Работодатели, нанимающие лиц с инвалидностью, обязаны ежеквартально предоставлять Социальному фонду России (СФР, ранее ФСС) сведения о выплаченных им суммах. Этот документ необходим для контроля за правильностью расчета и уплаты страховых взносов по обязательному социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (ОС НС и ПЗ). В статье подробно разберем, как правильно составить справку, какой образец использовать в 2026 году, какие данные указывать и как автоматизировать процесс.
Нормативная база и цель документа
Основанием для предоставления сведений является статья 26 Федерального закона от № 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний».
Суть требования: Страхователь (работодатель) в течение 10 рабочих дней со дня вручения требования СФР (а требования направляются ежеквартально) обязан предоставить документы, подтверждающие применение льгот по взносам.
Справка содержит информацию о выплатах в пользу работающих инвалидов за отчетный год с разбивкой по месяцам. Эти данные нужны СФР для:
- Проверки правильности применения сниженных тарифов страховых взносов (для инвалидов I и II групп тариф составляет 0%, для III группы — общий тариф, но с учетом льготы по налогу на прибыль).
- Контроля за соблюдением квот на рабочие места для инвалидов.
- Формирования статистики и учета страховых случаев.
Структура и реквизиты справки (Образец заполнения)
Единого утвержденного федеральным органом бланка (форматы вроде «Форма №…») для этой справки не существует. Работодатель составляет документ в произвольной форме на своем бланке (с указанием наименования организации, ИНН, КПП, ОГРН), но с обязательным включением реквизитов, перечисленных в ст. 26 Закона № 125-ФЗ.
Обязательные реквизиты (по каждому сотруднику-инвалиду):
- ФИО сотрудника (полностью).
- Дата рождения.
- СНИЛС (страховой номер индивидуального лицевого счета).
- Сведения о справке МСЭ (Медико-социальной экспертизы):
- Номер справки;
- Дата выдачи;
- Срок действия справки (до какой даты установлена инвалидность или «бессрочно»).
- Суммы выплат, подлежащих обложению страховыми взносами по ОС НС и ПЗ, с разбивкой по месяцам отчетного квартала/года.
- Оклад (тарифная ставка);
- Премиальные, надбавки, поощрения (квартальные, годовые, за выслугу лет и т.д.);
- Компенсационные выплаты (за вредные/опасные условия, за региональный коэффициент, за северную надбавку);
- Оплата отпусков (основного и дополнительного);
- Выплата за нерабочее время (больничные листы, оплачиваемые за счет работодателя — первые 3 дня);
- Материальная помощь (в пределах 4 000 руб. в год на таксовые цели, но по взносам ОС НС — полностью, если не относится к не подлежащим обложению);
- Иные выплаты по трудовому договору.
- За I квартал: Требование приходит в апреле -> Сдача в течение 10 рабочих дней (около 20-25 апреля).
- За II квартал: Требование в июле -> Сдача в первой половине июля.
- За III квартал: Требование в октябре -> Сдача в первой половине октября.
- За IV квартал: Требование в январе следующего года -> Сдача в первой половине января.
- Установите расширение (через «1С:Магазин расширений» или файл .cfe).
- Заполните карточки сотрудников-инвалидов:
- Раздел «Кадры» → «Сотрудники» → выбираем сотрудника → вкладка «Страхование» → «Сведения об инвалидности».
- Укажите: Группу инвалидности, Номер/Дату/Срок действия справки МСЭ, Кем выдана (название МСЭ).
- Проведите расчет зарплаты за период.
- Откройте печатную форму (обычно находится в разделе «Отчеты» → «Отчеты для СФР/ФСС» или в командной панели списка сотрудников).
- Укажите отчетный период (квартал/год) и нажмите «Сформировать».
- Программа автоматически подтянет ФИО, СНИЛС, данные МСЭ и просуммирует начисления по месяцам за период.
- Статья 19.7. КоАП РФ (нарушение сроков представления сведений в СФР): штраф на должностных лиц — от 500 до 1 000 руб. или дисквалификация на срок до 1 года; на юрлиц — от 5 000 до 10 000 руб.
- Статья 126 НК РФ (неуплата взносов): если из-за отсутствия справки СФР не примет нулевой тариф и начслит взносы по общему тарифу, возникнет задолженность и пени.
- Есть ли требование от СФР? Проверьте Личный кабинет страхователя / ЭДО / почту.
- Актуальны ли данные МСЭ? Откройте карточки всех инвалидов в 1С. Срок действия справки должен покрывать отчетный квартал.
- Заполнены ли все реквизиты? ФИО, ДР, СНИЛС, Номер/Дата/Срок/Кем выдана справка МСЭ.
- Сформирована ли справка? Используйте печатную форму 1С (встроенную или расширение).
- Подписана ли? Руководителем и Главным бухгалтером (или уполномоченным лицом). Ставится печать (при наличии).
- Отправлена ли в срок? Через ЭДО / ЛК СФР в течение 10 рабочих дней. Сохраните квитанцию о приеме.
Пример структуры табличной части справки:
| № п/п | ФИО | Дата рождения | СНИЛС | Справка МСЭ (№, дата, срок) | Январь | Февраль | Март |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Иванов Иван Иванович | 123-456-789 00 | № 123456 от до | 50 000,00 | 50 000,00 | 55 000,00 | 155 000,00 |
| 2 | Петрова Мария Сергеевна | 987-654-321 11 | № 789012 от бессрочно | 60 000,00 | 60 000,00 | 60 000,00 | 180 000,00 |
Примечание: Колонки месяцев меняются в зависимости от отчетного периода (I квартал: янв-мар; II квартал: апр-июн и т.д.). В итоговом столбце указывается сумма за квартал. В конце года может запрашиваться сводка за год.
Какие выплаты включать в справку?
В суммы выплат включаются все начисления по трудовому договору, с которых удерживаются страховые взносы (или с которых взносы исчисляются по нулевому тарифу), а именно:
Не включаются: Выплаты, не подлежащие обложению страховыми взносами по ОС НС и ПЗ (например, дивиденды, выплаты по гражданско-правовым договорам, ГПХ, если они не приравнены к трудовым, страховые выплаты по полисам ДМС и т.д., а также суммы, превышающие предел базы по ОС НС — 2 225 000 руб. на 2026 год).
Сроки и порядок сдачи в 2026 году
СФР направляет требование о предоставлении сведений ежеквартально. Типичные сроки получения требования и сдачи ответа:
Важно: С 2023 года взаимодействие со СФР осуществляется преимущественно в электронном виде через личный кабинет страхователя на сайте sfr.gov.ru или через операторов ЭДО (СБИС, Диадок, Контур.Экстерн, 1С-Отчетность и др.). Бумажные справки по почте сдаются только в исключительных случаях (отсутствие ЭЦП, технические сбои), но лучше уточнять у местного отделения СФР.
Автоматизация заполнения в 1С:ЗУП 3.1 / КА 2
Ручное заполнение справки для каждого сотрудника трудоемко и чревато ошибками. Современные конфигурации 1С (ЗУП 3.1, ЗУП КОРП 3.1, КА 2) имеют встроенные инструменты или поддерживают расширения для автоматического формирования отчета;
Встроенная функциональность (Раздел 2 ЕФС-1):
С 2023 года основным отчетом по взносам ОС НС является форма ЕФС-1. Раздел 2 этой формы («Сведения о выплатах, по которым исчислены страховые взносы по ОС НС») содержит строки по каждому сотруднику, в т.ч. инвалидам. Если вы сдаете ЕФС-1 корректно и вовремя, СФР часто уже имеет эти данные. Однако отдельное требование по ст. 26 Закона № 125-ФЗ все равно может приходить для верификации или если в ЕФС-1 были ошибки.
Расширение «Сведения для СФР по сотрудникам, имеющим инвалидность» (Информ Сервис и др.):
Для удобства кадровиков и бухгалтеров существуют готовые расширения (плагины) для 1С, которые добавляют печатную форму именно под требование СФР.
Алгоритм настройки в 1С (на примере типовых настроек):
Это исключает ошибки ручного переноса чисел и несоответствия данным ЕФС-1.
Типичные ошибки и как их избежать
| Ошибка | Последствия | Как избежать |
|---|---|---|
| Не указан СНИЛС или указан неверно | СФР не сможет идентифицировать застрахованного, придет новое требование или штраф | Проверять СНИЛС при приеме на работу, использовать валидацию в 1С |
| Просрочен срок действия справки МСЭ на конец отчетного периода | Льгота по взносам (0%) не применяется, начислены долги/пени | Вести контроль сроков в 1С (регистр «Сведения об инвалидности»), своевременно продлевать справки |
| Суммы в справке не совпадают с ЕФС-1 (Раздел 2) | Наезд инспектора, доп. требования, проверка | Формировать справку на основе данных 1С, а не вручную в Excel. Сверять с Разделом 2 ЕФС-1 перед сдачей |
| Не указано «Кем выдана справка МСЭ» | Неполные сведения, возврат требования | Обязательно заполнять поле «Кем выдана» в карточке сотрудника 1С |
| Пропущены выплаты (премии, северные надбавки) | Занижена база взносов, начисление доп. взносов и пени | Использовать автоматическую выборку всех начислений, подлежащих обложению по ОС НС |
Ответственность за несвоевременную сдачу
За несвоевременное представление сведений, необходимых для исчисления страховых взносов, предусмотрена административная ответственность:
Резюме: чек-лист для кадровика/бухгалтера
Справка о ежемесячных выплатах работникам-инвалидам — это обязательный отчетный документ для подтверждения права на применение льготных тарифов страховых взносов по ОС НС и ПЗ. Главное правило 2026 года: не заполняйте её вручную в Excel. Используйте функционал 1С:ЗУП 3.1 / КА 2 (встроенный или через расширения), заранее внося точные данные о справках МСЭ в карточки сотрудников. Это гарантирует соответствие данным ЕФС-1, исключит штрафы по ст. 19.7 КоАП РФ и сэкономит часы работы при квартальной сдаче.
Статья подготовлена на основании действующего на года законодательства (ФЗ № 125-ФЗ, ФЗ № 212-ФЗ, КоАП РФ) и типовых требований СФР. Перед сдачей рекомендуется уточнить форму требования в местном отделении СФР или в Личном кабинете страхователя.