1 января 2022 года, последний рубеж: все вновь поступившие сотрудники с этого дня получают обязательно только электронные трудовые. Бумажный экземпляр больше не составляется заново;

4. Прогноз до 2027 года: по данным ПФР на , 93 % работодателей уже ведут полностью электронный учёт. Ориентировочно, окончательный переход всех кадров на ЭТК планируется завершить к 31 декабря 2027 года — именно этот срок прописан в дорожной карте федерального проекта «Производительность труда» (подпись Правительства РФ №1289 от ).

Кому срочно нужно сверить свои данные в 2026 году

• Все работодатели, кто до сих пор подаёт бумажные 2-НДФЛ и кадровые приказы в ПФР напрямую.
• Работники, у которых стаж превышает 25 лет — при переводе в онлайн-режим нужно убедиться, что в ПФР корректно отражены старые записи.
• Работники «ковидной» смены (2020–2021): у многих остались «дубли» записей, которые вышли только в 2026 году в массовых сверках ПФР.

Что делать, если перехода пока не видно: пошаговый алгоритм

Шаг 1. Проверьте личный кабинет гражданина на сайте es.pfrf.ru:

• Раздел «Трудовая деятельность» → «Сведения о трудовом стаже и доходах».
• Если карточка пуста или есть ошибки, внизу каждой страницы расположена кнопка «Сообщить о неточностях».

Шаг 2. Обратитесь к работодателю:

С 2020 г. каждая организация обязана иметь ЭЦП и учётную систему Кадры ЭТК. Уточните, вносит ли она СЗВ-ТД ежемесячно. Если нет — работник имеет право письменно потребовать исправление через трудовую инспекцию.

Шаг 3. Поехать в МФЦ или ПФР:

Необходимо только паспорт и СНИЛС. Сотрудник распечатает на месте «Выписку из электронной трудовой книжки», которую принимают все банки для кредитов, организации для налоговых стандартов, загранучреждения при оформлении Загранпаспорта.

Контакты для обращений прямо сегодня

Самое главное помнить

• Никаких насильных сроков «сдать все бумажники» до 2027 года нет. Вы можете продолжать хранить печатную трудовую книжку, если не подаёте заявление об отказе.
• Если работодатель использует лишь бумажную форму для новых сотрудников — это уже нарушение, которое влечёт штраф от 5 000 до 50 000 рублей для компании и дисквалификацию ИП на срок до 90 суток.
• Записи в электронной трудовой официально считаются равны записям в бумажной, когда заверены ЭЦП работодателя и уникальным регистрационным номером в ПФР.
• Для пенсии нужен только электронный стаж, поэтому если компания не отправила СЗВ-ТД за 2020-2025 гг., исправьте это немедленно, иначе расчёт пенсии «оторвётся» от реального онлайн-архива.

, редакция обновлена под данные ПФР на