График отпусков, это основной локальный нормативный акт, регулирующий порядок предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков работникам организации․ Его наличие обязательно для любого работодателя (исключение — индивидуальные предприниматели без наемных работников) в соответствии со ст․ 123 ТК РФ․ Ниже подробно разобраны актуальная форма бланка, порядок составления, сроки и нюансы заполнения на ближайшие годы․

Правовой статус формы Т-7 (ОКУД 0301020)

Исторически единственной утвержденной формой был бланк Т-7 «График отпусков», утвержденный Постановлением Госкомстата РФ от № 1 (ОКУД 0301020)․ Применяется он с 3 апреля 2004 года․

Важное изменение с 2013 года: В связи со вступлением в силу Федерального закона от № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», формы унифицированных документов (включая Т-7) перестали быть обязательными для всех организаций (Письмо Минфина России № ПЗ-10/2012)․

• Организации имеют право: использовать форму Т-7, разработать свой бланк (утвердить его учетной политикой) или вести график в электронном виде (в 1С, Excel, СЭД)․
• Обязательное условие: любой используемый бланк должен содержать реквизиты, предусмотренные ст․ 9 Закона № 402-ФЗ (наименование документа, дата составления, наименование организации, содержание хозяйственной операции, физические/денежные измерения, лица, отвечающие за операцию и ее оформление, подписи с расшифровкой)․

На практике большинство предприятий продолжают использовать форму Т-7 или ее модифицированные версии, так как она удобна и привычна для проверяющих органов (ГИТ, СФР)․

Сроки составления и утверждения графика

Согласно ч․ 3 ст․ 123 ТК РФ, график отпусков утверждается работодателем не позднее чем за две недели до начала календарного года, на который он составляется․

Если график не утвержден в срок, работодатель нарушает трудовое законодательство, что влечет ответственность по ст․ 5․27 КоАП РФ (штрафы на должностных лиц до 20 000 руб․, на юрлиц — до 50 000 руб․)․

Категории работников с правом на выбор времени отпуска (приоритетные категории)

При составлении графика в первую очередь необходимо учесть пожелания работников, которых закон наделяет правом уходить в отпуск в удобное для них время (ч․ 3 ст․ 123 ТК РФ, ст․ 263, 267, 325 ТК РФ и др․)․ С таких сотрудников рекомендуется заранее (до составления графика) собрать заявления о желаемых датах — они служат подтверждением соблюдения прав работников․

К приоритетным категориям относятся:

• Работники с тремя и более детьми до 18 лет (младшему нет 14 лет) — ст․ 263 ТК РФ․ Важно: право возникает при наличии детей на момент предоставления отпуска․
• Мужья, чьи жены находятся в отпуске по беременности и родам — ст․ 260 ТК РФ․
• Совместители, имеют право на одновременный отпуск на основном и по совместительстве (ст․ 286 ТК РФ)․
• Несовершеннолетние работники — ежегодно в удобное для них время (ст․ 267 ТК РФ)․
• Почетные доноры России — один раз в год в удобное время (ст․ 186 ТК РФ)․
• Супруги военнослужащих — отпуск одновременно с отпуском супруга-военнослужащего (ФЗ от № 76-ФЗ, ст․ 11)․
• Лица, пострадавшие от катастрофы на ЧАЭС («чернобыльцы») — ст․ 18 Закона РФ от № 1244-1․
• Работники, занятые на вредных/опасных работах (если установлено дополнительное право выбора времени)․

Пошаговый алгоритм составления графика отпусков

1. Собрать заявления от приоритетных категорий работников о желаемых датах (желательно до ноября текущего года)․
2. Определить рабочие периоды каждого сотрудника (рабочий год для отпуска исчисляется от даты приема на работу, а не от 1 января)․
3. Учесть неиспользованные дни прошлых лет (переходные дни)․ Их нужно включить в график текущего года с указанием за какой период они предоставляются․
4. Согласовать проект графика с выборным органом первичной профсоюзной организации (если есть) — ч․ 3 ст․ 123 ТК РФ․
5. Утвердить график приказом (распоряжением) руководителя организации․ Приказ должен быть подписан не позднее установленного срока (17 декабря)․
6. Ознакомить работников с утвержденным графиком под роспись (лично или через СЭД) — это обязательное требование ст․ 123 ТК РФ․

Структура и образец заполнения бланка Т-7 (описание колонок)

Ниже приведено описание стандартных колонок формы Т-7․ При разработке собственной формы эти данные должны присутствовать обязательно․

Особенности заполнения на 2026–2027 годы: частые ошибки

• Раздробление отпуска: По общему правилу (ч․ 1 ст․ 125 ТК РФ) отпуск может быть разделен на части по соглашению сторон, но хотя бы одна часть должна быть не менее 14 календарных дней․ В графике это отражается двумя строками на одного сотрудника (например, 14 дней летом и 14 дней зимой)․
• Перенос неиспользованных дней: Дни за прошлые годы включаются в график текущего года отдельной строкой с пометкой в колонке «Примечания» (например, «Остаток за 2024 г․ — 10 дней»)․ Нельзя просто «прибавить» их к текущим 28 дням в одной строке без разделения периодов работы․
• Исключение выходных/праздников: В колонках «Дата начала/окончания» указываются календарные даты․ Праздничные дни (Новый год, 8 марта, 9 мая и др․), попадающие в отпуск, не увеличивают его продолжительность (ст․ 120 ТК РФ), но оплачиваются как дни отпуска․ В графике дата окончания просто сдвигается на количество праздничных дней․
• Работники, принятые в текущем году: Их рабочий год начинается с даты приема․ В график на календарный год они включаются только если к концу года у них наступит право на отпуск (пройдет 6 месяцев + соглашение сторон на ранний отпуск)․

Порядок внесения изменений в утвержденный график

Жизнь вносит коррективы: работник заболел, уволился, попросил перенести даты․ Изменения вносятся дополнительным приказом о внесении изменений в график отпусков․

• Нельзя: стирать, зачеркивать, использовать корректор в бумажном журнале/бланке․ Менять даты в одностороннем порядке без согласия работника (кроме случаев производственной необходимости с уведомлением за 2 недели и согласия профсоюза)․
• Можно: переносить даты по соглашению сторон (доп․ соглашение к ТД + приказ об изменении графика), исключать уволенных, добавлять нанятых․
• Работник должен быть ознакомлен с изменениями под роспись․

Сроки хранения графика отпусков

Согласно Росархиву (Приказ от № 236, перечень типовых сроков хранения):

• График отпусков (бланк Т-7 или свой): 50 лет (п․ 1․1 раздела II «Документы по кадрам, заработной плате․․․»)․
• Приказ об утверждении графика и об изменениях: 50 лет․
• Листы ознакомления работников с графиком: хранятся вместе с графиком (50 лет) или по сроку хранения дела, в котором они находятся․

Электронный документооборот (СЭД) и 1С

В 2026–2027 годах большинство организаций ведут график в информационных системах (1С:ЗУП, СБИС, Диадок, Контур․Экстерн и др․)․

• Формирование отчета «График отпусков» в 1С производится по накопленным данным о рабочих годах․
• Утверждение и ознакомление происходят через ЭДО (подпись ЭЦП руководителя и работников)․
• Печать на бумаге для архива не требуется, если обеспечивается долгосрочное хранение электронных оригиналов с ЭЦП в соответствии с требованиями ФЗ-63 и Росархива․

График отпусков — документ строгой отчетности по кадрам․ Использование стандартной формы Т-7 остает золотым стандартом делового оборота, хотя закон позволяет любую удобную форму․ Ключевые правила успеха: соблюсти срок утверждения (17 декабря), учесть права приоритетных категорий работников (собрать заявления), корректно рассчитать рабочие годы и неиспользованные остатки, а также обеспечить ознакомление каждого сотрудника под роспись (ЭЦП)․ Грамотный график, это защита от штрафов ГИТ и судебных споров с персоналом․

Источники: ТК РФ (ст․ 123, 124, 125, 263, 267), Постановление Госкомстата РФ от № 1 (ф․ Т-7), ФЗ от № 402-ФЗ, Письмо Минфина № ПЗ-10/2012, Приказ Росархива от № 236, материалы КонсультантПлюс, Главкнига․ру․