Опечатывание помещений архива — важная мера обеспечения сохранности документов, материальных ценностей и вещественных доказательств․ Для этих целей используются личные номерные металлические печати, которые выдаются ответственным лицам․ В статье разберем, где должна находиться такая печать, кто за нее отвечает и как организуется ее учет и хранение․
Что такое индивидуальная (личная номерная) печать
Индивидуальная печать для опечатывания — это металлическое (как правило, латунное) опечатывающее устройство с уникальным номером и гравировкой, закрепленное за конкретным ответственным сотрудником․ С ее помощью опечатываются:
- входные двери режимных помещений и архивохранилищ;
- сейфы с документами, судебными делами и вещественными доказательствами;
- решетки на окнах помещений архива (на бирку металлической печатью);
- шкафы и ячейки для хранения ценностей;
- помещения с материальными ценностями․
Где находится печать: основные правила хранения
Ключевой принцип: индивидуальная печать находится у ответственного лица, которому она выдана․ Порядок выдачи и хранения регламентируется внутренними инструкциями организации (архива, суда, учреждения), а также отраслевыми правилами делопроизводства и архивного хранения․
У ответственного лица
Личные номерные металлические печати выдаются службой работы с секретными документами (или иным уполномоченным подразделением) ответственным лицам под роспись․ Сотрудник обязан хранить печать лично и не допускать ее передачи посторонним․ Печать может храниться:
- при себе (в рабочее время);
- в личном сейфе или запираемом металлическом шкафу ответственного лица;
- в сейфе службы режима/секретного делопроизводства, в нерабочее время, если это предусмотрено регламентом․
У руководителя или в службе режима (при передаче)
Передача печати другому работнику допускается только на основании распоряжения руководства и оформляется актом приема-передачи․ Самовольная передача печати недопустима, так как оттиск номерной печати позволяет идентифицировать конкретного сотрудника, опечатавшего помещение․
Учет и регистрация
Изготовление, учет, выдача, использование и хранение печатей ведется в специальных журналах․ В них фиксируются:
- номер печати и ее описание;
- ФИО ответственного лица;
- дата выдачи и возврата;
- акты передачи печати другому сотруднику;
- сведения об опечатывании и вскрытии помещений․
Порядок опечатывания помещений архива
Стандартная процедура включает следующие этапы:
- проверка помещения и запирание дверей, решеток, сейфов на замки;
- наложение пломбы (бирки) с оттиском личной номерной печати;
- запись в журнале: номер печати, дата, время, фамилия ответственного;
- при вскрытии — сверка оттиска и номера с данными журнала․
Решетки на окнах архивохранилища всегда должны быть заперты на замки и опечатаны на бирку металлической печатью․ Окна нумеруются, а к ключам прикрепляются бирки с указанием номеров окон․
Ответственность за хранение печати
Ответственное лицо несет персональную ответственность за сохранность вверенной печати․ Утрата печати должна быть немедленно документально зафиксирована: составляется акт, печать объявляется недействительной, а ее номер исключается из оборота во избежание подделки оттисков․
Индивидуальная печать для опечатывания помещений архива находится у ответственного лица, которому она официально выдана под роспись, либо хранится в сейфе уполномоченной службы (режимного подразделения) в порядке, установленном внутренним регламентом организации․ Передача печати возможна только по распоряжению руководства с оформлением акта․ Такой порядок обеспечивает персональную ответственность и надежную защиту архивных документов и материальных ценностей․